Présentation entreprise : Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale humanitaire internationale, créée en 1971. Depuis plus de quarante ans, MSF apporte une assistance médicale à des populations dont la vie ou la santé sont menacées : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. MSF est présente dans plus de 70 pays dans le monde. Elle emploie plus de 60.000 personnes. Le Pool d’Urgence Congo (PUC) a été créé en 1995 et fonctionne comme un Emergency Pool délocalisé et à vocation nationale. Sa mission est d’apporter une réponse médicale d’urgence, adéquate et de qualité, aux populations victimes d’épidémies et des catastrophes humanitaires et naturelles en RDC. Il se veut d’agir en priorité là où aucun acteur médical ou humanitaire n’est présent, ou lorsque les autres acteurs présents ne possèdent pas la capacité pour intervenir de manière efficace. Force de frappe logistique, agilité opérationnelle et polyvalence médicale sont au cœur de l’identité du projet. Les interventions ont vocation à être réactives, courtes, et visent à réduire la morbi-mortalité liée à une situation d’exception. Le PUC est composé d’une coordination basée à Kinshasa, qui pilote le projet et définit ses orientations stratégiques ; d’une Equipe Mobile d’Intervention (EMI) et d’un Pool des Réservistes, chargés de la mise en œuvre de la riposte sur le terrain, et des Bureaux de Veille et Détection dispersés sur l’ensemble du territoire congolais, chargés d’assurer la surveillance humanitaire et épidémiologiques des zones dont ils sont responsables. Le Chargé de la Chaîne d’Approvisionnement est le Responsable Supply d’Intervention, il est sous la responsabilité fonctionnelle du STL, mais sous la responsabilité hiérarchique du Responsable d’Intervention. A Kinshasa (coordination), le Chargé de la Chaîne d’Approvisionnement est sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du STL.
Contexte et mission : Assurer une mise en œuvre efficiente des activités d’approvisionnement (gestion des commandes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans un bureau d’approvisionnement donné (au niveau de la coordination ou d’un projet) en garantissant une bonne application des procédures d’approvisionnement de MSF. Responsabilités principales - Poste EMI & Coordination: Le Chargé de Chaîne d’Approvisionnement assure la mise en œuvre efficiente des activités d’approvisionnement des projets d’urgence sur terrain (gestion des commandes et des achats, gestion des stocks et des frets nationaux) en garantissant une bonne application des procédures d’approvisionnement MSF. Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes de l’équipe Approvisionnement d’un bureau donné (au niveau coordination ou projet), organiser leur plan de travail, les calendriers de rotation, assurer l’encadrement et participer au recrutement. Assurer une gestion sans heurt de l’approvisionnement et le respect des procédures d’approvisionnement mises en œuvre et proposer les ajustements nécessaires. En particulier : - assurer une gestion efficiente de l’approvisionnement et de la mise en œuvre des outils standards ; - responsable de l’archivage des documents, de la correspondance et des autres documents relatifs à l’approvisionnement des projets, ainsi que de la gestion des archives ; - analyser la base de données des articles standards et la comparer régulièrement avec les articles commandés de manière régulière. Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de l’archivage des documents et de garantir la disponibilité et de la cohérence des données relatives à l’approvisionnement. Responsable de la gestion des achats, et des points suivants en particulier: - suivi des achats locaux et donc responsable des échanges avec tous les fournisseurs locaux, y compris ceux dans la capitale (dans ce cas via le Procurement Mission) - préparation avec le logisticien de projet d’évaluations du marché, des contrats, et de l’évaluation des fournisseurs; - communication avec les fournisseurs locaux quant au statut des commandes, des réclamations ou des plaintes Responsabilités spécifiques - Poste Coordination: - Le poste de Chargé d’Approvisionnement en Coordination consiste principalement à apporter run soutien aux équipes mobiles pour les évaluations ainsi que les interventions. Dans son rôle, il/elle secondera le/la STL. - Réception et traitement des commandes Log et Med pour les évaluations et les interventions : - Consolidation des commandes, - Proposition de correction des commandes si nécessaire, - Envoi et répartition aux différentes sources d’approvisionnements (Stock ou Achat). - Responsable de la gestion des achats urgents pour les évaluations et les interventions (dont l’encodage Unifield) en collaboration avec le département Procurement Mission ; - Préparation du jeu documentaire relatif aux achats locaux pour validation et paiement ; - En collaboration avec les superviseurs d’entrepôt, assurer un picking de qualité dans les délais impartis pour les expéditions terrain et superviser les chargements ; - En collaboration avec le STL, coordonner les expéditions de façon efficace avec consolidation maximum des commandes avant et après les interventions ; - En collaboration avec les superviseurs d’entrepôt, assurer un retour physique et informatique des produits après les interventions ; - Capacité de mettre en place les outils favorisant les analyses des consommations et ainsi des propositions de commandes ; - Préparation des propositions de commandes trimestrielles pour stock permanents des départements Log et Admin ; suivi des commandes d’achats locaux avec le département Procurement Mission (via le suivi documenté du monito des achats) et notifications aux demandeurs lorsque les achats sont réceptionnés ; - Suivi des commandes internationales (encodage jusqu’à réception) en collaboration avec le Chargé des Commandes Internationales et Frets Internationaux Mission ; - Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de l’archivage des documents ; il doit garantir la disponibilité et la cohérence des données relatives à l’approvisionnement. - Etc. Responsabilités spécifiques - Poste EMI: - Participer aux missions d’évaluations avant l’intervention afin d’évaluer les sources et conditions liées à l’approvisionnement des futures activités dans la zone de santé. - Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes de l’équipe d’Approvisionnement des projets sur terrain : organiser leur plan de travail, fixer les objectifs spécifiques, assurer l’encadrement et procéder à leur évaluation à la fin des interventions. - Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de l’archivage des documents ; il doit garantir la disponibilité et la cohérence des données relatives à l’approvisionnement. - Responsable de la gestion des achats, et des points suivants en particulier : - Suivi des achats locaux et donc responsable des échanges avec tous les fournisseurs locaux ; - Communication avec les fournisseurs locaux quant au statut des commandes, des réclamations ou des plaintes. - Piloter le processus de sélection des fournisseurs sur terrain en toute transparence et dans le respect des procédures MSF en matières de passation des marchés. - Négocier les prix et les modes de paiement avec les fournisseurs sur terrain pendant l’évaluation/intervention. - Faire appliquer la politique 0 cash en insistant sur les mises à disposition, le M-PESA ou le virement bancaire comme seuls modes de paiement pendant l’Evaluation/Intervention. - Superviser les opérations d'approvisionnement et de stockage, en respectant les procédures supply et en mettant en place tous les outils standards utilisés pour les contrôles (Q4, fiches des suivis, PL, PO, Cotations, CBA, tableaux de validations et avances) avant, pendant et après les évaluations/interventions. - Assurer les activités liées au transport des matériels sur terrain : réception des frets, négocier le contrat de transport avec les transporteurs locaux, superviser le chargement/déchargement des matériels, faire la réservation des frets par avion à la coordination 48 heures avant l’envoi des matériels, partager le préavis de fret au destinataire des frets, etc. - Assurer que les procédures supply soient comprises et appliquées par toutes les équipes sur terrain. - En tant que point focal Supply lors des évaluations/interventions, il doit planifier toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement avant, pendant et après les évaluations/interventions. - En collaboration avec le STL, participer à l’ élaboration desTDR et de budget Supply des projets d’urgence. - Assurer les activités de reporting durant les évaluations/interventions (Sitrep, point du jour, etc) - Assurer la gestion des stocks (Picking, FM, PL, invention In and Out) en assurant une supervision et suivi du gestionnaire de stock. - Organiser les inventaires complets et partiels des stocks sous sa supervision, justifier les écarts de gestion et mettre en place les mesures correctives pour les réduire. - Rédiger le rapport du département supply à la fin d’intervention et participer à la restitution des activités à la coordination.
Profil recherché : Formation: • Diplôme de l’enseignement secondaire indispensable. Diplôme spécialisation en logistique/chaîne d’approvisionnement souhaitable. Expérience: • Indispensable : Au moins 2 ans minimum dans la gestion d’une chaîne d’approvisionnement, dans l’organisation de l’administration de l’approvisionnement et des procédures. • La compréhension avérée des procédures d’approvisionnement MSF est un atout. Langues: • Maîtrise du Français. • Langues locales préférées : Lingala, Swahili, Tshiluba, Kikongo. Informatique: • Maîtrise du pack office (excel, word, power point), plus spécifiquement sur excel : commandes dinamiques (Tableau Croisé Dynamique, Recherche V, etc.) Compétences: • Gestion et développement du personnel • Adhésion aux principes de MSF • Gestion du stress • Résultats et sens de la qualité • Travail d’équipe et coopération • Sens commercial et de service élevé • Souplesse de comportement (Flexibilité) Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.
