ASSISTANT LOGISTICIEN

OFFRE D’EMPLOI N°002/2019

MEDECINS DU MONDE FRANCE RECRUTE

ASSISTANT LOGISTICIEN

basé/e à Kalemie (Tanganyika)

Renforcement du système de santé pour les populations vulnérables victimes du conflit dans la province du Tanganyika en République Démocratique du Congo

MISSIONS DE MdM EN RDC

Médecins du Monde-France (MdM-F) est actuellement présent dans la ville-province de Kinshasa au travers d’un programme de santé sexuelle et reproductive des jeunes en mégalopole africaine (2014-2019). Celui-ci met en œuvre, au travers de 4 thématiques (accès à la contraception, prise en charge des IST/VIH, des violences sexuelles et des soins post-avortement), des actions en matière de (1) mise en place d’une approche adaptée aux jeunes dans certains centres de santé, (2) mobilisation communautaire pour et avec les jeunes, et (3) plaidoyer pour un accès légal à la contraception et à l’avortement. Une deuxième phase du projet est en cours d’élaboration pour la période 2019-2021.

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient en RDC depuis 2002, initialement dans le cadre d’un projet d’urgence à Tshofa, dans la province de Kasaï, avec un programme d’appui aux soins de santé primaires afin d’améliorer l’environnement sanitaire des populations. En 2015, MdM-BE consolide sa contribution dans le pays  en s’associant à l’Hôpital Général de Panzi et la Fondation du même nom pour la prise en charge holistique des Survivantes des Violences Sexuelles (SVS). Cela complémente ses activités à Moba, province de Tanganyika, de renforcement des soins mères-enfants et de prise en charge des Survivantes des Violences Sexuelles (SVS), mises en place en 2013 en collaboration avec la DGD. Depuis janvier 2018 en consortium avec le REEJER MdM BE est leader d’un consortium des ONG locales et internationales pour le renforcement du système de Protection communautaires des enfants en situation des rues à Kinshasa.

Afin d’évaluer les besoins en santé et protection, MdM F et MdM BE ont mené une mission exploratoire dans les zones de santé (ZS) de Kalemie et Nyemba en juillet 2018. Ce projet sera développé en consortium entre MdM Belgique et MdM France, en mettant en commun leurs expertises techniques respectives et mutualisant leurs ressources de coordination dans une perspective de réduction des coûts. 

Un poste d’Assistant logisticien est donc recherché pour ce projet.

MISSION PRINCIPALE

Appuyer le logisticien dans le cadre des activités de la mission de Médecins du Monde en RDC sur le site de Kalemie, dans le respect des procédures internes, des règles sécuritaires et du cadre légal du pays.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Participe au processus d’approvisionnement
Contribue à la gestion des déplacements et du transport
Contribue à la gestion (maintenance, réhabilitation, équipement) et sécurisation des bâtiments
Contribue à la gestion de stocks des produits médicaux et non médicaux
Contribue à la gestion du parc et des équipements

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE et RESPONSABILITES

Sous la responsabilité hiérarchique du Logisticien, et sous la supervision générale du Coordinateur site Tanganyika, l’Assistant logisticien contribue à assurer la bonne gestion logistique dans la mise en œuvre des différentes activités des programmes à Kalemie.

L’Assistant logistique de Kalemie a sous sa responsabilité, les chauffeurs, les matelots, le capitaine de bateau, le magasinier et le personnel de maison.

DESCRIPTION DES TACHES

Participe au processus d’approvisionnement

Contribue à collecter les informations utiles à la constitution d’une base de données des fournisseurs et prestataires à laquelle il fait recours dans le cadre des achats et/ou des prestations de services. Il met à jour cette base de données semestriellement.
Procède à la réalisation des achats et des prestations de services en respect de la procédure d’achat de MdM. Il s’assure de l’exactitude et de la complétude des dossiers d’achat avant de les soumettre à validation. Il tient un fichier de suivi des commandes et informe les demandeurs sur l’état d’avancement des commandes.
Réceptionne la marchandise commandée en vérifiant sa conformité avec le bon de commande et contresigne le bon de livraison avec le fournisseur en y mentionnant des remarques s’il y a lieu. En cas de litige lié à une livraison pour laquelle l’Assistant logisticien a émis des réserves, l’information est portée au niveau du logisticien pour un suivi concomitant du dossier jusqu’à son règlement.
Lorsqu’il s’agit de la réception de travaux, l’Assistant logisticien veille scrupuleusement à l’application des clauses prévues dans le contrat (PV de réception provisoire, PV de réception définitive etc.), ce qui sous-entend sa présence physique sur le lieu des travaux lors des évaluations.
Elabore un rapport mensuel logistique qu’il soumet à la validation du logisticien

Contribue à la gestion des déplacements et du transport

Chargé de la collecte des besoins hebdomadaires des mouvements du site et les transmet au logisticien pour consolidation du plan de dispatching des véhicules
S’assure que les véhicules sont attribués aux chauffeurs conformément au plan de dispatching hebdomadaire consolidé par le logisticien.
Assure la mise à jour quotidienne du tableau de bord des mouvements. Ce tableau de bord est placé à un endroit du bureau visible par tous
S’assure que tous les déplacements routiers, fluviaux et lacustres sont bien organisés en respect des règles sécuritaires.
Fait le booking de tous les déplacements par avion validés par le logisticien ou le coordinateur site et effectue les formalités pour les expéditions de colis par avion en assurant le suivi jusqu’à destination
Elabore un rapport mensuel logistique qu’il soumet à la validation du logisticien

Contribue à la gestion (maintenance, réhabilitation, équipement) et sécurisation des bâtiments

Assure l’aménagement ou la réhabilitation des bâtiments MdM selon les besoins et procédures internes.
Recense régulièrement au niveau du bureau et de la base vie, les besoins en maintenance et ou réparation des équipements.
Assure le suivi direct des prestations de service (maintenance, construction, réparations etc.) en vue de respecter le cahier des charges
Veille à l’approvisionnement des bases MdM en eau et en carburant en cas de coupure d’eau et d’électricité
Assure le suivi des indices des compteurs d’électricité et d’eau au niveau du bureau et des bases vie.
Fait un inventaire semestriel du matériel et mobilier des bases MdM
Réalise l'inspection des dispositifs de sécurité (extincteurs, alarmes incendies, caméras de surveillance, malles sécuritaires, matériels de communications etc.)
Veille à la propreté des sites de MdM

Contribue à la gestion de stocks

Organise la manutention et l’entreposage des articles au sein du magasin de stockage en respect des règles de stockage.
Organise les livraisons et donations d’items médicaux et non médicaux aux partenaires
Tient à jour les fiches de stock médical et non médical, et procède à l’archivage de tous les documents de gestion de stock.
Etablit les documents de réception et de livraison d’articles et s’assure qu’ils sont signés par les personnes habilitées
Prépare les fiches d’inventaires et participe aux inventaires de stocks
Elabore un rapport mensuel logistique qu’il soumet à la validation du logisticien

Contribue à la gestion du parc et des équipements

Veille au ravitaillement en carburant des véhicules et générateurs
Collecte de manière quotidienne ou hebdomadaire les documents de bord de chaque véhicule et générateur (logbook, fiches de passation, fiche d’inventaires équipements etc..), et vérifie qu’ils sont bien remplis avant de les transmettre au logisticien pour analyse.
S’assure de l’effectivité des maintenances et réparations puis fait un rapport au logisticien
Participe à l’inventaire du parc et des équipements
Vérifie que les radios et les téléphones affectés à chaque véhicule sont conformes et qu’ils fonctionnent bien.
Vérifie que tous les véhicules sont bien nettoyés par les chauffeurs
Participe à l’identification et à la codification de tous les équipements du parc à travers le modèle de numérotation requis par MdM
Exécute l’attribution du matériel de communication, du matériel informatique, et des autres équipements selon le plan établi par le logisticien. Il vérifie que toute personne à qui est remis un matériel sait l’utiliser, sinon, il exprime en faveur de ce dernier un besoin de formation auprès du logisticien.
S’assure que tous les mouvements des biens du parc et hors parc sont matérialisés par un document signé entre le bénéficiaire et le logisticien. Ce document de remise et reprise de bien est archivé par l’Assistant logisticien
Prépare l’état de parc mensuel qu’il soumet à la validation du logisticien

 Administration

L’Assistant logistique veille à l’application de la procédure d’achat de MdM pour toutes les opérations d’achats et de prestation de services.

L’Assistant logistique est chargé du règlement de certains achats et prestations de services en remettant soit des espèces ou des chèques aux fournisseurs ou prestataires en contrepartie systématique d’une preuve (accusé de réception du chèque ou reçu de paiement en espèce). Il Justifie endéans 48 heures toute avance de fonctionnement reçue de l’administration.
Assure la collecte et la distribution du courrier entre les différents services
Assure la constitution des dossiers d’achat et le classement des documents logistiques
Fait le suivi du calendrier des réunions, formations, ou évènements en vue d’une anticipation de l’organisation logistique.
Veille à la mise en œuvre de toutes les dispositions logistiques (alimentation, matériel didactique, transport des participants, photocopies, etc.) concernant les réunions, formations, ou toute autre manifestation ou évènement liés aux activités de la mission.
Participe à la rédaction du rapport mensuel et du sitrep dans son domaine de compétence

 Gestion des Ressources Humaines

Supervise et anime les équipes sous sa responsabilité (chauffeurs, matelots, capitaine de bateau, magasinier et le personnel de maison.)
Supervise et anime les équipes travaillant sur des chantiers de MdM selon les clauses du contrat
Constitue une cohorte de journaliers sur base de tests
Etablit le planning du personnel journalier en respect des dispositions légales en la matière (limite du nombre de jours prestés) et s’assure de la réalisation de leurs prestations
Fait si besoin, des propositions de remplacements en cas d’absence d’un ou plusieurs membres de l’équipe MdM sous sa supervision.

Sécurité

Remonte à la hiérarchie toute information ou constat ayant un lien avec la sécurité
Adapte ses planifications aux contraintes sécuritaires
Participe à la mise à jour du plan de sécurité d’un point de vue technique
Réalise l'inspection des dispositifs de sécurité (extincteurs, alarmes incendies, caméras de surveillance, etc.)

PROFIL RECHERCHE

Expériences et compétences requises

Diplôme d’études techniques commerciales, gestion des entreprises, gestion douanière, informatique ou dans une discipline apparentée.
Expérience professionnelle d’un minimum de deux ans en logistique, idéalement acquise dans le milieu humanitaire.
Expérience en logistique, connaissance des procédures d’achat, suivi des parcs, stocks et règles sécuritaires dans le milieu professionnel des ONG.
La connaissance de la gestion des médicaments et de la maintenance informatique est un atout majeur.
Français courant (lu, écrit, parlé)
Bonne connaissance des applications informatiques (Word, Excel)
Connaissance de l’utilisation des radios HF/VHF et des téléphones satellitaires
Connaissance basique en mécanique automobile

 

Qualités professionnelles requises

Forte implication, capacité à travailler sous stress, et force de proposition
Honnêteté, et respect des règles éthiques
Rigueur, sens de l’organisation, de l’ordre et du rangement
Esprit d’équipe, sens de la collaboration, du dialogue et de la négociation, respect de la hiérarchie
Capacité d’adaptation dans un contexte de sécurité instable et respect des règles de sécurité
Patience, sens de la diplomatie.
Débrouillardise et flexibilité
Capacité à travailler dans un environnement international et multiculturel

Dossiers de candidature

Curriculum vitae avec 3 personnes de référence
Lettre de motivation
Copie de la carte d’identité
Copies des attestations des emplois précédents.
Copie des diplômes ;

Attention :

Veuillez ne pas fournir de documents originaux mais des copies. Cependant, les originaux pourraient être demandés à un stade avancé du processus.

CONDITIONS D’EMPLOI

Nature du contrat : CDD de 12 mois. Contrat plein temps de droit congolais.

Lieu d’affectation : Tanganyika

Date souhaitée d’entrée en fonction : 1er/05/2019.

POUR POSTULER

Postulez directement à partir de votre compte JobParc disponible sur www.jobparc.com ou via l’application mobile Jobparc disponible sur PlayStore et AppStore avant la date de clôture de l’offre (1 Avril 2019)
Remplissez correctement le profil de votre compte JobParc (éducation, formation, expérience,…)
Rassurez-vous que votre dossier (CV), soit correctement rempli et complet.

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