Responsable Administratif et Financier

Présentation entreprise :

I - Contexte de la mission

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l'égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

  • Soigner  : donner un réel accès aux soins aux populations.
  • Accompagner  : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
  • Témoigner  : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Indépendance, Engagement, Equilibre

Contexte et mission :

En République Démocratique du Congo (RDC), la santé des femmes est un enjeu de société. Outre le manque général d'accès aux soins de santé en raison du manque de structures, de qualifications et les distances à parcourir, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

C'est pourquoi Médecins du Monde est présente sur place depuis plusieurs années.

Au Sud-Kivu, à Bukavu, nous soutenons l'hôpital Panzi du Dr. MUKWEGE, qui vient en aide aux survivantes de violences sexuelles, et avons mis en place un projet de prévention des violences sexuelles (« Communes Sans viols »). Nous intervenons également à Uvira sur des programme d’accès aux soins de santé primaire, et le RAF recruté sera basé à Uvira.

Dans la région de Moba, nous renforçons les soins destinés aux femmes, aux mères et aux enfants. Dans la ville de Kinshasa, nous venons en aide aux enfants en situation de rue. De plus, nous sommes également intervenus lors de la riposte Ebola à Bukavu et nous avons participé à la riposte Covid-19 à Kinshasa et au Sud Kivu.

Actuellement, MdM B exécute un projet d’intervention multisectorielle au profit des personnes vulnérables et affectées par les conflits dans les zones de santé d’Itombwe et de Minembwe

Profil recherché :

2. CONTEXTE SPECIFIQUE DU POSTE

Sous la supervision directe du Chef de Projet Uvira, et la supervision technique du Coordinateur Administratif, Financier et Ressources Humaines (CAF) le Responsable Administratif et Financier aura pour mission d’appuyer la Coordination du projet dans la gestion Administrative, RH et Financière de sa base d’affectation

3. PRINCIPALES RESPONSABILITES ET TACHES

    1. Assurer la tenue de la caisse et collaborer à la gestion efficiente de la trésorerie dans le respect de la procédure d’achat et du circuit de validation.
  • Responsable de la tenue quotidienne de la caisse ;
  • Respecte les règles de sécurité financière dans la réalisation de toutes les transactions financières du site ;
  • Assure la bonne tenue du cahier des avances de fonctionnement ;
  • Veille à la complétude des dossiers d’achat et de la présence de toutes les signatures du circuit de validation avant tout règlement ;
  • Procède avec le chef de projet, à des contrôles de caisse hebdomadaires et mensuels ;
  • S’assure de l’existence de provision suffisante avant l’émission d’un chèque ou virement bancaire à la signature des responsables budgétaires ;
  • Participe à la réalisation de la demande d’approvisionnement (DA) mensuelle en fonds en lien avec l’équipe programme et logistique.

 

 

    1.  Assure la bonne gestion des journaux comptables
  • Procède à la saisie des pièces comptables après vérification de la conformité du dossier de paiement et dans les respects de la nomenclature des comptes de MDM-BE ;
  • Réalise le rapprochement bancaire mensuel ;
  • Procède à la clôture mensuelle des journaux comptables après vérifications (lettrage des avances, cohérence entre codes comptables, bailleur, ligne de financement, tiers, libelles, montants, etc.) avant de les transmettre au responsable administratif et financier du projet pour validation ;
  • Informe immédiatement le CP de toute anomalie ou problème lié à la gestion de caisse (facture non conforme, codification ; etc.).
  • Produit toutes les annexes liées à la comptabilité mensuelle ;
  • Assure la régularisation des pièces et documents comptables en cas de réaffectation budgétaire ;
  • Assure l’archivage des pièces comptables de sa base ;
  • Procède à la vérification des factures médicales sur la base des conventions signées avec les centres de références médicales.

 

    1.  Participe activement aux travaux d’audits et contribue à l’élaboration des budgets, des suivis budgétaires, des rapports financiers
  • Participe à l’élaboration du budget annuel et des révisés budgétaires du site en lien avec l’équipe programme et logistique sous la supervision de l’administrateur et du coordinateur financier.
  • Participe activement aux travaux d’audits en lien avec le CP et le CAF.

 

    1.  Participe à la gestion administrative
  • Tient un registre de courriers entrants et sortants et participe à la rédaction des correspondances ;
  • Participe au suivi des contrats (bail, assurance, etc.) et conventions en veillant au respect des échéances de renouvellement. Il fait des alertes au RAF sur les échéances ;
  • Exécute toutes les formalités administratives et fiscales du site auprès des institutions, services et organes agrées ;
  • Fait valider par les instances agrées, les documents administratifs du site relatif aux RH (nouveaux contrats, avenants, STC, etc.) ;
  • Participe au briefing administratif de tout nouvel arrivant sur le site ;
  • Participe au maintien de bonnes relations avec les autorités administratives (inspection du travail, ONEM, DGM, DGI, etc.) au niveau local ;
  • Fait des alertes au CP sur la base du tableau de suivi des échéances financières ; RH et administratives (impôts, taxes, charges sociales, loyer…) ;
  • S'assure du respect des procédures administratives de sa base ;
  • Alerte le CP sur les différents litiges avec les employés ;
  • Participe au processus de recrutement de recrutement et met à jour le fichier de suivi de recrutement de sa base ;
  • Elaborer le suivi de congés, de contrat et des périodes d’évaluation du personnel de sa base ;
  • Assiste le personnel de sa base dans la mise à jour des timesheets mensuel ;
  • Mettre à jour mensuellement l’organigramme de sa base ;
  • Participe à l’élaboration du sitrep de sa base
  • Assure l’archivage de l’ensemble des documents sur le site, et transmet les originaux à la coordination administrative ;

 

4. PROFIL RECHERCHE

    1. Etudes et formation
  • Diplôme universitaire en Administration, Finance et Ressources Humaines ou dans un domaine apparenté.

 

 

    1. Expériences 
  • Minimum 3 ans d’expérience professionnelle pertinente à un poste similaire au sein d’une ONG internationale ou d’un projet de développement.

 

    1. Compétences 
  • Grande capacité d’organisation (planification des tâches, respect des délais, sens des priorités, preuve d’initiative, etc.) ;
  • Maîtrise de l’outil informatique, en particulier des logiciels Windows et de la suite MS Office
  • Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
  • Maitrise d’une langue locale de la zone est un atout
  • Bonnes capacités rédactionnelles et d’analyse ;
  • Bonne connaissance du logiciel comptable SAGA et Homère ;
  • Bonne maitrise du code de travail congolais ;

 

    1. Qualités 
  • Pragmatisme et facilité à travailler de manière fonctionnelle et pratique dans un environnement de travail intense et exigeant ;
  • Dynamisme et bon esprit d’équipe ;
  • Rigueur, autonomie et discrétion ;
  • Flexibilité, ouverture d’esprit et sociabilité ;
  • Forte intégrité et respect des valeurs de MdM-BE.

 

5. COMMENT POSTULER

a) Dossier de candidatures

  • Curriculum vitae (3 pages maximum)
  • Lettre de motivation (1 page maximum)
  • 3 références professionnelles, de préférence celles des derniers employeurs du candidat
  • Carte de l’ONEM pour les sans emploi

b) Dépôt de candidatures

Les candidats intéressés doivent adresser leurs candidatures uniquement en ligne, en faisant mention de la référence «  RAF_Uvira_CD23-001/MdM/04/2021 » dans l’objet du courriel à l’adresse [email protected] au plus-tard le 02 mai 2021 à 16h30 , heure de Bukavu.

VI. Exclusion de candidature, dispositions diverses

Des candidatures pourront être exclues du processus de recrutement et être déclarées irrecevables lorsqu’un (e) candidat(e) ou une personne interposée tentera d’influencer, directement ou indirectement, la ou les personnes en charge de la sélection des dossiers.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests écrits et les entretiens.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

 

MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

En cas de suspicion de fraude liée au processus de recrutement chez MdM, veuillez nous contacter gratuitement au numéro  suivant : +243 822 229 681

 

MdM vous remercie pour l’intérêt envers son organisation et vous souhaite beaucoup de succès dans votre parcours