Chargé(e) des achats (poste réservé aux nationaux)

Contexte et mission :

Sous la supervision de la Responsable Administrative & Financière, le/la titulaire du poste aura les responsabilités
suivantes :
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste travaille dans le projet « Biodiversités et Gestion Durable des Forêts », BGF, basé à Kindu et
est responsable des activités suivantes :
? La gestion des achats et le bon fonctionnement de la chaine d’approvisionnement ;
? L’exécution efficiente des demandes d’achats et l’accomplissement des tâches dans le respect des PuR de la
GIZ ;
? L’archivage conforme des documents selon les règles PuR de la GIZ ;
? Le suivi des achats et de sa diffusion hebdomadaire ;
? La gestion des évènements organisés par le bureau GIZ et pour les prestations inferieur de € 1'000 ;
? L’appui pour l’organisation des voyages des collègues en collaboration avec la chargée des voyages à
Kinshasa ;
? La gestion des affaires IT comme point focal pour les collègues du projet à Kindu.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
A. Attributions
Gestion des achats
? Gérer les achats liés aux activités du programme en coordination avec le bureau de la GIZ et suivre les
paiements ;
? Assurer l’organisation et l’exécution des opérations d’achat en respect des procédures applicables de la GIZ et
en optimalisant leur efficacité et efficience ;
? Assurer le suivi de la chaine d’approvisionnement ; commande, étude du marché, recherche et vérification des
fournisseurs, passation des marchés et livraison en collaboration avec le responsable des contrats, missions et
évènements du projet ;
? Analyser le marché et les fournisseurs en termes des coûts, qualité et respect des délais ;
? Contrôler les bons de livraison et accusés de réception pour les marchandises reçues ;
? Assurer la livraison depuis les autres sites BGF en collaboration avec la chargée des achats à Kinshasa ;
? Apporter une assistance dans le suivi de fret de tout genre en collaboration avec la logistique ;
? Assurer que les procédures internes sont comprises, appliquées et suivies par tous les collaborateurs du
programme ;
? Faire un état des besoins d’achats régulier pour le bon fonctionnement du projet et le soumettre à la RAF ;
? Être l’interface du projet avec le bureau GIZ à Kinshasa pour toute question qui concerne les achats ;
? Préparer les demandes et faire le suivi de traitement des dossiers des achats au niveau du bureau GIZ à
Kinshasa ;
? Suivre l’exécution des paiements (bon de commande, bon de livraison, etc.) et assurer la bonne information des
fournisseurs en collaboration avec la comptabilité du projet ;
? Assurer un bon classement des documents ainsi que le suivi des achats hebdomadaire avec les outils à
disposition (suivi des achats, suivi EB/BdC).
 
Evènements
? Gérer les évènements organisés par la GIZ en collaboration avec le chargé de la logistique ;
? Réserver les salles et organiser les restaurations en liaison des évènements organisés par le projet inferieur
de € 1'000 ;
? Appuyer la coordination de l’organisation entre les responsables des évènements et la logistique au besoin.
Voyages
? Gérer toutes les demandes de service de voyage pour les collègues du projet voyageant à charge du projet
en collaboration avec la chargée des voyages à Kinshasa ;
? Appuyer les collègues du bureau BGF à Kindu dans l’organisation de leurs voyages de service ;
? Assurer l’organisation des billets d’avion, de l’hébergement, d’autres transports, des ordres de mission, etc.
pour les voyages de service des collègues du bureau BGF à Kindu.
IT
? Appuyer les collègues en cas de problèmes avec leurs machines ;
? Appuyer la logistique dans la vérification des appareils dans le cadre de l’inventaire ;
? Gérer des problèmes informatiques avec le responsable du bureau central.
Autres attributions
? Appuyer le Chef du bureau Maniema ainsi que la Responsable de l’Administration et Finances Maniema
dans toutes les décisions, réunions, échanges et conseils qu’ils doivent faire par rapport aux aspects
touchant les achats ;
? Appuyer la Responsable Administration et Finances Maniema dans l’organisation administrative des
activités du programme (réunions, ateliers, etc.) au besoin ;
? Appuyer et conseiller les collègues du bureau BGF à Kindu dans les procédures administratives dans le
domaine des achats, voyages, évènements et IT ;
? Prendre activement part aux réunions, ateliers etc. du programme ;
? Assumer des tâches transversales et tout autre travail en rapport avec ses compétences sur demande des
supérieurs hiérarchiques.

Profil recherché :

Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
? Être détenteur d’un diplôme universitaire ou similaire en Administration et Finances, en communication, en
commerce ou équivalent.
Expérience professionnelle
? Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et Finances,
particulièrement dans le service des achats avec une ou plusieurs ONG, entreprise(s) privée(s) ou
partenaire international, et éventuellement dans le secteur environnement ou développement.
Autres connaissances/compétences
? Avoir très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la
communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet, etc.),
des applications informatiques (telles que MS Office) ;
? Avoir une passion et une expérience pour les approches digitales ;
? Avoir la maitrise parfaite du français et du swahili (écrit et parlé) ;
? Être apte à travailler avec rapidité en produisant des résultats escomptés malgré le stress ;
? Être honnête et possédant des valeurs morales confirmées par son entourage et références professionnelles ;
? Avoir l’esprit d’équipe.
? Manifester un engagement à la mission de la GIZ, à sa vision et à ses valeurs.
D. Soumission de candidatures :
Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec mention impérative du titre du poste et du n° de
l’Avis de Vacance de Poste dans l’intitulé du mail) au plus tard le 22/10/2021 à 15H00, uniquement à l’adresse
électronique suivante : [email protected] .
Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV en français avec 3 références
à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes. N’oubliez pas de préciser votre adresse
électronique et votre numéro de téléphone. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une interview
seront contacté(e)s.
NB : les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

Présentation entreprise : Créer depuis le 27 Novembre 2007, le Fonds pour les Femmes Congolaises (FFC) est la première organisation non gouvernementale congolaise qui mobilise les ressources financières et techniques…