Chargé(e) de la Logistique et Approvisionnement, …

Job Description

OFFRE D’EMPLOI

La Wildlife Conservation Society (WCS) est une  ONG  Internationale  de  droit  Américain,  basée au Bronx, New York, Etats-Unis d’Amérique,  œuvrant dans le domaine  de la conservation de la nature  avec des programmes de terrain dans plusieurs pays Africains dont la RDC où elle  travaille  dans différents Parcs Nationaux et Réserves en vue d’appuyer les actions de l ‘Institut Congolais pour la Conservation  de la Nature (ICCN) et d’autres partenaires .

Dans le cadre d’appui à son Programme en RDC, la WCS cherche à recruter un(e) Chargé de  la Logistique  et  Approvisionnement

Titre du poste              :   Chargé(e) de la Logistique et Approvisionnement
Lieu d’affectation       : Bukavu
Durée du Contrat       :  12 mois
Date de publication   :  Lundi , 19 novembre 2018
Date de clôture           :  Vendredi 30 novembre 2018  

I.   RÉSUMÉ DE L’EMPLOI  

Le Chargé(e) de la Logistique et Approvisionnement a comme responsabilité de maintenir des procédures de passation des marchés transparentes et responsables, conformes aux règles de passation des marchés, de définir le plan d’achat en collaboration avec le Chef de Projet du PNKB  et d’assurer sa mise en œuvre.
Il/Elle négocie les contrats ‘achats et coordonne la chaîne logistique et les flux d’acheminement. Il/elle planifie, dirige et gérer l’inventaire, les stocks, les différents déplacements, la gestion des biens et matériels roulants du projet.
Il/Elle a comme responsabilité de prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption.
Il/Elle supervise tout le  personnel de la logistique, des achats, des entrepôts, du garage et les chauffeurs.

II.  PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion des matériels roulants

  • Participer à l’élaboration et mettre en œuvre des objectifs, politiques et procédures pour la gestion des matériels
  • Assurer la planification, la gestion, la supervision et la coordination des activités liées à la gestion des matériels
  • Gérer et diriger l suivi de l’utilisation du véhicule et du kilométrage pour assurer une allocation approriée aux budgets.
  • Participer activement à la direction et à l’organisation des tâches liées à l’achat, à l’exploitation , à la maintenance, à la réparation et à l’entretien des  véhicules.
  • Superviser et coordonner les membres du personnel du service garage, chauffeurs et assure que l’équipe fournit un travail pertinent de manière
  • Assurer la tenu des registres des véhicules et assurer la conformité avec les règles et règlements de l’Organisation
  • Superviser l’achat , la livraison, le déchargement, le stockage et la distribution de tous les carburants.
  • Coordonner avec le responsable de garage afin de maintenir l’inventaire des pièces et fournitures nécessaires pour les véhicules et le gros équipement, selon les besoins
  • Fournir des informations et aider à la surveillance des dépenses pour le budget d’exploitation de la flotte
  • Maintenir un espace de travail propre, organisé et sûr avec des règles de sécurité.
  • Responsable de la vérification, de l’inspection et de l’organisation de tous les actifs pour s’assurer que l’équipement est en état de fonctionnement
  • Communiquer  efficacement de manière inter-fonctionnelle avec tout le personnel, les partenaires et les personnes externes ainsi que la direction pour effectuer les tâches qui lui sont assignées.
  • Informer tous le autres employés en cas de changement ou d’amélioration dans le Département.

Gestion des biens (Mobiliers, Immobiliers, Consommables)

  • Superviser la mise en œuvre des systèmes de contrôle des stocks pour garantir des niveaux d’inventaire précis la conformité aux recommandations de stockage du fabricant et la maintenance d’un inventaire suffisant au moins tous les 3 mois
  • Assurer un stocka adéquat des matériaux du projet
  • Participer à la mis à jour et à la maintenance des inventaires de tout le matériel et des fournitures, y compris l’emplacement, le numéro d’inventaire, la marque du numéro de série et le modèle de l’équipement dans les systèmes de données.
  • Examinez les registres d’inventaire et assurez-vous que les systèmes fonctionnent et que tous les registres pertinente sont régulièrement tenus et sauvegardés
  • Coordonner et superviser les travaux d’entretien et de réhabilitation attendus dans les différents projets
  • Assurer un entretien adéquat des infrastructures et des équipements,  en collaboration  avec les techniciens locaux, les prestataires
  • Garantir l’utilisation correcte des matériaux
  • Garantir la disponibilité de la documentation nécessaire pour le compte rendu des activités réalisées
  • Assurer la gestion, la supervision et la formation du personnel logistique
  • Assurer une logistique et un logement adéquats
  • Produire des rapports d’avancement réguliers une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle selon les  besoins

Gestion de l’Approvisionnement

Achète des biens ou des services pour le projet. Veiller à ce que le projet obtienne des produit s de qualité à des prix compétition   dans les meilleurs délais en suivant les procédures d’acquisition de  l ‘Organisation et des bailleurs.

  • Recevoir et examiner les demandes d’approvisionnement de l’équipe, en identifiant les spécifications supplémentaires et autres détails
  • Assister le personnel du programme dans la préparation de spécifications claires et de la portée des service.
  • Jouer un rôle essentiel en veillant à ce que le projet respecte les budgets et fonctionne de selon le plan d’ac  on  valide.
  • Prendre en charge les processus d’appel d’offres pour les achats,
  • Gérer le processus d’appel d’offres conformément aux directives et au processus d’approvisionnement  de WCS, y compris; préparer les documents d’appel d’offres; la diffusion; présélection des soumissions; présider / gérer le processus d’évaluation des offres; entreprendre les évaluations financières et garantir l’optimisation  des  ressources; négociations et passation de contrats avec le soumissionnaire
  • Coordonner et surveiller la livraison des marchandises commandées  pour  assurer  une livraison rapide t la confirmation que les marchandises reçues sont conformes  aux  conditions et spécifications convenues.
  • Tenir le personne concerné au courant de l’état des approvisionnements, y  compris  de l’heure approxima ive de livraison et / ou de tout changement susceptible d’affecter la livraison.
  • Tenir des registres précis de toutes les activités d’approvisionnement dans un système de remplissage
  • Maintenir une bas de données de contrats pour tous les contrats et accords de projet en coordination avec l’équipes techniques et financières. Cela comprend la conservation des archives et de la documentation contractuelles telles que la réception  et le contrôle de toute  la correspondance pertinente, des coordonnées des partenaires, des modifications , des rapports  sur l’état d  avancement et d’autres
  • Evaluer et enregistrer les performances des fournisseurs selon les besoins, y compris la fiabilité, la qualité, le prix, la livraison des biens / services par rapport au contrat conclu et aux meilleurs intérêts du programme .
  • Gérer et surveiller 1 s procédures et les contrats d’approvisionnement.
  • Au besoin, examiner et formuler des recommandations pour améliorer les processus d’approvisionnement internes au sein du programme;
  • Préparer des rapports d’avancement sur les activités d’approvisionnement en fonction des besoins;
  • Surveiller les risque liés aux achats et soutenir le PLF dans la gestion proactive des risques.
  • Préparer le rapport mensuel relatif au procurement à soumettre au Chef de Projet, Directeur Administratif et Financier et au Directeur

Gestion des Evènements  

  • Participer à la planification et à la budgétisation des ateliers et des événements.
  • Faire des réservations s pour le lieu de conférence / atelier et l’hébergement des participants conformément aux besoins du projet.
  • Faire des réservation pour les voyages en avion ou route, si nécessaire.
  • Fournir un soutien logistique opportun et précis pour l’organisation de conférences, d’ateliers et d’événements. Ce a comprend l’organisation du lieu de la réunion, la restauration , les fournitures d’atelier t le matériel.
  • Coordonner avec l’équipe technique et financière pour confirmer les participants et les coûts de l’atelier.
  • Administrer les autorisations de voyage, les demandes d’avance de voyage et les rapports de frais de voyage, y compris la révision, l’obtention de l’approbation autorisée et le traitement des paiements, conformément aux directives du projet.
  • Coordonner avec le service de sécurité conformément aux protocoles de sécurité pour la planification des   déplacements et des événements.
  • Gérer les relations avec les fournisseurs nécessaires pour assurer une  organisation  sans heurts des atelier et des programme Tenir à jour la liste des fournisseurs d’hébergement , sites de conférence, logistique de voyage, fournitures d’atelier et de papeterie, services de restauration , location de taxis / véhicules, équipement de conférence et services d’assistance, interprètes, etc.
  • Possibilité de voyage sur les lieux de la manifestation pour fournir un soutien administratif pendant les activités.

Préparer un rapport mensuel sur la logistique et approvisionnement à soumettre au Chef de Projet et Directeur National.

Effectuer des tâches administratives et d’autres tâches assignées par le  superviseur

III. QUALIFICATIONS:

  • Diplôme de graduat ou plus en gestion des affaires, opérations, logistique ou  dans un domaine connexe requis d’enseignement supérieur reconnu
  • Compétences en informatique, en particulier avec MS Office (Word, Excel, Power Point)
  • Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine et une expérience de travail avec les organisations internationales et /  des ONG
  • Expérience pratique des systèmes d’approvisionnement.
  • Excellentes aptitudes en matière de planification , de gestion et de coordination, avec la capacité d’organiser une charge de travail importante composée de tâches et de responsabilités complexes et variées
  • Compréhension de classement des documents et autres tâches de bureau
  • Expérience import te de la gestion de flotte avec des antécédents avérés
  • Aptitude à assurer l liaison tous les niveaux de la gestion des programmes et le personnel des opérations
  • Aptitude à travaille de façon autonome, à prendre des initiatives et à respecter les délais en accordant une attention particulière aux détails et à la qualité
  • Excellente maîtrise de la langue anglaise, la capacité à produire des rapports narratifs et analytiques programmatiques, et des rapports sur les opérations du programme  et des livrables
  • Excellente maîtrise de l’ensemble des logiciels de bureau standard
  • Capacité à maintenir la confidentialité.
  • Gestion du temps et voir une capacité de  
  • Capacité de travaille dans un environnement à défis.
  • Capacité de bien travailler dans un environnement interculturel.

Les dossiers de demande d’emploi (lettre de motivation et CV) sont à adresser à la Direction Nationale de WCS RDC uniquement par émail a l’adresse suivante : wcsdrcongorecruitment @ wcs.org ,

 

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s pour l’interview prévus à cet effet.

 

La Direction,

Cliquer ici pour télécharger l’Offre ne PDF

Partagez et envoyez cette annonce à vos amis !