Senior HR Operations & Systems Officer

Senior HR Operations & Systems Officer

Lieu

Kinshasa

Description

Le poste

Un (1) Senior HR Operations & Systems Officer à Kinshasa

RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

We are Save the Children. We work in more than 120 countries. We save children’s lives. We fight for their rights. We help them fulfill their potential.

 

A propos de Save the Children

Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.

Save the Children en RDC

Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Dans le cadre de ses activités, Save the Children International, cherche à recruter un Senior HR Operations & Systems Officer, qui sera basé à Kinshasa .

LE POSTE

Sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines, le Senior HR Operations & Systems Officer apportera sa contribution dans la mise en œuvre des stratégies HR de SCI en République democratique du Congo suivant les standards et procédures internes.

Il aura sous sa responsabilité la gestion opérationnelle des RH, particulièrement, la gestion des contrats et cycle des contrats du personnel ; la gestion des congés; le processus de calcul et de paiement de salaire et des paiement finaux ; les soins médicaux ainsi gestion que des systems HR.e) à travailler en plus de ses charges habituelles et en dehors des heures normales de travail.

Le titulaire de ce poste pourrait avoir des contacts avec les enfants. 

PRINCIPALES RESPONSABILITES 

1. Gestion de contrats de travail

  • Veiller au respect des procedures internes relatives à l’embauchage des nouveaux staffs par la revue des contrats et annexes soumis à l’approbation de la Direction des Ressources Humaines par différents bureaux;
  • Coordonner les processus de notification de différents événements du cycle de contrat de travail du personnel, notamment, le renouvellment des contrats, confirmation au poste, les anciennetés, le changement des poste, fin de contrat…;
  • Veiller à la disponibilité et à la mise à jours des dossiers du personnel de chaque staff au niveau de la coordination;
  • Faciliter la prise de fonction des nouveaux staffs et prendre part au processus d’induction

2. Processus de remuneration du personnel

  • Accompagner les bureaux terrain dans la preparation des pointages mensuels, assurer leur centralisation et leur transmission à la validation du HR Manager;
  • Participer à la verification des payrolls avant validation du DRH, produire différents documents et états de paies mensuels et veiller à leur signature par des personnes habilitées;
  • Veiller à la transmission des payrolls et autres états de la paie à chaque bureau terrain et aux autres services requerants;
  • Veiller au classement et à l’archivage de toute la documentation en lien avec la remuneration du personnel

3. Gestion des congés du personnel

  • Assurer au suivi des congés du personnel, procéder à la verification des demandes des congés, veiller à la mise à jour et à la centratlisation des trackers des congés du personnel;
  • Participer à la planification des congés du personnel et veiller à leur mise en oeuvre.

4. Soins Médicaux

  • Participer activemennt aux actions et processus relatifs au soins médicaux;
  • Assurer la production et la revue des documents administratives relatifs au soins médicaux; convention médicale, lettre de transfert; divers correspondances, …
  • Centraliser les informations des ayants droits aux soins médicaux et veiller à leur mise à jour;
  • Assurer la tenue des statitsiques de dépenses relatives aux soins médicaux;
  • S’assurer  de l’existence et la validité des conventions avec les structures médicales et procéder périodiquement à la réavaluation des structures médicales
  • Veiller à ce que les structures médicales conventionnées respectent les minimums standards de SCI par rapport aux soins médicaux ;
  • Gestion de transfert médical et servir de liaison avec les hôpitaux en RDC et en dehors du pays.

5. Systems

  • Assurer l’administration des systems implementés dans l’organisation;
  • Veiller à la mise à jour regulière des données/informations du personnel contenues dans les Systems SCI;
  • Apporter un support aux différents utilisateurs des Systems SCI et renforcer leurs capacités à l’utilisation des systemes ;
  • Alerter tout problème technique aux supports techniques en vue de leur resolution;
  • Participer activement aux activités de rollout des nouveaux systems;
  • Produire et soumettre périodiquement differents rapports.

6. Autres

  • Produire et soumettre un rapport mensuel des activités sous sa responsabilité à la Direction des Ressources Humaines ;
  • Participer à la revue des documents HR de son secteur soumis au DRH pour visa ;
  • Participer aux activités d’Audit RH diligenté par la Direction RH ou par le SMT ;
  • Apporter un appui au HR Officers des bureaux terrains dans l’obtention des signatures au niveau de la coordination Nationale.

7. Politique de défense d’enfant (PDE)

  • Assurer que le staff recrute a lu document des procédures locales, a lu et signe le Code de Conduite, la Fiche de Consentement et la Fiche d’Engagement ;
  • Assurer, en collaboration avec le Point Focal national PDE que le staff recrute suit une induction face-à-face avec un Point Focal PDE dans la semaine qui suit sa prise de fonction ;
  • Assurer que staff suit toutes les autres formations et les formations de remise a niveau, dans les délais impartis ;
  • Faire le suivi de l’inclusion de tous les documents PDE (Fiches signées, attestation de suivi des formations,  ….dans le dossier individuel du staff
  • Veiller au délais et à la finalisation de l’induction et la formation de PDE, y compris la formation en ligne, par tout le personnel.
  • Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales ;
  • Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
  • Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE ;
  • Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de son travail.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

  • Etre détenteur d’un diplôme de Licence en Droit, Sciences économiques, en gestion, en administration ou dans un domaine apparenté.
  • Connaissance approfondie de la législation sociale congolaise
  • Avoir 3 années d’expériences professionnelles pertinentes en gestion des Ressources Humaines en RDC, de préférence avec une ONGI. Avoir occupé un poste similaire serait un atout
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels courants de Micro Soft Office et d’utilisation des bases de données
  • Etre familier des systemes de gestion d’informations du personnel, de gestion de temps de travail, et autres
  • Aisance en communications orale et écrite en Français, la connaissance de l’Anglais est un atout considérable.
  • Bonne capacité en rédaction, en rapportage et présentation.
  • Sens élevé d’organisation de travail et en priorisation des taches.
  • Disposé à travailler dans un environnement précaire.
  • Apte à travailler dans un environnement multiculturel.

Comment postuler ?

Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV avec 3 personnes de référence) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 24 Février 2019  à 16h00   avec en objet la mention « Senior HR Operations & Systems » à l’adresse électronique : Drc.Recruitment@savethechildren.org

Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

 

SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.

Contact

Société : Save the Children

Site Internet :

Email : Drc.Recruitment@savethechildren.org

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