Financial & Admin Officer

Contexte et mission :

RESUME DU POSTE
Le (la) Financial & Admin Officer assure la gestion et le suivi des activités financières et
administratives des subventions conformément aux procédures établies.
Il (elle) est sous la supervision de la Directrice Financière et travaille en étroite collaboration avec le
Responsable de compliance financière et le Gestionnaire des Ressources Humaines. Il (elle) supervise directement les Comptables de terrain directement les Comptables de terrain.
TACHES ET RESPONSABILITES
Coordonner la préparation du budget général et des budgets périodiques des subventions
Contrôler et assurer le suivi de l'exécution du budget conformément au plan de travail budgétisé et expliquer les écarts
Participer aux séances de revues et de négociation de budgets avec les partenaires communautaires et le bailleur
Réaliser des projections de consommations budgétaires et proposer les actions appropriées
Produire les plans des dépenses trimestriels sur base des informations reçues de différents services
Mettre en place un système de contrôle et de suivi financier et budgétaire au niveau de SANRU et du Consortium:
S'assurer que les réconciliations sont faites mensuellement entre le grand livre, le solde de la caisse et de la banque
Suivre toutes les opérations bancaires en rapport avec les fonds des projets
Valider mensuellement l'état de rapprochement bancaire, Suivre toutes les opérations bancaires en rapport avec les fonds des projets en maintenant des relations avec les banques locales et International
S'assurer que toutes les demandes de paiement sont faites en conformité avec le budget et les directives du projet
Valider les requêtes des paiements en faveurs des services et des fournisseurs
Assurer le règlement des factures des fournisseurs et les autres membres du consortium par la banque après obtention tous les accords de la hiérarchie
Effectuer le paiement en ligne des fournisseurs et tiers
Elaborer et partager mensuellement le suivi budgétaire aux Programme et services transversaux
Responsable de la tenue des réunions de suivi Financier chez SANRU et les autres membres du consortium
Collaborer avec le service des finances des autres membres du consortium pour garantir le respect des procédures administratives et financières dans la gestion d'ensemble du projet
Contribuer à l'analyse et aux feedbacks des rapports financiers des autres membres du consortium
S'assurer de la mise en œuvre et suivi des recommandations d'audit Interne et Externe et se rassurer au respect des procédures Interne SANRU et des exigences de l'UGPDDS
Coordonner la préparation des audits interne, externe et différentes revues du bailleur et interaction pendant les audits, revues et évaluations
S'assurer de la conformité de paramétrage du logiciel comptable TOMPRO et son utilisation optimale et contrôler les imputations comptables
Participer à l'élaboration du plan de gestion des risques financiers opérationnels et suivre sa mise en œuvre
Accompagner le personnel des finances / projet PMNS à atteindre les objectifs et la croissance professionnelle
Responsables des Tenue des réunions de staff Financiers du projet PMNS de son ressort;
Elaborer le rapport trimestriel, semestriel et annuel à soumettre au bailleur;
Préparer les requêtes de décaissements à soumettre au bailleur
Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie répondant au profil;
Elaborer mensuellement l'état de rapprochement bancaire
S'assurer que toutes les demandes de paiement sont faites en conformité avec le budget et les directives du projet
Faire le suivi de toutes les avances faites au staff et tiers;
Passer en revue toutes les demandes de paiement (demandes des fonds)
Préparez la demande de paiement de salaires et autres frais de fonctionnement à soumettre au Point Focal PF:
Assurer la vérification des écritures et pièces comptables tout au long du mois et lors de chaque clôture mensuelle de la comptabilité
Assurer le paiement des ONG locales après approbations après obtention tous les accords de la hiérarchie
Maintenir les fichiers suivants : Les factures impayées, les comptes impayés, fournisseurs payés
Examiner et vérifier les factures et vérifier les Requêtes de paiements
Effectuer la vérification (three way match) entre le bon de commande, le bon de livraison ou confirmation de service rendue et la facture du fournisseur
Superviser la comptabilité et la trésorerie
Contrôler régulièrement la caisse des menues dépenses
Collaborer avec le service des finances des partenaires locaux (ONG locales) du projet pour garantir le respect des procédures administratives et financières dans la gestion d'ensemble du projet
Contribuer à l'analyse et aux feedback des rapports financiers des partenaires locaux
Superviser le comptable;
Appuyer le Point focal dans la réalisation de ses tâches administratives suivant les besoins :
Réceptionner, traiter et diffuser des informations (courriers, e-mails.) ;
Assurer la gestion de la communication téléphonique des équipes du projet (octroi des crédits, téléphones, appels des partenaires et des fournisseurs)
Organiser le Tri, le classement et l'archivage des documents de l'Administration du projet
Elaborer chaque mois un rapport des activités RH/Admin à partager au HR Manager
Exécuter toute autre tâche lui confiée par la hiérarchie en rapport avec son poste.

 

Profil recherché :

PROFIL ET QUALIFICATION
Diplôme universitaire BAC+5 en finance ou économie ou équivalent dans le domaine de la gestion
Au moins 3 ans d'expérience dans des postes de comptabilité et de finance après l'obtention du
diplôme universitaire
Formation au reporting financier et formation aux logiciels (par exemple, Tom2pro, Quick books)
Avoir une expérience d'au moins 3 dans gestion de finances de projets de santé:
Expérience professionnelle pertinente en RDC ou dans d'autres pays en situation de post-conflit;
Expérience Connaissance du système de travail des ONGs nationales et/ou internationales;
Etre rigoureux, pointilleux et capable de travailler dans un environnement instable et de faire
preuve de sens pratique en fonction des circonstances :
Etre capable de travailler sous pression :
Aptitude à rédiger des rapports synthétiques;
Expérience de vie ou de travail dans les pays en développement qui aide à comprendre le contexte
du programme, les réalités du terrain et les besoins d'assistance technique.
Maitrise de la langue française, la connaissance de la langue anglais est un atout;
Maitrise des outils informatiques (Powerpoint, Word, Excel, Internet, et des logiciels statistiques).
CONDITIONS DE SOUMISSION
Les dossiers des candidatures comprendront les éléments suivants :
Une lettre de motivation d'une page maximum;
Un curriculum vitae à jour de trois pages maximum, reprenant les coordonnées professionnelles
d'au moins trois (3) personnes de référence
Les copies des diplômes universitaires et autres documents pertinents (certificat de fin de service).
Ces dossiers seront envoyés au plus tard le 03/05/2022 à 16h00, uniquement à l'adresse e-mail
suivante : [email protected] et reprendront obligatoirement la référence complète de l'avis comme objet du courriel.