Responsable Finance et Administration

Présentation entreprise :

Résumé du Poste :

Le Responsable des Finances et de l'Administration fournit la gestion financière, la comptabilité, la conformité et le soutien administratif général requis pour la mise en œuvre réussie des programmes de AWF de la RDC. Cela comprend la collaboration sur les propositions de financement, la coordination de l'élaboration des budgets et des prévisions, le suivi et l'analyse des revenus et des dépenses pour le programme pays de la RDC. Il / elle soutiendra le coordinateur national de la RDC dans tous les aspects des finances et de l'administration, assurera la supervision et le leadership du personnel financier et administratif de terrain de la RDC dans les paysages de Bili Uele et de Lomako, ainsi que dans le suivi de la mise en œuvre des activités du programme. Le responsable des finances et de l'administration veillera au respect des réglementations des donateurs, des politiques et procédures de AWF et des meilleures pratiques, telles que dictées par divers statuts, y compris les réglementations nationales de la RDC. Ce poste exige une discrétion de haut niveau, la capacité de faire preuve de bon jugement, la capacité d'évaluer les problèmes, de donner des conseils sur les meilleures pratiques, de prendre des décisions autonomes, de répondre à des questions complexes et de savoir quand escalader les problèmes. Un sens aigu du service à la clientèle est essentiel. Ce poste supervisera l'Assistant Financier et Administratif à Kinshasa et supervisera techniquement tout le personnel des finances et de l'administration basé sur le terrain.


Ce poste doit passer au moins 20 % de son temps sur le terrain afin de soutenir les équipes de terrain dans les domaines de l'administration, de la comptabilité, de la conformité financière des subventions et s'assurer que les contrôles internes établis par AWF sont en place et sont respectés.

Les tâches du Responsable Finances et Administration peuvent à l'occasion prendre en charge des aspects supplémentaires des programmes mondiaux, sur demande. Le Responsable Financier rendra compte au Coordinateur National de la RDC avec une matrice de supervision au Directeur des Opérations Financières. Ce poste sera basé à Kinshasa, en RDC, avec des déplacements occasionnels sur des sites de terrains, et aussi des déplacements au siège de AWF à Nairobi ou sur d'autres sites, selon les besoins de temps à autre.

Contexte et mission :

Tâches et Responsabilités clés
Leadership,

  • Co-diriger, développer, encadrer et motiver l'équipe des finances et de l'administration en RDC.
  • Fournir au personnel toutes les informations techniques pertinentes nécessaires pour qu'ils réussissent dans leurs fonctions.
  • Veiller à ce que l'équipe des finances et de l'administration en RDC développe une forte culture de facilitation et de soutien pour les projets sur le terrain sans compromettre la conformité.
  • Établir un haut niveau de crédibilité et gérer de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes.
  • Assurer un niveau élevé et constant de prestation de service à la clientèle.
  • S'assurer que le personnel des finances et de l'administration sur le terrain respectent les délais -
  • Assurer la formation périodique du personnel sur les procédures de contrôle interne et les outils comptables.
  • Promouvoir le travail d'équipe, le professionnalisme et la confidentialité.
  • Gérer la performance des subalternes directs

Conformité,

  • Veiller à ce que l'équipe comprenne et adhère aux politiques et procédures financières et administratives de AWF et des donateurs.
  • Veiller à ce que les contrôles internes soient respectés pour garantir l'intégrité des informations financières et comptables et pour protéger les actifs de AWF. Signaler rapidement tous les cas de fraude et d'abus connus ou suspectés.
  • Etudier les contrats des bailleurs afin d'être en mesure de donner des conseils sur le respect de l'utilisation des fonds des bailleurs et la comptabilité associée.
  • S'assurer que le personnel respecte les exigences en matière de rapport de temps
  • Superviser les opérations de trésorerie pour le programme pays RDC en assurant des projections de trésorerie en temps opportun conformément aux plans de travail établis.
  • Assurer un processus de clôture de fin de mois fluide pour les activités financières de la RDC
  • S'assurer que les sous-bénéficiaires, les codemandeurs et les partenaires de AWF se conforment aux réglementations de AWF et des bailleurs.
  • Coordonner tous les dépôts statutaires et la tenue des registres de la RDC

Finance et Comptabilité,

  • Superviser directement le Chargé des Finances et Administration à Kinshasa et superviser fonctionnellement (matrice) tout le personnel terrain des Finances et Administration en RDC.
  • Fournir un soutien au personnel de terrain dans plusieurs fonctions allant de la formation à la maîtrise du système et de l'aide aux approbations comptables pour faciliter la mise en œuvre urgente et conforme des programmes.
  • Participer à l'élaboration et comprendre les plans de travail et les budgets de la RDC afin d'assurer un codage approprié des dépenses dans le système comptable.
  • S’assurer que toutes les procédures financières sont effectuées pour une clôture de fin de mois efficace par le personnel financier de la RDC et partagez une liste de contrôle de fin de mois complète et précise avec le siège à Nairobi.
  • Participer activement aux propositions de coûts de subvention, soutenir l'élaboration du plan de travail du programme de la RDC
  • S'assurer que les engagements programmatiques, les politiques et procédures de AWF, les normes financières et les exigences légales sont respectées et gérées pour la conformité
  • Aider à coordonner la subvention, l'audit national et interne au sein de la RDC ainsi que soutenir l'audit organisationnel de l'AWF.
  • Travailler en collaboration avec d'autres équipes et départements dans d'autres paysages, y compris le siège de Nairobi et Washington DC.
  • Servir de partenaire créatif et de réflexion au coordinateur national de la RDC et fournir des solutions et des conseils professionnels dans le cadre de la mise en œuvre des programmes de la RDC.
  • Travailler avec l'équipe des RH pour fournir des changements, examiner et traiter les paiements pour la paie externalisée du personnel de la RDC

Administration,

  • En collaboration avec l'équipe d'approvisionnement du siège de AWF, le Coordinateur National, la RDC et les équipes de programme, s'assurer que les exigences d'approvisionnement sont suivies et maintenues grâce à un plan d'approvisionnement national bien suivi
  • Superviser l'utilisation optimale des véhicules de AWF et s'assurer que la politique d'utilisation des véhicules à moteur de AWF est respectée par tout le personnel.
  • Superviser la gestion des actifs et des stocks et assurer un suivi et une assurance adéquats.
  • En coordination avec l'équipe des finances au siège et les équipes de programme, assurer des contrôles internes intégrés, le paiement en temps opportun des fournisseurs et le classement complet et vérifiable de la documentation de soutien à l'approvisionnement.
  • Effectuer des vérifications et des rapprochements trimestriels des actifs en temps opportun et solliciter l'approbation adéquate d'acquisition ou de cession auprès des donateurs ou en interne au sein du département administratif de AWF
  • Fournir des informations sur la sécurité au personnel selon les besoins et s'assurer que tout le personnel adhère aux politiques et procédures de sécurité. Cela comprend une séance d'information à l'intention de tous les membres du personnel nouvellement recrutés.
  • Veiller à ce que toutes les installations du pays respectent les exigences de sûreté et de sécurité telles que stipulées par les lois locales et comme indiqué dans les exigences pour les installations occupées par l'AWF.
  • S'assurer que des couvertures d'assurance adéquates sont en place, mettre en œuvre des mesures de santé et de sécurité pour limiter les risques et préparer des mesures d'atténuation.
  • S'assurer que les contrôles d'atténuation des risques sont mis en œuvre et fonctionnent efficacement dans les paysages et dans l'ensemble des programmes de pays.

Autres tâches

  • Entreprendre d'autres tâches pertinentes assignées par le(s) superviseur(s)

Profil recherché :

Qualifications  

  • Baccalauréat en finance, commerce et comptabilité.
  • Expert-comptable agréé (CPA).
  • Au moins sept ans d'expérience dans un bureau financier très actif.
  • Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
  • La connaissance de tout système comptable est un atout supplémentaire.
  • Auto-organisé et capable de prendre ses propres initiatives.
  • Capacité à gérer des affaires sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de professionnalisme.
  • Solides capacités de résolution de problèmes et sens de l'organisation

 

Compétences Clés Désirées

  • Maîtrise du français et de l'anglais
  • Expérience multiculturelle souhaitée
  • Expérience en comptabilité à but non lucratif préférée
  • Excellentes compétences interpersonnelles et expérience dans l'établissement de relations efficaces à tous les niveaux organisationnels
  • Capacité à établir des relations productives en interagissant avec les autres de manière à renforcer la confiance et l'engagement mutuels
  • Capacité à communiquer de manière proactive et en temps opportun pour partager des informations, persuader et influencer avec le niveau de détail, le ton et les possibilités de rétroaction appropriés.
  • Capacité à prendre en charge pour aider à développer les compétences, les comportements et les mentalités des autres pour les aider à maximiser leurs contributions au travail.
  • Capacité à chercher activement à constituer et à conserver une main-d'œuvre diversifiée et à favoriser un milieu de travail équitable et inclusif en s'appuyant sur diverses perspectives