Operation’s Coordinator

Operation’s Coordinator

Lieu

Mbuji-Mayi

Description

Le poste

SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL- DRC

1 Operation’s Coordinator
Basé à Mbuji-Mayi

RECRUTEMENT EXTERNE

We are Save the Children. We work in more than 120 countries. We save children’s lives. We fight for their rights. We help them fulfill their potential.

 

A propos de Save the Children

Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.

Save the Children en RDC

Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.

Dans le cadre de ses activités en République Démocratique du Congo, Save the Children International, cherche à recruter Un Operation’s Coordinator qui sera basé à Mbuji-Mayi.

LE POSTE

Le responsable de ce poste est chargé d’appuyer le Deputy Chief of party dans la planification et le suivi de l’ensemble des projets avec une responsabilité importante sur les aspects administratifs, logistiques et le suivi budgétaire. Il/Elle travaille avec l’équipe du projet, le management et les fonctions Support afin de garantir la bonne exécution du plan de recrutement, le plan d’achat, le cash request, le plan de mouvement et toute tâche préparatoire des missions et ateliers. Il/Elle appuie dans la facilitation du travail avec les ONG partenaires, les institutions déconcentrées du ministère de la Santé, les organisations communautaires. Il/Elle appuie dans le cadre de la préparation des missions bailleurs, des membres et contribue à l’analyse régulière des risques opérationnels.

En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.

ROLE ET RESPONSABILITE :
PRINCIPALES TACHES :

Coordination des Operations Programmes et suivi :

  • Appuyer la préparation et l’organisation des missions terrain et ateliers planifiés dans le cadre de l’exécution du projet en accord avec le Deputy Chief of Party ;
  • Appuyer l’élaboration des documents de planification de projets (programmatiques et financiers) en lien avec les contrats de financement et documents de projets tout en veillant à la prise en compte des enfants avec handicaps.
  • Veiller à la mise en oeuvre coordonnée et rigoureuse des activités suivant le forecast en place tout en mettant en place les documents normatifs requis pour un bon partenariat.
  • Coordonner l’élaboration des plans de recrutement, le plan d’achat et assurer le suivi régulier de la progression en rapport avec les Départements compétents au sein de la base et de la mission en général ;
  • Coordonner et soumettre régulièrement les besoins logistiques, administratifs et financiers au CoP pour la bonne marche des activités du projet ;
  • Mettre en place des procédés opérationnels de suivi budgétaires, financiers, et administratifs permettant d’alerter le CoP sur les risques susceptibles de survenir et de proposer des mesures de mitigation.
  • Coordonner la collecte des outils de suivi (PAR, IPTT, OT, PA, BvAs) pour les réunions de revues en collaborant avec les responsables chargés du suivi et de l’évaluation.
  • Analyser les consommations budgétaires des projets et faire des propositions d’actions aux responsables budgétaires (Chief of party, Deputy Chief of party, Programme Manager, Area Manager, Operations Team…) ;
  • Préparer la documentation technique de suivi des projets à présenter aux réunions mensuelles de suivi des projets et des réunions de coordination ;
  • Ecrire les différents rapports d’activités mensuels, trimestriels, annuels en rapport avec les chargés de suivi et évaluation tout en veillant sur l’exhaustivité et la cohérence des données fournies dans les rapports.

Suivi Budget et programmation:

  • Accompagner le développement et la mise à jour des plans de dépense (forecast) ;
  • Coordonner avec l’équipe Programme la demande du cash request et le suivi budgétaire des dépenses engagées,
  • Coordonner la production des outils et la tenue de la réunion Finance avec un plan d’action ;
  • S’assurer de la bonne exécution du plan de dépenses avec des analyses croisées par rapport au cash request ;
  • Faciliter les audits et l’accès aux informations requises ;
  • Réviser et analyser mensuellement la planification en fonction du suivi budgétaire et soumettre des propositions d’actions en vue d’une amélioration selon les contraintes et difficultés (analyse Bvas, Cash request, réalignement et réallocation…) ;
  • Assurer une bonne répartition des allocations budgétaires pour les dépenses de fonctionnement et de personnel à l’aide du Master Budget ;
  • Analyser les consommations budgétaires des lignes support et staff des budgets et proposer les réallocations mensuelles nécessaires ;

Logistique /Achat:

  • Coordonner avec l’équipe logistique bureau et l’équipe Programme la mise en place d’un plan d’achat et de distribution et son exécution conformément aux politiques SCI et exigences bailleurs ;
  • Suivre avec l’équipe logistique l’évolution des achats et des plans de distribution et toute adaptation de besoin en coordination avec l’équipe Programme ;
  • Suivre régulièrement les réceptions des biens et services engagés au nom du projet ainsi que les plans de distribution ;
  • S’assurer de l’effectivité des dossiers Achat, de distribution, paiement et suivre l’archivage appropriée
  • S’assurer d’archiver les documents d’audit en rapport avec les règles de compliance du projet ;
  • Soutenir le Warehouse dans les questions d’inventaires et d’analyse stock au besoin avec des recommandations au Programme ;
  • Veiller à la bonne planification des mouvements terrain et l’utilisation rationnelle des ressources ;
  • Appuyer le management dans la gestion de la sécurité dans la zone opérationnelle du projet ;
  • Assurer la visite des sites et des lieux d’activités en vue des accompagnements logistiques appropriés.

Administration/HR:

  • Coordonner la mise en place des plans de formation, de recrutement et les déploiements terrain des staffs ;
  • Faciliter les missions de terrain, les ateliers et formations conformément à la planification des activités ;
  • Appuyer à la bonne préparation des visites bailleurs et partenaires ;
  • S’assurer que les dossiers Staffs sont bien archivés et les contrats suivis régulièrement pour rappel au Management ;
  • Coordonner et veiller au respect du plan de congé de l’équipe et partager avec les HR pour action ;
  • Accompagner le PM et le Management dans la promotion des valeurs, valeurs, politiques et code de conduite de l’organisation au sein de l’équipe, la culture du professionnalisme et une gestion efficace de la communication au sein de l’équipe
  • Le Chief of party peut déléguer certaines tâches au titulaire de ce poste, dans le cadre de l’apprentissage et du développement personnel de ce dernier en vue de lui permettre d’évoluer dans sa carrière avec les enfants dans le respect des valeurs de SCI.

Politique de défense d’Enfant (PDE)

  • Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales
  • Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
  • Sur Instruction de la Directeur-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE ;
  • Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en oeuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction
  • Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs et domaines de travail respectifs ;
  • Sur Instruction de la Directeur-pays, collaborer à la mise en oeuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation aux investigations sur les allégations et cas de PDE.

QUALIFICATIONS

  • Master en Santé Publique, en nutrition ; en sciences sociales, en développement international ou dans un domaine connexe ;
  • Grandes capacités dans la gestion des opérations en général, couplées à une forte connaissance en informatiques, analyse et le suivi-évaluation.

EXPERIENCE AND COMPETENCES

Essentiel :

  • 2 à 4 ans d’expérience dans des domaines pertinents comme la gestion des programmes de santé, la logistique, l’administration, les finances ;
  • Expérience dans le suivi budgétaire, l’élaboration des plans opérationnels et gestion des risques ;
  • Expérience dans le développement d’outils et de matériel de suivi des projets ;
  • Expérience dans la mise en oeuvre des projets financés par les bailleurs Européens, Britanniques et Américains et une bonne maitrise des règles et procédures d’achat selon les exigences standard ;
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en français, la connaissance de l’anglais et les langues locales du Kasaï, sont un atout ;
  • Expérience avérée dans la gestion des opérations santé ;
  • Faire preuve d’une grande autonomie et de créativité ;
  • Grande capacité d’anticipation et de réactivité.

Désirable :

  • Familier avec le contexte du Kasaï en sachant interagir en Tshiluba,
  • La connaissance de l’anglais serait un atout.

Comment postuler ?

Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, Copies de diplôme, Attestation de service rendus, CV avec 3 personnes de référence, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 06 Septembre 2020 à 16h00 avec en objet la mention «  Operation’s Coordinator » au lien suivant ci-dessous :
https://stcuk.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=200004T0&tz=GMT%2B01%3A00&tzname=Africa%2FLagos
 
https://stcuk.taleo.net/careersection/in/jobdetail.ftl?job=200004T0&tz=GMT%2B01%3A00&tzname=Africa%2FLagos

Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

 

SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.

Contact

Société : Save the Children

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