Assistant (e) Personnel de la Directrice

Contexte et mission :

Préparez les réponses et répondez, le cas échéant, au nom du Directeur pays au courrier entrant (électronique et papier).
Traitez les informations confidentielles et les problèmes sensibles de manière fiable.
Gérer de manière proactive les courriels, les bacs et l’agenda du directeur de pays, et s’assurer que la priorité appropriée est accordée et que des mesures sont prises en conséquence.
Gérer le flux d'informations entre le directeur de pays, les bureaux extérieurs et les centres pour s'assurer que les problèmes sont délégués de manière appropriée ; le CD est tenu informé pendant ses absences et à son retour ; et que le personnel concerné soit informé des questions sur lesquelles la CD souhaiterait qu’il soit tenu informé.
Soutenir l'organisation de missions / réunions de haut niveau, en fonction des besoins internes et externes à Oxfam.
Soutenir l’engagement de CD auprès d’intervenants internes et externes de premier plan et faciliter le suivi stratégique des contacts et des nominations externes de CD dans la région et ailleurs, notamment auprès de hauts fonctionnaires des Nations Unies et du gouvernement, d’ONG, de donateurs, de médias, d’universitaires et du secteur privé.
Veiller à ce que le Directeur Pays et le SMT du programme pays soient tenus au courant des événements / problèmes clés (internes et externes) et y répondent.
Informez le Directeur Pays des problèmes liés à la gestion efficace et efficiente du SMT et des problèmes affectant le fonctionnement efficace du front office.
Assister, le cas échéant, à des réunions-débats, rédiger / éditer des notes et des points d'action à l'attention du CD et de l'équipe de gestion

Profil recherché :

Expérience substantielle (au moins trois à cinq ans) dans la fourniture d'un assistant personnel dans un rôle similaire.
Haut niveau de tact et de diplomatie et aptitude à utiliser les styles et les méthodes de communication appropriés pour assurer un service client professionnel et personnel.
Jugement et initiative pour (A) anticiper les réponses standard et les plans d’action préférés de la CD et (B) pour identifier le moment où la CD ou un suppléant devrait traiter une question directement ou orienter la réponse.
Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles de manière discrète et professionnelle.
Expérience administrative avérée et excellentes compétences organisationnelles, associées à la capacité de développer, d’améliorer et de maintenir des systèmes administratifs.
Capacité à établir des relations de travail efficaces avec les autres – à tous les niveaux de l'organisation.
Capacité à organiser plusieurs tâches, à hiérarchiser et à déléguer de manière appropriée et à dire « non » ou à trouver des solutions alternatives, le cas échéant.
Aptitude confirmée à rester calme, concentré et organisé et à obtenir des résultats dans les délais impartis sous pression et dans des circonstances qui changent rapidement.
Traitement de texte, création et gestion de feuilles de calcul, saisie de texte, Lotus Notes.
Excellente anglais et français parlés et écrits
Aptitude de voyager.
Un engagement et une compréhension des principes relatifs aux valeurs et aux objectifs d’Oxfam.
Sensibilisation aux questions de genre.

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Présentation entreprise : Fondée en 1950, World Vision est l’une des plus grandes organisations chrétiennes internationales d’aide humanitaire d’urgence et de développement à long terme. Elle aide chaque année plus…