Subcontract/Grant Officer

Présentation entreprise :

Abt Associates (Abt) est un leader mondial motivé par le sens de sa mission dans la recherche, l'évaluation et la mise en oeuvre de programmes dans les domaines du développement international, de la santé, des politiques sociales et environnementales. Reconnue pour sa rigueur dans la résolution de défis complexes, Abt est régulièrement classée parmi les 20 premières sociétés de recherche mondiales et parmi les 40 premiers innovateurs en développement international. L'entreprise possède de multiples bureaux aux États-Unis et des bureaux de programme dans plus de 40 pays, y compris en Haïti. Au service des secteurs public et privé, Abt soutient les processus de gouvernance participative qui responsabilisent les citoyens et favorisent la responsabilisation et la transparence entre les secteurs. Notre impact se fait sentir dans des institutions réactives et inclusives, des communautés autonomisées, un accès équitable aux services publics, une mobilisation et une gestion améliorées des ressources financières et un environnement plus propice à la croissance économique et aux opportunités.

Contexte et mission :

Principaux rôles et responsabilités:

  • Travailler avec les subventionnées CODESA (Comité de développement et de santé) et CSO (Organisation à assise communautaire) afin de préparer et remplir leurs propositions de coûts pendant le processus de demande afin d'assurer le respect des règles et politiques financières de l'USAID et de l'Abt. Travailler avec le Grant Manager pour apporter des mises à jour sur le manuel de procédure de gestion des subventions.
  • Appuyer le processus de rédaction des accords relatifs aux subventions et l'obtention des approbations internes et de l'USAID, comme l'exige la procédure.
  • Collaborer avec le Grant Manager et les membres de l'équipe dans la détermination des capacités et compétences managériales des candidats.
  • Analyser les rapports financiers mensuels de chaque subvention, y compris: a) vérifier les pièces justificatives de chaque rapport sur la subvention (factures, reçus, prix, etc.); b) fournir et réconcilier les relevés bancaires sur les subventions pour chaque rapport mensuel/trimestriel; c) vérifier que les dépenses mensuelles et cumulatives soient conformes au budget approuvé pour chaque subvention; et d) confirmer que le rapport analogue respecte le budget de projet général.
  • Participer à la production du rapport mensuel pour le Grant Manager lequel examine les rapports mensuels de toutes les subventions et donner les recommandations et remarques pour améliorer l'exécution des subventions.
  • Apporter son assistance sur le plan comptable et financier aux bénéficiaires des subventions par des visites sur terrain et de rencontres programmées; les visites sur terrain régulières pour la surveillance des activités relatives aux finances.
  • Travailler avec l'équipe technique pour le contrôle et la validation des contributions de contrepartie exigées par les bénéficiaires des subventions.
  • Assurer le maintien u système de contrôle du projet, lequel assurera la traçabilité et l'évolution des activités permanentes des subventions soutenues par le projet. Assurer la gestion d'une base de données (dossiers physiques et électroniques) afin de maintenir les informations sur le processus de sélection, des contrats, des modifications des contrats et rapports pour toutes les subventions.
  • Assurer la traçabilité des résultats visés sur les subventions, s'assurer que les activités relatives aux subventions évoluent selon le programme et aviser tous retards.
  • S'assurer que les dossiers sur les subventions sont organisés et conclure avec chaque bénéficiaire des subventions.
  • Participer à la formation des membres au projet qui mettent en oeuvre les subventions lors de traitement de dossiers/documentes nécessaires, certifications, et formulaires exigés en vertu de la réglementation, y compris les descriptions du programme avec des objectifs clairement établis.
  • Prendre part au contrôle des subventions et au renforcement des capacités des bénéficiaires dans les domaines suivants, dans la mesure du possible:

a. Procédures du contrôle internes;
b. Frais admissibles/principes des coûts en application des réglementations de l'USAID;
c. Systèmes de la trésorerie;
d. Gestion des équipements et propriétés immobilières;
e. Délai de disponibilité des fonds;
f. Normes sur le système des achats;
g. Revenu au programme;
h. Rapport;

  • Préparer les intrants pour les rapports sur les marchés et la planification (planification du travail, rapports d'activités trimestriels, planification M&E, etc.).
  • Participer dans le processus de clôture des subventions, incluant l'organisation minutieuse et transfert des dossiers sur les subventions.

Profil recherché :

Compétences/connaissances requises:

  • Licence en comptabilité, en gestion des affaires, en économie et/ou dans un autre domaine pertinent et au moins 6 ans d'expérience pratique pertinente dans le domaine des subventions, du suivi des bénéficiaires de subventions et de l'administration et de la gestion des contrats.
  • Expérience de travail sur des projets financés par l'USAID ou d'autres donateurs internationaux.
  • Faire preuve d'initiative et d'auto-motivation dans l'accomplissement de toutes les tâches qui lui sont confiées.
  • Compétences en Quickbooks, Microsoft Word et Excel, ainsi qu'en programmes de communications électroniques, requises.
  • Maîtrise du français et, excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais.
  • Expertise éprouvée dans les réglementations fédérales d'acquisition de l'USAID (FAR) hautement souhaitable.

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