Trócaire : Assistant Administratif et Financier,

Job Description

Poste à pourvoir

Titre du poste   : Assistant Administratif et Financier
Emplacement   : Kinshasa, R.D.C
Département    : Administration
Date                   : 01/04/2019
Réf                      : 19/DRC/AAF/02

 

Description de la division/Département :

Trócaire est l’Agence Catholique Irlandaise pour le développement d’Outre-mer. C’est une Agence de partenariat qui travaille avec les organisations locales et de la société civile dans plus de 20 pays en voie de développement en Afrique, Asie, Amérique Latine et au Moyen Orient afin d’apporter des changements.

Trócaire en RDC met en place un programme intégré qui repose sur 3 piliers principaux à savoir : la Réponse Humanitaire ; Les Moyens d’Existence durables et la Gouvernance et genre (avec un accent sur l’autonomisation économique des femmes et les changements de normes discriminatoires envers les femmes et jeunes filles les plus vulnérables et marginalisées en Province de l’Ituri).

En septembre 2015, un deuxième bureau de Trócaire a été ouvert à Bunia afin de lui permettre de délivrer ce programme en rapport avec les nouvelles stratégies ambitieuses qu’elle s’est assignées en province de l’Ituri.

Le Bureau de Trocaire à Kinshasa existe depuis mars 2008. Pour étoffer son staff au niveau de Kinshasa, renforcer la qualité de son travail et continuer à assurer un appui conséquent au Bureau de Bunia, Trócaire cherche à recruter un Assistant Administratif et Financier.

L’Assistant Administratif et Financier dépendra du département Administratif et Financier et sera utilisé comme personnel d’appoint pour le département Programme.

Contexte du rôle

Le (la) candidat(e) Assistant(e) Administratif et Financier aura pour rôle principale d’assurer une gestion saine et transparente des finances du bureau de Kinshasa en s’appuyant sur les politiques et procédures de Trocaire et ce sous les orientations du Finance and Administration Manager (FAM). L’Assistant(e) Administratif et Financier devra également s’occuper de toute la logistique du bureau de Kinshasa sous les orientations du Responsable de l’Administration et Ressources Humaines.

Rapporte au :

Responsable de l’Administration et des Ressources Humaines en ce qui concerne la gestion administrative et logistique et au FAM en ce qui concerne la gestion des finances

Travaille en collaboration avec

Responsable de l’Administration et des Ressources Humaines (superviseur), la Représentante Kinshasa/IF et le FAM, l’Administrateur, l’Assistant Administratif et le Chargé de Finance bureau basé à Bunia.

Supervise

Le Chauffeur et Nettoyeur Trócaire à Kinshasa

Type de Contrat

Durée déterminée – Contrat d’emploi national selon la loi congolaise

Durée du Contrat

Un an (renouvelable), période d’essai de six mois

Echelle Salariale

Assistant d’Administration et Finance

Lieu d’affectation

Kinshasa, République Démocratique du Congo

Étendue  du rôle :

L’Assistant Administratif et Financier devra également faire tous les achats et certaines courses relatives au bon fonctionnement du bureau de Kinshasa en respectant scrupuleusement les procédures internes de Trocaire liées aux achats et ceci sous la supervision du Responsable de l’Administration et des Ressources Humaines. Il ou elle devra conduire si nécessaire les véhicules de Trocaire dans la ville de Kinshasa.

Politique de protection des participants au programme :

Trócaire s’est engagé à protéger les participants au programme contre l’exploitation et les abus et possède des politiques spécifiques par rapport à cet engagement (y compris un code de conduite mondial) qui décrivent le comportement attendu et la responsabilité de tout le personnel, tous les consultants et autres représentants organisationnels. Tout(e) candidat(e)  proposé(e) à Trócaire devra signer toutes les politiques organisationnelles notamment : la politique de protection de participants, la politique sur le conflit d’intérêts, le code de conduite mondial de Trócaire, etc… annexés à son contrat de travail et accepter de se comporter conformément aux dispositions contenues dans ces documents.

Obligations & Responsabilités clés

Secrétariat et archivage :

  • Responsable de la rédaction, envoi, réception et classement des correspondances,
  • S’occuper de l’envoi par e-mail, du scannage et de la photocopie des documents relatifs au travail de Trócaire dans le bureau de Kinshasa,
  • Prendre les rendez-vous nécessaires pour le personnel et les visiteurs de Trócaire au niveau du bureau de Kinshasa,
  • Rédiger et garder les procès-verbaux des réunions du Bureau de Kinshasa,
  • S’assurer que tout le personnel base à Kinshasa y compris le staff visiteur au bureau de Kinshasa sont tenus informés du calendrier des réunions, des événements, des dates limites et des obligations en rapport avec les programmes, les partenaires et l’administration publique,
  • Assurer l’archivage de tous les contrats des fournisseurs, des bailleurs et autres contrats de service en conformité avec les procédures de Trocaire que le FAM devra mettre à sa disposition.

Administration :

  • Assister le Responsable de l’administration et des Ressources Humaines dans la gestion administrative et des Ressources Humaines du Bureau Pays,
  • Responsable de faire, dans les délais légaux, toutes les déclarations mensuelles concernant l’impôt professionnel sur le revenu (IPR) et les contributions dues à l’INSS et INPP pour l’ensemble du personnel de Trocaire en RDC
  • S’assurer que tous les paiements mensuels de l’impôt professionnel sur le revenu (IPR) et des contributions dues à l’INSS et INPP pour l’ensemble du personnel de Trocaire en RDC et surtout ceux de Kinshasa sont faits dans le respect des échéances légales.
  • S’assurer que les documents d’enregistrement de Trócaire en RD Congo et les publications portées à la connaissance du public sont bien organisés, archivés et à jour selon les prescrits du Responsable de l’Administration et des Ressources Humaines,
  • Correspondre régulièrement avec le bureau de Bunia afin de préparer et mettre à jour les cartes de service et de visite du staff y compris les listes des contacts pour le personnel de Trocaire RDC,
  • Appuyer le staff de Kinshasa dans la préparation des ordres de mission et les dépenses liées au voyage et ceci en conformité avec les règles et procédures de Trocaire RDC,
  • Organiser et faire le suivi des absences, des repos médicaux et du programme des congés annuels du Personnel base à Kinshasa en collaboration avec le Responsable de l’Administration et des Ressources Humaines,
  • Assister le Responsable de l’administration et des Ressources Humaines dans la préparation des dossiers de demande de visas du personnel expatrié (Viser/légaliser les lettres d’invitation à l’Hôtel de ville, Commune, Ministères de la Justice, des Affaires Etrangères et la DGM)
  • Déposer et faire le suivi de tous les dossiers de demande de visa auprès de la DGM et du Ministère des Affaires Étrangères
  • Assister l’Administration du bureau de Kinshasa dans l’organisation du Protocole, des formations/ateliers et des préparatifs des voyages sur terrain et missions du siège,
  • Exécuter toutes autres tâches administratives chaque fois que de besoin se fera sentir.

Finance

  • Préparer toutes les réquisitions de paiement pour le bureau de Kinshasa dans le respect des procédures internes en vigueur chez Trocaire,
  • S’assurer que chaque paiement est appuyé par une documentation de support selon les normes et principes financiers de Trocaire,
  • Garantir que les documents comptables et pièces justificatives, sont en conformité avec les formulaires de paiement de l’organisation et que ceux-ci sont utilisés pour toutes les opérations financières,
  • S’assurer que les procédures de gestion d’espèces sont correctes et sont suivies à temps et de manière appropriée,
  • S’assurer que tous les documents financiers sont correctement classifiés (originaux et copies), sécurisés et complets,
  • Gérer la petite caisse du bureau de Kinshasa selon les règles financières de Trocaire (à jour et réconciliée),
  • Poster toutes les transactions de dépenses et autres opérations effectuées au bureau de Kinshasa dans le système de gestion financière de Trocaire (entre autre Agresso et/ou Salesforce, le cas échéant) avec l’appui du FAM si nécessaire,
  • Etablir et rapporter mensuellement les états financiers du bureau de Kinshasa ainsi que les réconciliations bancaires du compte de Kinshasa.

Logistique du bureau :

  • S’assurer de la bonne exécution de toutes les courses de routine du bureau (déposer les OV, les chèques et autres documents à la Banque, distribuer les correspondances, invitations et autres documents) et des achats de fournitures et autres matériels du bureau par le chauffeur ;
  • Disposer de la bonne information et garantir la disponibilité des fonds nécessaires pour l’accueil et le départ des collègues et invités à l’aéroport et aux autres postes de frontière en toute responsabilité et sécurité ;
  • S’occuper de la réservation des vols et de l’achat des billets et autres Assurances de voyage.

Spécification de la personne – Conditions requises (R)

(R) Qualification

  • Avoir terminé au moins le cycle de graduat et un diplôme de licence serait un atout,
  • Avoir un permis de conduire valide en RDC serait un atout

(R) Expérience

  • Avoir au moins 4 ans d’expérience dans le domaine de l’Administration, Finance et de Logistique dans une Organisation privée, internationale ou sans but lucratif,
  • Avoir une parfaite connaissance dans la gestion des stocks mobiliers et immobiliers et dans les procédures d’achats.
  • Avoir une connaissance avérée et démontrée dans la gestion de la caisse et du secrétariat 

(R) Compétences 

  • Ecrire et parler couramment le Français.  Parler le Lingala serait un atout ;
  • Une bonne connaissance en Anglais parlé serait et écrit sera un atout
  • Une bonne connaissance pratique dans la gestion saine des finances et maintenance des biens immobiliers et mobiliers serait un atout ;
  • Capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles et de communication.

(R) Qualités

  • Physiquement en forme
  • Degré élevé de fiabilité, de communication, de responsabilité et d’honnêteté

(R) Autre

  • Bonne réputation et une conduite exemplaire,
  • S’assurer de bien défendre l’image de marque de Trocaire auprès des tierces personnes/organisations,
  • Avec une apparence propre et présentable

Comment Postuler

Dossier de candidature :

Le dossier de candidature est à adresser au Département des Ressources Humaines de Trocaire RDC et doit comprendre un CV (maximum 3 pages), une lettre de motivation (maximum 1 page), 3 références, diplômes et attestations de services rendus si existant.

Les candidatures doivent être envoyées au cabinet Pay Network à l’adresse e-mail : recr utement@paynetwork.cd   avec copie aux staff Trocaire aux adresses e-mail :  jean.mopembe@trocaire.org   et   james.chizungu@trocaire.org
La date limite d’envoi des candidatures est fixée au 12 avril 2019

N.B :

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Seules les candidatures retenues seront contactées par téléphone ou par e-mail.

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