Chargé(e) Senior de la Logistique et de la Sécurité

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Contexte et mission :

Tâches Essentielles

  • Responsable des fonctions de planification, de mise en œuvre et de suivi en ce qui concerne tous les aspects logistiques dans le paysage
  • Gérer l'ensemble du processus de planification des activités d'approvisionnement et de la chaîne d'approvisionnement des produits, du contrôle des stocks, de la logistique et de la distribution, du dédouanement, en garantissant le fonctionnement efficace des processus pour éviter des retards coûteux et des opportunités perdues.
  • Assurer des communications efficaces pour que la livraison des produits soit effectuée à temps opportun en utilisant les procédures d'approvisionnement les plus appropriées. Cela implique d'avoir une connaissance détaillée des procédures AWF.
  • Présenter les améliorations de processus de la chaîne d'approvisionnement et identifier de nouveaux vendeurs/fournisseurs sans compromettre la qualité et la prestation de services.
  • S’assurer de la pleine conformité avec les règles et règlements d'approvisionnement ainsi qu’avec les politiques et procédures d'approvisionnement de l'UE et de l'USAID.
  • Établir et mettre en œuvre un système de suivi qui garantit que les prix payés pour les produits soient conformes aux prix du marché local.
  • Développer et gérer les listes de fournisseurs, élaborer la sélection des fournisseurs et les mécanismes d'évaluation de qualité et de mesure de la performance
  • Préparer des plans d'approvisionnement mensuels, trimestriels et annuels ainsi que des rapports d'avancement au besoin.
  • Veiller à ce que des achats soient transparents, compétitifs et correctement documentés selon les besoins, conformément aux exigences de l'UE et de l'USAID. Organiser et diriger le processus de demande de soumissions, y compris la rédaction et l'émission de demandes de prix, de demandes de propositions, de demandes d'informations, d'appels d'offres, d'élaboration de critères d'évaluation des offres et l'orientation des clients sur les processus impliqués ; convoquer et superviser des comités de sélection pour examiner les candidatures et sélectionner les fournisseurs. Il/elle assure l'intégrité du processus concurrentiel, facilite les débriefings des soumissionnaires si nécessaire et exerce un jugement et un tact appropriés tout en veillant à protéger les informations confidentielles.
  • Préparer les contrats de prestation de services, les baux et les bons de commande pour tous les besoins d'acquisition.
  • Maintenir les dossiers d'actifs et d'approvisionnement, y compris toute la documentation pertinente et le système de suivi des fournisseurs, il/elle conservera toutes les informations pertinentes concernant les fournisseurs de l'Organisation.
  • Gérer les contrats des fournisseurs et entretenir des relations avec les fournisseurs pour assurer l'exhaustivité des livrables décrits dans le contrat, notamment en veillant à ce que toutes les plaintes et préoccupations des fournisseurs soient traitées rapidement afin de garantir que le projet continue toujours de recevoir des services ininterrompus
  • Gérer la flotte de véhicules et toutes les exigences relatives aux ateliers et aux véhicules. Cela inclut la gestion de la logistique, des avions et nécessite une planification stratégique pour s'assurer que la flotte du projet ait toujours accès aux carburants et lubrifiants aux meilleurs prix. Développer et maintenir un calendrier d'utilisation des véhicules pour s'assurer que les véhicules soient disponibles en cas de besoin et augmenter les cas de mise en commun des véhicules.
  • Organiser, recevoir, transporter et organiser la documentation et autres formalités pour les marchandises entrants dans les deux projets.
  • Assurer la supervision de l'entretien, des réparations et des renouvellements de l'équipement, de la gestion de la papeterie et des magasins et d'autres opérations d'entretien sur le site de Bili.
  • Gérer les bâtiments, les immobilisations, les baux et les arrangements d'hébergement au nom du paysage AWF. Cela comprend la planification stratégique des exigences futures en fonction des objectifs de AWF dans le paysage
  • Assurer le bon entretien des bureaux, équipements et autres installations de Bili et Buta.
  • Superviser la planification et la mise en œuvre de tout développement, structure ou bâtiment requis par l'AWF dans le paysage
  • Entreprendre des déplacements fréquents liés aux activités du Paysage, au besoin
  • Superviser la gestion des voyages et de l'hébergement du personnel de l'AWF/ICCN lorsqu'ils sont en mission hors du site de Bili.
  • Planifier et gérer la sûreté, la sécurité et les urgences médicales. Veiller à ce que le paysage dispose de procédures solides pour faire face aux urgences et que tout le personnel soit formé à leur mise en œuvre
  • Préparer un rapport sur les voitures et les motos, les réparations et l'entretien en collaboration avec le logisticien de l'ICCN.
  • Toute autre tâche pertinente telle que proposée par le Directeur du Paysage, le Directeur Financier ou le Directeur Administratif de AWF.

Profil recherché :

Qualifications

  • Licence requise / Master préféré ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail pertinente. Une certification professionnelle et l'appartenance à un organisme d'approvisionnement réputé sont hautement souhaitables.
  • Minimum 5 à 7 ans d'expérience en gestion logistique de projet, de préférence dans un environnement difficile ou post-conflit.
  • Une expérience en sécurité et en gestion des risques est un atout majeur
  • Une connaissance approfondie de l'UE et de l'USAID et de ses exigences contractuelles, d'approvisionnement et de rapport est souhaitable.
  • Solides compétences en leadership, en analyse et en organisation; capacité démontrée à travailler de manière autonome et au sein d'une équipe, à évaluer les priorités et à gérer plusieurs activités avec une attention aux détails, en respectant des délais serrés sous pression.
  • Excellente capacité de résolution de problèmes, avec une capacité démontrée d'analyse considérable et un bon jugement pour trouver des solutions dans un environnement complexe avec des priorités changeantes et concurrentes.
  • Excellentes compétences en communication interculturelle (à l'oral et à l'écrit) et en relations interpersonnelles démontrées par la capacité d'interagir professionnellement avec des employés, des intervenants, des clients et des consultants de cultures et de langues diverses.
  • Compétences avancées en informatique, y compris la maîtrise des programmes Microsoft Office (feuilles de calcul Excel, traitement de texte, PowerPoint et courrier électronique).
  • Parle couramment le français et maîtrise l'informatique en anglais. La maîtrise de l'anglais est préférable. La maîtrise du Lingala, du Swahili ou du Panzande sera un atout
  • Une expérience de travail avec des ONG internationales est un atout supplémentaire.

Capacités Personnelles

  • Doit avoir des capacités de résolution de problèmes et être capable de travailler de manière autonome tout en restant aligné avec la culture et l'orientation stratégique de l'Organisation.
  • Capacité à vivre et à travailler dans un environnement éloigné et difficile. C'est un rôle de terrain.
  • Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
  • Facile à former et désireux d'apprendre.
  • Capacité à gérer des affaires sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de professionnalisme.
  • Engagement envers AWF et sa mission.

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