Chef de bureau

Présentation entreprise :

ACTED est une organisation non gouvernementale de droit  français engagée dans des programmes d’urgence et de développement  à travers 38 pays au monde.Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.
ACTED œuvre dans le respect d’une impartialité politique et religieuse stricte, selon les principes de non-discrimination et de transparence, et les valeurs de responsabilité, d’impact, d’esprit d’entreprise et d’inspiration.
ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

Contexte et mission :

 Le chef de bureau avec un fort focus sur la sécurité apporte son soutien au chef de projet dans la mise en œuvre des programmes sur sa base. Il est responsable du bon déroulement des activités support sur sa base et fait partie de l’équipe de coordination zonale. Il travaille en étroite collaboration avec le Chargé de Sécurité Zone, le chef de projet, les responsables des départements à la coordination nationale et sous la supervision hiérarchique du coordinateur de Zone.

Le chef de bureau supervise et appui tous les postes support de sa base en corrélation avec le Chef de projet.

A cet effet il devra:

 

  • Contribuer au développement et application de la stratégie de la mission sur sa base et veuille à la construction d’une bonne image et des bonnes relations pour ACTED
  • Faciliter la création d’un environnement de travail sain et productif à travers une bonne communication au niveau de la base et de la coordination zonale
  • Prévenir et réduire le risque en s’assurant que les opérations sur sa base se font en conformité avec les procédures de Finances, Logistiques, Administrations/ RH, Transparence et sécurité ACTED.

 

Pour la partie sécurité:

 

  • Rassembler les informations sur la situation sécuritaire pour la zone et les remonter à la coordination zonale et/ou nationale
  • Faire des analyses sur le contexte sécuritaire de la zone attribuée et en tirer des conclusions
  • Renforcer la sécurité sur sa base en vérifiant l’application des procédures sécuritaires et en proposant des améliorations

 

TACHES ET RESPONSABILITES

 

Cette description de poste sera annexée au contrat et l'employeur peut à tout moment apporter des modifications après des discussions avec le Directeur Pays, Coordinateur de Zone et Coordinateur Admin/RH.

 

  1. Principales responsabilités

 

  • Régulièrement faire le suivi des employés sous sa supervision en s’assurant que tout le personnel respecte ses termes de référence 
  • Etre le répondant direct d’ACTED auprès des autorités administratives, coutumières, et militaires de sa zone d’action.
  • Représente ACTED et assure les relations avec les partenaires présents dans sa zone d’intervention
  • En dehors du cadre technique, participer à toutes les rencontres où le besoin se fera sentir dans les limites de sa zone d’action; et en faire un rapport à sa hiérarchie le plus rapidement possible.
  • Faciliter le rapprochement entre les agents ACTED et la population locale, avec le concours des sensibilisatrices et Fortes capacités à travailler en milieu rural et surtout dans des situations stressantes;
  • S’assurer que les procédures et la documentation RH sont mises en œuvre, suivies et archivées (congé, évaluation, recrutement, mesures disciplinaires ...).
  • Gérer en toute sagesse et diplomatie les petits conflits internes;
  • Organiser l’accueil (restauration et hébergement) des agents ACTED ou agents d’autres organisations en séjour dans la base. Il collectera les contributions à la nourriture pour tous ceux qui souhaitent bénéficier du système de restauration collective mis en place.
  • Vérifier, en collaboration avec le magasinier, les stocks pour prévenir toute rupture et perte.
  • Veiller à la bonne utilisation du matériel (de bureau et de chantier) mis à la disposition des équipes de terrain (véhicule, moto, motopompes, moto soudeuse, générateurs…)
  • Faire un reporting régulier de la situation sécuritaire de sa zone au Chargé Sécurité Zone, au Coordinateur Zone et au Responsable Sécurité Pays;
  • Assurer le maintien d’une veille humanitaire permanente sur la zone et une attention particulière doit être portée à l’impact potentiel des conflits ou de leur cessation sur les mouvements de populations. Cette veille nécessite une étroite collaboration avec les acteurs humanitaires présents dans sa zone;
  • Planifier avec l’appui du chef de projet les mouvements du personnel sur le terrain et assurer le suivi;
  • En fin toute autre activité pouvant lui être demandée dans la bonne marche des activités du projet.
  • Suivre et transmettre les informations sécuritaires au Chargé de Sécurité Zone, au Coordinateur de Zone ainsi qu’au Responsable Sécurité Pays
  • Produire chaque début de semaine un résumé des informations sécuritaires sur la zone contenant toutes informations sécuritaires qui conditionnent la sécurité des personnels ACTED RDC (contexte politique et militaire, rapports d’incidents et d’accident, contexte sanitaire, catastrophe naturelle, etc…) en précisant le degré de fiabilité de ces informations
  • Assurer une veille sécuritaire en s’appuyant sur les médias et sur un réseau d’informateurs compétents et de confiance
  • Participer aux éventuelles réunions de coordination sécuritaire
  • Maintenir les contacts réguliers avec les acteurs présents

 

  1. Renforcer la sécurité de la base/guest house

 

  • Appliquer les procédures ACTED en matière de sécurité sur sa base d’affectation. Il sera notamment responsable de la bonne application de tous les documents contenus dans le manuel de Sécurité ACTED sur les sujets suivants :
    • Assurer la sécurité du personnel
    • Assurer de leur santé, des communications
    • Assurer la sécurité des déplacements
    • Assurer la sécurité des bâtiments
  • Proposer des améliorations sur les procédures ACTED en matière de sécurité
  • Respecter et faire respecter les procédures de sécurité et procédures radio aux Gardiens, Chauffeurs et autres utilisateurs.
  • Gérer l’ensemble des mouvements de la base et de la zone en fonction des informations sécuritaires
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des plans sécurité et évacuation sur la base avec le Chargé de Sécurité zone, le Coordinateur de Zone et le Responsable Pays
  • S’assurer que toutes les informations nécessaires au personnel pour que celui-ci soit maître de sa sécurité sur sa base sont affichées sur le panneau d’affichage dans l’entrée

 

  1. Garantir le cadre technique du projet

 

  • A la demande du chef de projet et sous validation du coordinateur de zone, collecter les données techniques et analyser les opportunités et les risques ;
  • Identifier les autorités techniques de tutelle et les partenaires techniques et proposer au chef de projet des modalités de contractualisation et/ou de partenariat.
  • Contribuer à l’analyse de la plus-value technique et de l’impact du projet en collaboration directe avec le chef de projet et sous validation du coordinateur zone.

Profil recherché :

COMPETENCES ET QUALITE REQUISES:

 

  • Grande capacité d’autonomie dans son travail ;
  • Capacité de négociation et bon esprit d’équipe ;
  • Bonne organisation ;
  • Excellentes capacités d’analyse  du contexte sécuritaire et humanitaire ;
  • Forte capacité d’écoute et de diplomatie ;
  • Sens de la responsabilité et du respect ;
  • Souplesse intellectuelle et relationnelle ;
  • Parler ou comprendre couramment le swahili et les langues locales parlées dans sa zone d’affection
  • Goût des responsabilités et du travail en équipe ;
  • Etre disponible pour tout besoin d’ordre professionnel ;
  • Ponctualité, rigueur, honnêteté, flexible,

PRESENTATION DE LA CANDIDATURE

 

Adressez votre candidature, au Responsable Administration et Ressources humaines Pays, en y mentionnant le numéro de l’offre ci présente, au plus tard le 18/09/2021 à 17 heures . Le dossier doit être déposé aux bureaux ACTED à Kinshasa, Bukavu, Goma et Kalemie, Nyuzu ou par mail à l’adresse [email protected] et doit contenir les éléments ci-après :

 

  • Une lettre de motivation (manuscrite) ;
  • Un Curriculum vitae (non manuscrite) ;
  • Les copies de(s) diplôme(s) ;
  • Les copies des Attestations de services rendus ;
  • La Carte de chômeur pour les sans emploi.

 

Tous les documents mentionnés sont obligatoires et toute candidature incomplète sera automatiquement rejetée.