Responsable Administratif et Assistant Administratif

Présentation entreprise :

Profil de l’entreprise :

SoCha (signifiant « Social Change ») est une entreprise indépendante de suivi, de l’évaluation et de l’'apprentissage (ME&L) qui fournit des solutions sur mesure aux défis sociaux. Nous sommes une petite entreprise enregistrée aux États-Unis avec des bureaux d'appui au personnel à Nairobi, à Bangkok et à l'Ile Maurice. SoCha participe actuellement à plusieurs programmes d'aide au développement en Asie et en Afrique.

 

Contexte :

SoCha, LLC est chargé de la mise en œuvre du programme de support stratégique de mission (MSSP) de la République Démocratique du Congo (USAID/RDC), pour une durée de 5 ans. L'objectif du MSSP est de fournir des services techniques et de conseil pour la planification, la conception, l'exécution, la dissémination et l'apprentissage du suivi et de l'évaluation des portefeuilles de la Mission; assister la Mission par le suivi, l'évaluation et l'apprentissage au niveau stratégique et opérationnel, y compris par la collecte et la vérification de données, par la visualisation des données (notamment avec des systèmes d'information géographique), par des évaluations de qualité des données, des évaluations d'impact et de performance, par l'apprentissage organisationnel et par la collaboration entre les partenaires d'implémentation de USAID. Le Programme mettra également en œuvre un programme de renforcement des capacités pour la mission et les partenaires d'exécution, en développant une base de connaissances en S&E au sein de la mission et en adaptant un programme d'études pour développer les compétences du personnel de la mission.   SoCha est à la recherche de personnes qualifiées pour remplir les rôles de Responsable administratif et d'Assistant administratif.

 

Le Responsable administratif et l'Assistant administratif sont responsables du bon fonctionnement administratif des bureaux de projet.

Contexte et mission :

Responsabilités :

Responsable Administratif (Goma)

Placé sous l'autorité directe du Responsable financier et administratif, le responsable administratif de Goma devra :

  • Gérer les besoins administratifs du bureau de Goma ;
  • Superviser l'équipe des opérations et assurer la conformité à toutes les règles et réglementations de SoCha et des donateurs ;
  • Soutenir le travail de l'équipe de suivi, d'évaluation et de vérification de Goma ;
  • Travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des RH, des opérations, de la logistique et de la finance pour fournir un appui opérationnel à toutes les activités du projet ;
  • Gestion des réunion, voyage et gestion du planning – superviser le bon déroulement de ces fonctions de bureau ;
  • Agir en tant que secrétariat lors les réunions de haut niveau si nécessaire ;
  • Gérer les exigences de financement de bureau telles que les réservations en argent comptant et logistique.

 

Assistant administratif (Kinshasa et Goma)

  • Soutenir les équipes de finance, des opérations et de techniques selon les besoins ;

 

 

 

Les tâches mentionnées ci-dessus sont indicatives, mais pas exhaustives pour le rôle, d'autres tâches peuvent être attribuées par le superviseur, le chef d'équipe ou son délégué.

  • Travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des RH, des opérations, de la logistique et de la finance pour fournir un appui opérationnel à toutes les activités du projet 
  • Soutenir les équipes techniques et opérationnelle en scannant les documents et en fournissant les copies dans les meilleurs délais ;
  • Maintenir les dossiers du projet à jour et aider à la gestion du bureau ;
  • Gestion de l'information – tenir à jour les systèmes d'archivage de bureau ; tenir à jour les ressources des bibliothèques ; saisir, mettre en forme et distribuer les procès-verbaux des réunions ;
  • Gestion des réunion, voyage et gestion des horaires – aider le Logisticien et le Responsable du Bureau et des RH à gérer ces fonctions de bureau ;
  • Soutenir les actions d'achat de fournitures et de matériel de bureau (par exemple, pour les ateliers) et assurer un approvisionnement adéquat en matériel de bureau (papier, toner, papeterie, produits de nettoyage, articles de toilette, etc.) pour le fonctionnement quotidien du bureau ;
  • Coordination des conférences et des ateliers - Coordonner au besoin avec le conseiller CLA & Comms. et le conseiller en renforcement des capacités et de formation pour assurer une préparation et un déroulement harmonieux des conférences et des ateliers ;
  • Aider le personnel dans les tâches de débordement, y compris le traitement de texte, la saisie de données et les tâches de recherche sur Internet ;
  • Offrir un environnement accueillant aux visiteurs du bureau de projet en tant que premier point de contact ;
  • Gestion des communications – Traiter les appels, le courrier et les communications électroniques, composer et saisir la correspondance ; et faire l’interface entre chaque partie qui passent par le bureau du projet ou qui l’utilisent ;
  • Transmettre les messages et les informations aux personnes concernées, en accordant une attention particulière à canaliser les communications vers d'autres bureaux de projet ;
  • Gérer le courrier et les livraisons au bureau en temps opportun ;
  • Contrôler les réservations d'espaces de bureaux et organiser selon les besoins.

Profil recherché :

Qualifications :

  • Maîtrise de l'anglais.
  • Excellentes compétences de communication et de relation, et aptitude pour le travail d'équipe.
  • Excellentes compétences de coordination avec une attention aux détails, à l'exactitude et à la ponctualité.
  • Niveau Licence de préférence.
  • Responsable administratif  : Au moins cinq (5) ans d'expérience pertinente sur des projets financés par des donateurs dans un rôle administratif, de préférence sur des projets USAID.
  • Assistant administratif : Au moins deux (2) ans d'expérience pertinente sur des projets financés par des donateurs dans un rôle administratif, de préférence sur des projets de USAID.
  • Excellente maitrise de MS Word et Excel.
  • Familiarité avec les réglementations et procédures de USAID.
  • Une initiative démontrée et une motivation personnelle dans l’accomplissement des tâches assignées.

 

 

 

 

Lieu  :

République démocratique du Congo

  • Responsable Administratif - Goma  
  • Assistant administratif (2 postes) – Kinshasa et Goma

Comment postuler  :

Pour soumettre votre candidature, veuillez appliquer directement sur notre page de recrutement a https://jobs.socha.net/ .   Les candidats seront considérés uniquement s’ils appliquent directement sur notre site Internet.   La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 25 Novembre, 2021, L'examen des candidatures se fera sur une base continue.

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