Assistant(e) de Direction

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Assistant(e) de Direction

Lieu

Kinshasa

Description

Le poste

ASSISTANT DE DIRECTION H/F

 

SESOMO SERVICES recrute, pour l’Agence Nationale de l’Electrification et les Services Energétiques en milieux Rural et Périurbain, un(e) Assistant(e) de Direction.

Localisation  : KINSHASA

Nature du Contrat  : CDD d’un an suivi d’un CDI

Missions et Rôle

Sous la responsabilité du Directeur Général, l’assistant(e) de direction assurera les missions suivantes :

1. Assurer l’accueil (appels téléphoniques – accueil physique) en collaboration avec le Protocole du Directeur Général :

  • Réceptionner les appels téléphoniques avec empathie ;
  • Prendre les messages électroniques ;
  • Qualifier les appels téléphoniques ou la demande des visiteurs sur base des outils mis à disposition en collaboration avec le service de Protocole du Directeur Général.

2. Gérer le courrier en collaboration avec le secrétariat :

  • Assurer l’ouverture, le tri et le classement du courrier afin d’accélérer son traitement dans le respect des procédures en vigueur ;
  • Traiter les mails ;
  • Superviser le classement et l’archivage des dossiers ;
  • Préparer les signataires ;
  • Obtenir la signature du Directeur Général sur tous les documents déposés ;
  • Répondre aux courriers, rédiger les lettres administratives, scanner ou photocopier en collaboration avec le secrétariat.

3. Rédiger des notes et tout type de document

  • Prendre note et mettre en forme tout type de document ;
  • Assurer en collaboration avec le secrétariat, la rédaction de rapports et courriers divers suivant les délégations fixées par le Directeur Général :
  • Mettre en page des modèles, des rapports, ...
  • Mettre en forme des présentations (PowerPoint) du Directeur Général.

4. Organiser les activités du DG

  • Préparer les déplacements du D.G en collaboration avec son Protocole ;
  • Collecter les informations sur base des instructions données par le D.G ;
  • Préparer les dossiers sur base de l’agenda ;
  • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages. 

5. Organiser des réunions

  • Planifier les réunions avec des intervenants d’autres services ou externes de l’ANSER ;
  • Utiliser l’agenda partagé pour planifier les réunions et activités du D.G ;
  • Préparer les dossiers et le matériel didactique requis pour la réunion ;
  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le D.G ;
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;
  • Faire respecter les délais dans la transmission des documents utiles avant la réunion ;
  • Assister le D.G. dans la préparation des réunions du Conseil d’Administration .

6. S’assurer de la planification des rapports vers les organes décisionnels et du suivi des décisions (tableau de bord)

  • Constituer un grand support pour le D.G. avec toutes les directions ;
  • Assurer le suivi des recommandations des différentes réunions ;
  • Evaluer les questions des invités, visiteurs, représentants des institutions Etatiques ;
  • Assister le Directeur général dans l’optimisation de la gestion de leur activité
  • Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de l’institution
  • Contribuer au bon fonctionnement et à l’organisation de la gouvernance en identifiant et en suivant les différentes actions permettant de fluidifier le fonctionnement de l’institution
  • Gérer l’agenda, l’organisation et le suivi des déplacements, des invitations et réceptions
  • Assurer la préparation et le suivi des audiences ou des rendez-vous avec les autorités publiques et politiques
  • Assurer la coordination des activités de toutes les entités de l’ANSER
  • Soutenir les activités de l’ANSER et participer à certaines instances de Gouvernance ou de pilotage afin d’en assurer le suivi tant administratif que celui lié à la mise en œuvre des décisions arrêtées.

Profil recherché

Etude :

  • Formation supérieure (au moins 5 années universitaires) en droit, Sciences Politiques, Sciences Sociales ou équivalent.

Expérience requise :

  • Avoir une expérience professionnelle utile de 5 ans en gestion administrative et secrétariat de Direction ;
  • Expérience justifiée d’au moins 3 ans sur un poste similaire ;
  • Une expérience en tant que Directeur de cabinet, secrétaire de Cabinet ou coordonnateur d’un Cabinet (d’une autorité) serait un atout ; 
  • Maitrise des outils informatiques (Word, PowerPoint, Excel) ;
  • Maîtrise du français et de anglais.

Savoir-faire et qualités :

  • Esprit de synthèse ;
  • Excellentes qualités rédactionnelles ;
  • Grande aisance relationnelle ;
  • Sens de la confidentialité et de la diplomatie ;
  • Capacité d’anticipation et sens de l’organisation ;
  • Gestion des priorités ;
  • Force de proposition ;
  • Rigueur ;
  • Polyvalence ;
  • Disponibilité.

NB                                     

Les personnes intéressées peuvent déposer leurs candidatures sur le site: https://recrutement.sesomo.cd au plus tard le ……. 2022.
Elles doivent cliquer sur « APPLY NOW » à côté de l’offre intitulée « Assistant(e) de direction » et suivre la procédure indiquée.

Le dossier de candidature doit contenir :

  • La lettre de motivation
  • Le CV actualisé
  • Copie du dernier diplôme ou des diplômes attestant les compétences requises ;
  • Copie des attestations ou documents similaires  pour appuyer les expériences évoquées.

Seuls (es) les candidats (es) sélectionnés (es) seront contactés (es).

Contact

Société : SESOMO

Site Internet :

Email :

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