Responsable du Bureau / Office Manager

Contexte et mission :

Veiller aux normes administratives et opérationnelles de Chemonics
Coordonner la mise en place, la maintenance, la conformité et l’amélioration continue notamment des entrepôts, des inventaires, des approvisionnements, de l’utilisation du charroi, du suivi et de l’administration des avances des bureaux provinciaux,
Etablir, modifier et suivre les relations avec les bailleurs, les formulaires en cas de besoin pour la gestion des bureaux provinciaux,
Traiter et analyser avec les logisticiens les demandes (PAR) des bureaux provinciaux,
Répondre de manière proactive aux problèmes quotidiens liés au fonctionnement des bureaux provinciaux,
Evaluer avec le IT, les besoins en matériaux de communication et informatiques
Superviser les chauffeurs et approuver leurs timesheets
Assurer la gestion physique des bureaux, s’assurer du bon fonctionnement des moyens de communications, de l’existences des fournitures de bureau et coordonner les voyages.
Préparer les contrats des services de sécurité
Veuillez au dispatching des véhicules et des courriers extérieurs.
Assurer toute tache administrative à lui assignée par le Directeur des opérations et Finances. 

Profil recherché :

Diplôme de licence en sciences commerciales, en gestion ou similaires
Au moins cinq (5) années d’expérience dans la gestion administrative et/ou logistique, de préférence dans les projets financés par l’USAID
Aptitude avérée à travailler avec des programmes ou des projets financés par l’USAID de préférence ou autres bailleurs de fonds en RDC.
Avoir une expérience avérée dans la gestion des grands bureaux
Elaborer et soumettre dans les délais requis les contrats exigés, les rapports professionnels ou autres exigences,
Aptitude démontrée à travailler avec des partenaires coopérant, en particulier des homologues gouvernementaux et des bailleurs de fonds dans la mise en œuvre de projets.
Excellentes compétences en communication interpersonnelle, écrite, orale en français et la connaissance de l’anglais est un atout,
Excellentes compétences interpersonnelles,
Compétences informatiques avérées dans les applications de la suite Microsoft office, notamment Word, Excel, Powerpoint et Outlook.
Capacité de voyager en RDC au besoin

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