Emploi – Kasumbalesa?: Assistant Administratif (FHI360)

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  • Poste :  Assistant Administratif  

    Lieu du poste :  Kasumbalesa?/Haut Katanga  

    Superviseur                   :  Conseillé technique Clinique  

    Durée :  12 mois   

    Description du projet :  

    FHI 360 est à la recherche de candidatures pour le poste d’un/une assistant(e) Administratif (ve) pour le projet «  Atteindre les objectifs et maintenir le contrôle épidémique  (EpiC) » en RDC.  EpiC est un projet mondial de cinq ans, financé par le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence américaine pour le développement international (USAID). EpiC RDC fournit une assistance technique efficace axée sur les résultats, ainsi qu’une prestation de services directe adaptée au contexte et à l’épidémiologie, pour développer, renforcer et pérenniser les services et les systèmes de lutte contre le VIH à long terme. En RDC, EpiC touche en particulier les populations clés (‘KP’) ainsi que les populations prioritaires (PP) et populations les plus à risques. EpiC travaille dans les provinces de Kinshasa, du Haut Katanga et Lualaba. 

    En outre, le projet EpiC a aussi la responsabilité de renforcer la qualité de services VIH/SIDA à travers une plateforme de sante intégrée qui réduit la transmission et le fardeau du VIH /SIDA pour la population générale et celle le plus à risque dans la zone de sante de Sakania.

    DESCRIPTION DU POSTE :  

    Description de l’emploi :

    L’assistant(e) Administratif(ve) gérera et exécutera des fonctions administratives complexes et confidentielles pour assurer le bon déroulement des opérations exécutives lui assignées et fournir un soutien administratif et de secrétariat au bureau du projet EpiC à Lubumbashi. Il/elle gérera et fournira un soutien direct au Conseillé technique clinque et coordonnera l’assistance au bureau du Conseillé technique clinque dans toutes les questions administratives.

    Responsabilité du poste :

  • Faire le relai des services de support entre EpiC Lubumbashi et Kasumbalesa
  • Gérer toutes les correspondances entrantes et sortantes, des rapports, des courriels, leur archivage, tout en assurant la dissémination des informations au sein de l’organisation
  • Tenir les inventaires périodiques du bureau Kasumbalesa à jour
  • Rédiger la correspondance et les rapports demandés. Enregistrer les procès-verbaux des réunions et les diffuser parmi le personnel du bureau de pays. Gérer les dossiers et les dépôts de bureau, le cas échéant
  • Aider l’équipe des opérations à fournir un soutien logistique pour les ateliers et les formations.
  • Travailler en étroite collaboration avec le reste de l’équipe de projet EpiC pour assurer un flux de travail en temps opportun.
  • Assurer la rédaction, la révision et la diffusion de tous les procès-verbaux des réunions et assurer la qualité
  • Gérer le petit cash et assurer l’expédition des pièces et rapports à Kasumbalesa
  • Fournir une gamme complète de  soutien administratif pour les liaisons.
  • Effectuer des tâches supplémentaires comme assignées par la direction  

    Connaissances, compétences et capacités :

    • Compétences considérables en communication orale et écrite.

    • Capacité à communiquer efficacement et avec tact avec tous les niveaux du personnel, les représentants des donateurs et des organismes collaborateurs, des personnes de cultures diverses et le public.

    • Capacité à négocier avec tact.

    • Initiative et discrétion dans le jugement et la gestion des questions confidentielles, des documents et des questions sensibles.

    • Ingénieux grâce à la technologie, aux compétences en recherche et à l’établissement de relations entre plusieurs équipes et unités organisationnelles et organisations professionnelles pour résoudre les problèmes et amorcer des améliorations.

    • Maîtrise des compétences en secrétariat pour inclure la grammaire, l’orthographe et la relecture.

    • Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Excel.

    • Capacité à travailler de manière autonome et à organiser, coordonner et traiter efficacement les affectations de travail, tout en accordant une attention aux détails.

    • Avec une supervision minimale, gérer efficacement le flux de travail à volume élevé.

    • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à définir des priorités. Capacité à gérer une charge de travail exigeante.

    • Capacité d’anticiper le support technique et administratif requis.

    • Capacité de rechercher et d’obtenir des informations de diverses sources.

    • Possibilité de voyager dans les diverses zones d’activité du projet si nécessaire

    Qualifications et exigences :

    • Être détenteur d’un diplôme de licence en administration des affaires ou son équivalent reconnu et 3 ans d’expérience pertinente.

    • Connaissance des compétences administratives et / ou de secrétariat indispensable.

    • Expérience en tant qu’adjointe administrative, de préférence dans une grande organisation complexe.

    • La connaissance des programmes financés par l’USAID et des organisations non gouvernementales en RDC serait un plus.

    Les candidates féminines sont à encourager.

    Dépôt des candidatures  

    Les candidats intéressés doivent postuler à partir de l’adresse du site web de l’organisation suivante : https://www.fhi360.org/careers

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

 

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