Finance and Admin Manager

Présentation entreprise :

u cours des 40 dernières années, Medical Care Development International (MCDI), la division internationale de la santé de Medical Care Development, Inc. (MCD), a travaillé pour renforcer les systèmes de santé grâce à des interventions pratiques, fondées sur des preuves et à fort impact dans plusieurs services de santé publique. secteurs dans plus de 40 pays. MCDI collabore avec les donateurs, les gouvernements nationaux, le secteur privé, les agences de santé, les communautés et les parties prenantes locales pour améliorer les résultats de santé des populations vulnérables. MCDI collabore avec les donateurs, les gouvernements nationaux, le secteur privé, les agences de santé, les communautés et les parties prenantes locales pour améliorer la santé et sauver des vies dans les domaines suivants: lutte contre le paludisme; santé maternelle, néonatale et infantile; eau, assainissement et hygiène; tuberculose; VIH / SIDA; et autres maladies transmissibles maladies transmissibles En rejoignant MCDI, les employés se joignent à un réseau diversifié de personnes hautement compétentes, dont beaucoup sont des experts dans leur domaine.

Contexte et mission :

Aperçu du poste:

La division internationale de Medical Care Development Inc., recherche activement un responsable financier et administratif (FAM) pour soutenir l'équipe de la RDC dans toutes les activités financières et administratives du projet Impact Malaria (IM) en République démocratique du Congo (RDC). Le FAM (Finance and admin manager) est responsable de la gestion financière / administrative globale des activités du projet, y compris la budgétisation / les prévisions / la comptabilité et la mise en œuvre de tous les services nécessaires pour soutenir financièrement et administrativement les opérations des bureaux extérieurs.

Tâches de gestion financière:

  • Préparer et soumettre des rapports financiers électroniques mensuels à l'aide de feuilles de calcul / suivi budgétaire au format Excel fourni par MCDI;
  • Envoyer les rapports électroniques au MCDI dans les 5 jours du mois suivant, et les reçus et pièces justificatives dans les 10 jours du mois suivant;
  • Conservez TOUS les registres, y compris les reçus / pièces justificatives avec la commande et la mise à jour mensuelle (avant le 5 de chaque mois). Numérisez et envoyez ces reçus / pièces justificatives au siège social de MCDI conformément aux normes décrites dans les Exigences générales relatives aux pièces justificatives des dépenses.
  • Surveiller les retraits bancaires du compte du projet pour confirmer l'exactitude des relevés et des soldes des comptes, préparer les rapprochements bancaires et gérer les comptes bancaires et les factures;
  • Surveiller et gérer les comptes bancaires et s'assurer que les paiements sont effectués dans le délai;
  • Surveiller les transactions financières du projet;
  • Suivre les transferts électroniques de fonds du siège social du MCDI vers le (s) compte (s) du projet;
  • Gérer (surveiller, contrôler et mettre en ordre) la petite caisse du projet;
  • Préparer les demandes de financement mensuelles au siège social du MCDI conformément au plan de travail et au budget du projet;
  • Participer à la préparation et au suivi du budget du projet;
  • Surveiller les dépenses du projet pour assurer la conformité avec les directives réglementaires pertinentes, en particulier avec le Foreign Corrupt Practices Act;
  • Effectuer des décaissements de fonds pour les frais locaux et de personnel

Tâches administratives

  • Recruter, former et superviser le personnel administratif local.
  • Tenir des registres d'inventaire basés sur les systèmes de gestion d'inventaire MCDI et USAID.
  • Assurez-vous que tous les actifs du projet sont marqués / étiquetés conformément aux directives de marque du projet Impact Malaria
  • Aider à coordonner la logistique du projet et l'achat de biens et services locaux.
  • Faciliter les achats en aidant le responsable des achats du Home Office à préparer les spécifications, les calendriers de livraison, etc.
  • Soutenir le système de suivi / rapport des achats pour inclure une confirmation de réception en temps opportun et un stockage sûr dans les sites d'entrepôt appropriés de toutes les fournitures, équipements et autres actifs acquis par le projet
  • Gestion du transport, y compris l'organisation de la location de véhicules pour les opérations sur le terrain
  • Gestion de la flotte pour inclure le respect des systèmes de contrôle et des calendriers d'entretien.
  • Faciliter l'obtention de la documentation officielle pour les exigences de transport, de visa et d'enregistrement.

Rapportage

Le FAM est responsable des rapports suivants:

  • Rapport financier mensuel
  • Rapport d'étape financier hebdomadaire
  • Rapports mensuels et trimestriels sur les actifs / stocks
  • Rapport hebdomadaire des opérations
  • Autres rapports selon les besoins du projet

Profil recherché :

Qualifications, competences et experience:

  • Licence ou diplôme d’associé en comptabilité ou finance, ou 5 à 6 ans d’expérience en comptabilité, finance, administration, approvisionnement et logistique
  • Expérience pratique de la budgétisation et du suivi financier; direction financière
  • Excellentes compétences informatiques (Word, Excel, Outlook), y compris une expertise d'Excel en tant qu'outil de gestion financière
  • Souci du détail avec des compétences de saisie de données précises
  • Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en tant que membre d'une équipe
  • Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation
  • La capacité à respecter les délais est un must
  • Volonté de voyager au pays
  • Bonnes relations interpersonnelles, esprit d'équipe, capacité à travailler sous stress.
  • Bonnes compétences en communication orale et écrite, avec une excellente maîtrise du français et de l'anglais (de préférence).
  • Connaissance des règlements du gouvernement américain sur les subventions et les contrats (USAID), l'OMB est un avantage
  • Expérience antérieure dans la gestion d'une portée similaire.