Réceptionniste (poste réservé aux nationaux)

Présentation entreprise :

La GIZ, Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale
pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le
développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois
difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer
durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.

Contexte et mission :

Sous la supervision de la Responsable Administrative & Financière, le/la titulaire du poste aura les responsabilités
suivantes :
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste travaille dans le projet « Biodiversités et Gestion Durable des Forêts », BGF, basé à Kindu et
est responsable des activités suivantes :
? Accueil téléphonique et de réception ;
? Coordination et gestion du bureau ;
? Appui au secrétariat du projet ;
? Appui à l’administration du projet.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
A. Attributions
Services d’accueil téléphonique et de réception
? Répond au téléphone, traite, reprend ou transfère les appels et les messages ;
? Tient une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les
collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
? Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages
électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) et en organise le traitement selon les priorités ;
? Ecrit des lettres officielles selon les instructions de la gestion du projet à Kindu et s’occupe de la signature, la
distribution et de l’archivage ;
? Accueille les visiteurs avec courtoisie ;
? Veille au confort des visiteurs en leur proposant des rafraîchissements en collaboration avec les techniciens de
surface.
Coordination et gestion de bureau
? Organise les locaux pour les réunions en collaboration avec la logistique ;
? Met en place des équipements et autres matériels nécessaires à la tenue des réunions en collaboration avec la
logistique ;
? Veille à la propreté de la réception et la salle de réunion ;
? Point focal secrétariat de Kindu : imprime, scan, organise les signataires et transfère les documents au site de
Kinshasa et Bukavu au besoin.
Travaux et services de bureau
? Veille à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire de personnes contenant les coordonnées de
contact (numéros de téléphone et adresses électroniques) ;
 
? Trie et distribue le courrier entrant (lettres, messages électroniques, factures, autres documents officiels) ;
? S’occupe de distribuer/réceptionner les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau GIZ à
Kinshasa, services gouvernementaux, etc.
? Assure que la réception du courrier et sa transmission sont enregistrées en détail ;
? Tient un registre du courrier entrant, sortant et des factures.
Autres attributions
? Assume d’autres activités et tâches en rapport avec ses compétences sur instruction de la hiérarchie.

Profil recherché :

Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
? Avoir au minimum un diplôme d’état en secrétariat, hôtellerie, ou discipline équivalente ;
? Avoir un certificat ou un diplôme délivré par une école reconnu de formation à des fonctions de bureau sera un
avantage.
Expérience professionnelle
? Au moins 1 à 3 ans d’expérience à un poste similaire.
Autres connaissances/compétences
? Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication
(logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet, etc.), des applications
informatiques (telles que MS Office) ;
? Très bonne maîtrise (à l’oral et à l’écrit) du français et du swahili ;
? Avoir une connaissance en anglais ou en allemand sera un avantage ;
? Courtoisie et serviabilité à l’égard des visiteurs ;
? Traitement confidentiel des informations se rapportant aux ressources humaines et aux finances ;
? Être apte à travailler avec rapidité en produisant des résultats escomptés malgré le stress ;
? Être honnête et possédant des valeurs morales confirmées par son entourage et références professionnelles ;
? Ponctualité, assiduité, dextérité, fiabilité et sens de l’ordre, bonne présentation dans l’attitude et la tenue
vestimentaire ;
? Avoir l’esprit d’équipe.
? Manifester un engagement à la mission de la GIZ, à sa vision et à ses valeurs.
D. Soumission de candidatures :
Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec mention impérative du titre du poste et du n° de
l’Avis de Vacance de Poste dans l’intitulé du mail) au plus tard le 22/10/2021 à 15H00, uniquement à l’adresse
électronique suivante : [email protected] .
Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV en français avec 3 références
à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes. N’oubliez pas de préciser votre adresse
électronique et votre numéro de téléphone. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une interview
seront contacté(e)s.
NB : les candidatures masculines sont particulièrement encouragées.

Présentation entreprise : Créer depuis le 27 Novembre 2007, le Fonds pour les Femmes Congolaises (FFC) est la première organisation non gouvernementale congolaise qui mobilise les ressources financières et techniques…