Officier (ère) Administration P – DEC

Contexte et mission :

Résumé du Poste
L'Officier(ère) d'administration est chargé(e) de veiller à ce que l'ensemble des activités nécessaires à l'administration, aux opérations et au soutien logistique de P-DEC soit fourni au plus haut niveau, conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps.
L'Officier d'administration du programme P-DEC joue un rôle essentiel dans le soutien des activités du programme par le biais de ses services.
Il/elle fournira une assistance à toutes les composantes, notamment en ce qui concerne la gestion des actifs, les achats, la rédaction de simples correspondances, la coordination des activités et l'administration générale.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
1. Administration générale du programme
Suivre les activités d'entretien, de réparation, de propreté et de la sécurité des bureaux P-DEC;
Accueillir et orienter les visiteurs au bureau P-DEC;
Mettre en œuvre de nouveaux systèmes pour améliorer la gestion administrative du projet.
Coordonner l'organisation des réunions internes et externes, en veillant à ce que la réservation des salles soit complète et conformément à la procédure appropriée, entretenir et aménager les salles de réunion avec l'équipement approprié (projecteur, haut-parleur, flip chart, café, etc.) avant les réunions ;
Aider à la planification des activités du projet et à la coordination de l'équipe par la tenue d'un calendrier :
Coordonner les déplacements suivant les procédures de voyage ;
Appuyer les activités d'archivage et de conservation des dossiers de programmes ;
Assurer une coordination efficace avec les membres de l'équipe des achats, de l'administration, des finances et de la logistique, afin de veiller à ce que tous les membres de l'équipe respectent les exigences ;
2. Gestion et achat de matériel (actifs, fournitures....)
Servir de point focal pour toute la gestion des actifs du projet, et assurer le respect des normes de l'USAID et de la politique de Mercy Corps.
Tenir à jour un inventaire des actifs conformément aux normes et procédures du manuel de procédures, et procéder à une vérification semestrielle (ou selon d'autres dispositions prises par le donateur).
Vérifier de manière proactive la fonctionnalité des biens, en veillant à ce que les réparations soient effectuées en temps voulu et à ce que les nouveaux biens nécessaires soient achetés.
3.
Approvisionnement
Assurer la liaison avec l'unité de passation des marchés afin de fournir des conseils judicieux sur les actions de passation des marchés
Lire, comprendre et mettre en œuvre le manuel du FP3 de Mercy Corps et les procédures connexes
Aider le personnel du programme selon les besoins pour assurer le respect de toutes les demandes de marché
Gérer le plan d'acquisition du programme, en veillant à une mise à jour mensuelle en fonction des exigences de tous les éléments du programme
Tenir à jour la liste de référence des relations publiques et assurer un suivi complet avec les responsables des composantes et l'équipe chargée des achats pour veiller à ce que toutes les demandes en instance soient clôturées ou complétées

 

Profil recherché :

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS REQUISES:
Minimum un diplôme universitaire de niveau BAC+4 en administration, sciences sociales, ou d'autres domaines similaires.

Au moins deux années d'expérience professionnelle pratique et de fonctions administratives opérationnelles, idéalement dans une ONG.

Sensibilité prouvée aux questions de genre et inclusion des groupes vulnérables.
Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) et Google.
Excellente maîtrise du swahili et du français. La connaissance de l'anglais serait un atout.
La personne doit être bien organisée, capable de planifier à l'avance et de veiller à ce que les tâches ne
soient pas laissées à la dernière minute.
Faire preuve d'initiative et de capacité à résoudre les problèmes, être capable de faire des suggestions pour
améliorer les opérations et les tâches liées à l'administration.
être flexible et prêt(e) à travailler dans des situations stressantes.
Excellentes compétences en matière de rédaction de correspondance.
La capacité de planifier, de prioriser, d'accomplir et de suivre plusieurs tâches à la fois.