RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Présentation entreprise :

Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 70 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables ainsi que les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles. En Europe, nous luttons contre l’exclusion afin que la santé soit un droit fondamental pour toute personne, indépendamment de son lieu de naissance, de son sexe, de son ethnie, de sa condition sociale ou de sa religion.

 

Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin. Elle dénonce les atteintes à la dignité et aux droits de l'homme et se bat pour améliorer la situation des populations. MdM ne mène pas seulement des actions d'urgence, mais aussi des programmes de long terme. L'association maintient ses activités au-delà des crises afin de participer à l'effort de reconstruction d'un pays. Sur place, la formation des équipes médicales et les liens avec les partenaires locaux garantissent le suivi des projets dans la durée.

Contexte et mission :

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) a mené sa première intervention en RDC en 2002 dans le cadre d’un projet d’urgence à Tshofa (ex-Kasaï Oriental). Ce projet s’est poursuivi par un programme d’appui aux soins de santé primaires de 2003 à 2005 dans les zones de santé de Tshofa et de Mwetshi (ex-Kasaï-Occidental). La consolidation des acquis de ces projets s’est faite au travers du plan quinquennal 2006-2010 dont l’objectif principal était l’amélioration de l’environnement sanitaire des populations.

MdM a ensuite développé son programme triennal 2011-2013 d’appui aux activités de soins de santé primaires dans les zones de santé de Bena Tshiadi, Muetshi et Ndesha. A cela, MdM-BE a ajouté un second projet, « Eau potable au Kasaï occidental », pour répondre au problème lié à l’accès à l’eau potable des populations de Bena Tshiadi, Muetshi et Ndesha.

Le programme triennal développé de 2014 à 2016 a eu pour objectif principal, l’amélioration de la couverture effective des soins de santé sexuelle et reproductive dans les zones de santé de Moba et Kansimba.

Profil recherché :

 

  1. CONTEXTE SPECIFIQUE AU POSTE

 

Sous la supervision technique du Coordinateur de l’Administration, des Finances et des Ressources Humaines (CAF) et du Coordinateur de Projet/ Chef de la base Moba, le Responsable Administratif, Financier et RH (H/F) aura pour objectif d’assurer la bonne gestion administrative et financière du projet.

 

  1. PRINCIPALES RESPONSABILITES ET TACHES

 

Les responsabilités du responsable Administratif, RH et Finances sont déclinées autour de trois axes, à savoir : la gestion financière, la gestion administrative et la gestion des Ressources Humaines.

 

3.1. Gestion financière

 

  1. Au niveau de la base

 

  • Gestion de la trésorerie

 

  • Assurer la trésorerie suffisante pour la base, en élaborant les demandes de trésorerie mensuelles (DA) pour envoie au CAF de la mission
  • Organiser les mouvements des fonds depuis la banque, la caisse, le coffre en respectant le manuel de sécurité des fonds.

 

  • Gestion de la comptabilité

 

  • Assurer et transmettre au CAF une comptabilité de la base consolidée cohérente avec le plan comptable et budgétaire, en veillant à la bonne tenue, la qualité et la transparence des données comptables dans les délais impartis ;
  • Garantir une situation comptable de la caisse et ou du coffre dont il/elle a la charge dans les délais impartis et tenue à cet effet des livres de caisse et de coffre ;
  • Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avance de la base
  •  Assurer le double archivage (physique et numérique sur one drive) des pièces comptables des journaux de la base et leur transmission au siège suivant les délais impartis
  • Superviser la bonne gestion des inventaires en collaboration avec le service de la logistique.

 

 

 

  • Gestion budgétaire

 

  • Assurer l’encadrement, le contrôle et la consolidation comptable de la base (contrôle des imputations comptables et analytique) ;
  • Mettre en place des systèmes de contrôle interne des coûts et des dépenses (logistique et terrain) et les fait valider par la CAF ;
  • Développe avec l’appui du CAF des outils de gestion propres aux besoins du projet ;
  • Elaborer le suivi budgétaire du projet et en assurer la diffusion auprès des équipes logistiques et du programme ;
  • Assurer le suivi rigoureux des contrats / marchés en cours ou planifiés, en termes d’avancement des prestations et de taux d’exécution des dépenses.
  • Participer activement aux audits externes et internes du projet ;

 

  1. Auprès des partenaires du programme

 

  • Renforcer les capacités organisationnelles et techniques des BCZ ainsi que de l’équipe médicale des structures sanitaires sur le plan de la gestion financière, et assure une gestion de partenariat efficace et constructif.
  • Alerter le CAF et le CoProg en cas de dépenses irrationnelles, d’irrégularités constatées dans les procédures BCZS ou non-respect des procédures financières MdM-B par ces derniers afin de les consolider en partenariat avec leur comité de gestion et les responsables du programme.
  • Assurer le Contrôle la concordance entre les primes versées et les primes réellement perçues par les prestataires des soins FOSA bénéficiaires et communique tout écart au CAF et au CoProg.
  • Organiser, en collaboration avec les MCP, le CoProg et le CAF le système de paiement des partenaires locaux, des communautés dans les zones de santé ainsi que du BCZ.

 

    1.  Gestion administrative

 

  • Accueil et information des visiteurs
  • Appuyer à la rédaction et la saisie des correspondances et documents divers
  • Assurer la tenue d’un système de classement administratif (électronique et papier) du courrier « départ » et « arrivée » de la base
  • Participer à l’actualisation du manuel des procédures du programme
  • Participer à l’élaboration des rapports de clôture du programme
  • Appuie l’organisation des voyages du personnel MdM BE et des partenaires en visites    sur la mission
  • Assure les liens avec l’administration locale et/ou avec les autres partenaires du programme en l’absence ou sous délégation de la Coordination Administrative et Financière
  • Veille à la conformité des procédures MdM-B avec les exigences administratives locales et alerte à temps la Coordination Administrative et Financière le cas échéant.

 

    1. Gestion des Ressources Humaines

 

  • Participer au processus de recrutement, notamment en ce qui concerne les aspects liés au respect des dispositions légales et réglementaires ;
  • Avant le 25 du mois, prépare et soumet à la Coordination Administrative et Financière les fichiers de paie et le suivi des congés du staff sur la base.
  • Assure la tenue à jour les dossiers individuels du staff et veille à leur complétude
  • Veille à ce que les impôts et autres charges sociales en lien avec le personnel soient payés, déclarés dans les délais impartis.
  • Participe à l’élaboration des plans de formation du staff sur la mission en collaboration avec la Coordination de la mission.
  • Assurer l’induction du nouveau staff

 

  1. PROFIL RECHERCHE 

 

    1. Etude et formation

 

  • Diplôme universitaire en commerce, administration ou finance (niveau Licence de préférence)

 

    1. Expériences 
  • Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente à un poste similaire au sein d’une ONG internationale ou d’un projet de développement

 

    1. Compétences 
  • Bonne connaissance du cycle de projet et expérience de travail avec des partenaires locaux ;
  • Grande capacité d’organisation (planification des tâches, respect des délais, sens des      priorités, preuve d’initiative, etc.) ;
  • Maîtrise de l’outil informatique, et en particulier des logiciels Windows et de la suite MS Office ;
  • Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
  • Bonnes capacités rédactionnelles et d’analyse ;
  • Bonne connaissance du logiciel comptable SAGA

 

    1. Qualités 

 

  • Pragmatisme et facilité à travailler de manière fonctionnelle et pratique dans un environnement de travail intense et exigeant ;
  • Dynamisme et bon esprit d’équipe ;
  • Rigueur, autonomie et discrétion ;
  • Flexibilité, ouverture d’esprit et sociabilité ;
  • Forte intégrité et respect des valeurs de MdM-BE ;

 

  1. CONTRAT ET CANDIDATURE

 

    1. Type et durée du contrat 

 

Contrat à durée déterminée de 12 mois, renouvelable, à pourvoir au mois de Novembre 2020.

 

    1. Dossier de candidature 

 

  • Curriculum vitae (2 pages max)
  • Lettre de motivation (1 page)
  • 3 références professionnelles, de préférence celles des derniers employeurs du candidat.

 

 

    1. Dépôt des candidatures 

 

Le dépôt des candidatures s’effectuera uniquement en ligne et sous le format PDF. Les candidats intéressés devront envoyer leur dossier au plus tard le 10 Novembre 2020 à 15 heures Heure GMT à l’adresse : [email protected] , en faisant mention de la référence « Responsable Admin Fin Rh– Moba » dans l’objet de l’e-mail.

 

    1. Exclusion de candidature, dispositions diverses

 

Des candidatures pourront être exclues du processus de recrutement et être déclarées irrecevables lorsqu’un candidat ou une personne interposée tentera d’influencer, directement ou indirectement, la ou les personnes en charge de la sélection des dossiers.

 

Seules les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests écrits et les entretiens.

 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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