Assistant(e) Administratif/ve, Kinshasa

Job Description

Location : Kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC
Application Deadline : 30-Dec-18 (Midnight New York, USA)
Additional Category : Management
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-5
Languages Required :  French
Starting Date :  (date when the selected candidate is expected to start) 01-Mar-2019
Duration of Initial Contract : 1 year

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint Chargé des Affaires Humanitaires.

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe et/ ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

UNOCHA voudrait renforcer en ressources humaines son bureau de Kinshasa où le présent poste est initialement basé, avec possibilité de transfert partout dans le Pays selon les besoins opérationnels.

Sous la supervision directe du Chef de la section Administration et finances, et la supervision générale du Chef de Bureau OCHA RDC, l’Assistant Administratif assure le fonctionnement administratif du Bureau du Coordonnateur Humanitaire Adjoint d’une manière efficace et efficiente faisant preuve d’une grande confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

L’Assistant Administratif assiste le Coordonnateur Humanitaire Adjoint et travailles-en étroite collaboration avec toutes les unités de la section Administration et Finances de OCHA RDC (à Kinshasa et sur le terrain), le Bureau intégré, les autres agences du Système des Nations Unies, les autorités locales en assurant la circulation de l’information, le suivi des actions à entreprendre et la bonne tenue de l’agenda.

Duties and Responsibilities

  • Prendre les rendez-vous du Coordonnateur humanitaire Adjoint et tenir à jour son emploi du temps, recevoir les visiteurs de haut rang, effectuer et filtrer les communications téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ;
  • Préparer les documents d’information utilisés par le Coordonnateur Humanitaire Adjoint dans ses déplacements officiels ou à l’occasion des réunions spéciales;
  • S’occuper des questions de protocole: Organiser les réunions avec de hautes personnalités,Assurer la préparation des réceptions officielles offertes par le Coordonnateur Humanitaire adjoint, Coordonner les travaux de nettoyages des Bureaux du Coordonnateur Humanitaire Adjoint;
  • Participer à l’organisation et à la préparation des réunions, selon les cas, ou des réunions spéciales et prendre des notes ou rédiger des minutes ;
  • Effectuer des traductions non officielles et être en mesure de faire office d’interprète ;
  • Recevoir, trier, enregistrer et acheminer les correspondances y joindre les informations de base nécessaires et assurer le suivi;
  • Rechercher, sélectionner et résumer des informations;
  • Coordonner les services de secrétariat au Bureau du Coordonnateur Humanitaire Adjoint et vérifier les correspondances, documents qui doivent être signés par lui;
  • Mettre au courant et briefer les nouveaux collègues et assurer leur prise de fonctions au sein du bureau du Coordonnateur Humanitaire Adjoint;
  • Prendre des textes en sténo sur différents sujets et les retranscrire en veillant à ce que l’orthographe, la ponctuation et la présentation soient correctes;
  • Tenir les dossiers relatifs aux questions de politique et de gestion générales et les dossiers confidentiels ;
  • Tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, hauts fonctionnaires gouvernementaux et membres du corps diplomatique;
  • Prendre les dispositions relatives aux déplacements du Coordonnateur Humanitaire adjoint et de toute l’équipe de son Bureau;
  • Préparer ses réservations des titres de voyage et d’hôtel, initier les visas de sécurités;
  • Suivre la validité de ses visas de séjour et d’autres documents pertinents et servir de liaison avec l’unité Finances et Voyages de OCHA pour s’assurer que les demandes de voyages (TRs) ainsi que les rapports de voyages (ERs) du Coordonateur Humanitaire Adjoint sont traités dans UMOJA;
  • Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires du Bureau du Coordonnateur Humanitaires Adjoint pour des questions relatives à l’administration, en général, aider à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées relatives au domaine de l’Administration, interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi;
  • Établir des réquisitions pour les besoins en fournitures, acquisitions de biens et services du bureau du DHC et suivre la livraison et/ou l’exécution par les unités compétentes. sur demande des unités concernées et en fonction de sa disponibilité, apporter un soutient aux autres unités de la Section Admin/ Fin de OCHA/ RDC qui en exprimerait le besoin;
  • Aider à la maintenance et la mise à jour des bases des données utilisées par les différentes unités de l’Administration;
  • En periode de formte demande, aider dans les reservations de voyages et d’hotels, préparer des autorisations de voyage dans le système Umoja, assurer le traitement des demandes de visas, cartes de séjour et autres;
  • Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites, etc en appui à l’unité concernée, assister à la préparation du budget des activités spécifiques et produire les rapports des dépenses;
  • Assurer le contact avec les visiteurs et le personnel;
  • Préparer les réunions et y assister en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes;
  • Compiler et préparer les documents d’information et de présentation des discours, des informations générales et la documentation pour les réunions et les missions;
    Traduire les correspondances simples, si nécessaire;
  • Apporter un soutien à l’Unité Logistique;
  • En cas de besoin, assurer la gestion des fournitures de bureau, en disposant d’une liste de stock de papeterie, la distribution de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal de la distribution;
  • Assurer la maintenance d’un bon système de classement des documents confidentiels;
  • Extraire de données provenant de diverses sources et visualiser les données;
  • Rechercher et récupérer de données statistiques provenant de sources internes et externes, préparer des tableaux statistiques et des rapports;
  • Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports à la hiérarchie;
  • Exercer d’autres fonctions administratives et tâches demandées par le superviseur dans les limites de se compétences et aptitudes.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education: Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, la détention d’un diplôme d’études supérieures dans un des domaines suivants: Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication, lettres, droit privé, judiciaire ou Humanitaire et/ou développement ou une formation supplémentaire en secrétariat seraient des atouts considérables;

Expérience: Minimum Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’Administration en général, protocole, voyages, secrétariat (de direction);

Une expérience au sein du Système des Nations Unies et/ ou ONGI est un atout;

Autres aptitudes:

  • Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles;
  • Etre autonome, démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile, multiracial et multiculturel;
  • Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis;
  • Aptitudes confirmées en sténographie, connaissance approfondie des méthodes de secrétariat modernes
  • Connaissance du protocole et de l’Organisation des voyages;

Connaissances linguistiques

  • Maîtrise du français parlé et écrit;
  • Bonne connaissance de l’anglais courant;
  • Bonne connaissance de la langue locale;

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site : jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

  • Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page);
  • Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être téléchargé  en cliquant ici );
  • Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages);
  • Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
  • Les copies des diplômes;
  • Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.;
  • Copies des deux dernières évaluations pour les candidats internes;
  • A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer;
  • Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.
    Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.

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