Chargé des archives

Présentation entreprise :

I.  CONTEXTE DE LA MISSION

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

  • Soigner  : donner un réel accès aux soins aux populations.
  • Accompagner  : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
  • Témoigner  : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

    I.  CONTEXTE DE LA MISSION

    Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

    Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

  • Soigner  : donner un réel accès aux soins aux populations.
  • Accompagner  : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
  • Témoigner  : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Contexte et mission :

En République Démocratique du Congo (RDC), la santé des femmes est un enjeu de société. Outre le manque général d'accès aux soins de santé en raison du manque de structures, de qualifications et les distances à parcourir, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

C'est pourquoi Médecins du Monde est présente sur place depuis plusieurs années.

Au Sud-Kivu, à Bukavu, nous soutenons l'Hôpital de Panzi du Dr. Mukwege, qui vient en aide aux survivant.e.s de violences sexuelles et avons mis en place un projet de prévention des violences sexuelles et basées sur le genre (« Communes Sans viols »). Nous intervenons également à Bijombo et Uvira sur des programmes d’accès aux soins de santé primaire.

Dans la région de Moba (Tanganyika), nous renforçons les soins destinés aux femmes, aux mères et aux enfants. Dans la ville de Kinshasa, nous venons en aide aux enfants en situation de rue.

De plus, nous sommes également intervenus lors de la riposte Ebola à Bukavu et participons actuellement      à la riposte Covid-19 à Kinshasa et au Sud Kivu.

Actuellement, MdM Be est en phase de démarrage d’un projet d’intervention multisectorielle au profit des personnes vulnérables et affectées par les conflits dans les zones de santé d’Itombwe et de Minembwe. Les deux psychologues recrutés seront basés dans les hôpitaux de ces deux zones de santé.

Profil recherché :

II.  RESPONSABILITES ET TACHES

Assurer le classement et l’archivage de la documentation produite par les différents départements de la mission afin de garantir une mise à disposition optimale de ces informations tant à usage interne qu’’externe.

Sous la responsabilité et supervision du Coordinateur Administratif et Financier et en étroite collaboration avec les responsables des projets et des départements, le chargé des archives administre la mise en œuvre de la politique de gestion des documents d’archives, de collecte, de conservation, de traitement, de communication de mise en valeur des archives dans la mission pour tous les départements (Finances, Médical, Supply, Logistique, Ressources Humaines…).

 

II.1 Gestion des Archives du département Financier

En tant que Collaborateur direct du service finance, le chargé des archives devra participer activement aux améliorations des procédures, modèles, méthodes et outils existants sur la mission afin de permettre le déroulement optimal des processus financiers, les mettre en œuvre et accroître la qualité du service :

  • Réceptionner, classer de manière appropriée les pièces justificatives en provenance de la coordination et des terrains.
  • Contrôler la probité de pièces justificatives sur base d’échantillons
  • Assurer le scan et la mise en ligne des pièces justificatives conformes suivant la procédure d’archivage définie sur la mission
  • Envoyer les remarques/demandes /mesures correctives aux terrains et en assurer le suivi
  • Réceptionner et contrôler les  Waybill accompagnant l’envoi des pièces justificatives
  • Tenir à jour le tableau de bord indiquant les documents manquants/réceptionnés à la coordination
  • Rendre compte des états d’avancement de l’archivage sur la mission tous les 15 du mois
  • Effectuer des missions courtes de support sur les terrains

 

 

II.2 Gestion des Archives de la Coordination Admin/RH

  • Classer et conserver les dossiers physiques et électroniques des employés selon la procédure établie.
  • Proposer et mettre en œuvre des systèmes de contrôle de la qualité des dossiers archivés.
  • Informe le département RH, pour toute personne ayant produit le dossier, de tout manquement ou incohérence.
  • Analyse la qualité des dossiers et propose les méthodes pour son amélioration.

 

II.3 Support aux autres départements de la Coordination

  • Collecter, trier et conserver les dossiers constitués par les différents départements en accord avec la politique de confidentialité de. Médecins du Monde Belgique.
  • Proposer et participer à la mise en place des procédures de tri et d’archivage des dossiers des départements, Médical, Logistique Technique et Approvisionnement.
  • Offre un soutien ponctuel pour l’archivage des dossiers des autres départements.

 

II.4 Support aux départements Administratifs des Terrains

  • Analyser et proposer les améliorations du système de classement des dossiers administratifs des terrains.
  • Donner le support technique nécessaire aux terrains pour la mise en place et le suivi des procédures d’archivage définies pour la mission.
  • Apporter un appui ponctuel dans le classement des dossiers des terrains
  • Analyser la qualité des archives des terrains et donne les recommandations pour leur amélioration.

 

II.5 Activités spécifiques liées au contexte : 

Le chargé des Archives devra respecter scrupuleusement une entière confidentialité sur les informations qu'il aura à gérer et classer.

L'utilisation de certains documents à des fins autres que celles de l'archivage/destruction devra être autorisée par le supérieur hiérarchique.

Toute entorse à ces règles sera considérée comme une faute lourde pouvant entraîner un licenciement immédiat sans préavis.

III. FORMATION ET COMPETENCES

Formations :

  • Formation nécessaire : études en informatique et de Gestion ou administration
  • Formations complémentaires…comptabilité

 

Expérience :

  • Expérience professionnelle dans le domaine de l’archivage ou antérieure sur un poste similaire
  • Expérience dans une ONG ou organisation internationale est un atout

 

Compétences :

  • Adhésion aux principes de Médecins du Monde Belgique
  • Souplesse de comportement
  • Gestion du stress
  • Résultats et sens de la qualité et du service
  • Travail d’équipe et coopération

 

Qualités requises : autonomie, organisation, rigueur, diplomatie, leadership, orienté qualité et solution, sens du dialogue et de la négociation, bonne gestion du stress, capacité de travail en équipe, flexibilité.

IV. TYPE ET DUREE DU CONTRAT

Contrat à durée déterminée de 6 mois à pourvoir à partir du mois de Février 2021.

V. COMMENT POSTULER

a) Dossier de candidatures :

  • Curriculum vitae actualisé (2 pages maximum).
  • Lettre de motivation (1 page maximum).
  • 3 références professionnelles, de préférence celles des derniers employeurs du candidat.
  • Carte de l’ONEM pour les sans emploi.

 

    b) Dépôt de candidatures :

Les candidats intéressés doivent adresser leurs candidatures uniquement en ligne, en faisant mention de la référence «  Chargé des archives  » ou dans l’objet du courriel à l’adresse [email protected] au plus-tard le 03 février 2021 à 16h30, heure de Bukavu.

    VI. EXCLUSION DE CANDIDATURES ET DISPOSITIONS DIVERSES

Des candidatures pourront être exclues du processus de recrutement et être déclarées irrecevables lorsqu’un (e) candidat(e) ou une personne interposée tentera d’influencer, directement ou indirectement, la ou les personnes en charge de la sélection des dossiers.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests écrits et les entretiens.

 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

 

MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

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