ASSISTANT AUX OPÉRATIONS

Présentation entreprise :

SESOMO SERVICES recherche pour l’un de ses clients, un Assistant aux opérations

Localisation : KINSHASA

Contexte et mission :

Responsabilités

 

L'assistant aux opérations effectuera les tâches suivantes, tout en restant flexible pour assumer de nouvelles responsabilités au fur et à mesure que celles-ci se présentent et en consultation avec le responsable des Opérations :

  • Fournir un soutien dans la mobilisation du personnel international et des sous-consultants venant de l'étranger, notamment :
    • Gérer des demandes de visa au niveau local et coordonner avec les membres de l’équipe en Angleterre
    • Obtenir de devis/réservations de billets d’avion auprès des fournisseurs agrées
    • Gérer et communiquer en temps opportun sur les arrangements locaux tels que les transferts aéroport, les réservations d'hôtel et voitures de location 
    • Soutenir le développement et la mise à jour régulière des packs de bienvenue et des informations d'induction.
    • Communiquer avec les membres de l'équipe britannique pour l'assistance concernant les briefings de sécurité préalables aux voyages

 

  • Point focal de la gestion des services informatiques et du dépannage, notamment :
    • Rechercher les options appropriées pour l'Internet au bureau, le cas échéant
    • Superviser l'installation du matériel informatique et des logiciels
    • Assurer la liaison avec les techniciens informatiques de l’organisation (via My IT) pour toute demande de service, problèmes techniques d’un membre de l'équipe
    • Communiquer avec les fournisseurs d’internet locaux et techniciens en cas de panne

 

  • Superviser et/ou réaliser certaines tâches administratives du bureau, telles que :
    • l’envoi et la réception de courriers
    • Expédition/Réception des livraisons/fret
    • Impression de cartes de visite/badge de services/ distribution d’invitations ou tout autre tâches liées au bon fonctionnement du bureau, sur demande
    • Maintenir à jour la liste de contacts du programme et l’arbre téléphonique

 

  • Fournir un appui à l’équipe pour les achats du programme:
    • Obtenir les devis dans le respect des procédures du programme
    • Tenir à jour la liste des fournisseurs et l’évaluation régulière de leurs performances; être proactif dans la recherche du meilleur rapport qualité/prix.
    • Effectuer des courses d’achat ou les superviser

 

De plus, l'assistant aux opérations pourra être appelé à effectuer les tâches suivantes :

  • Revue régulière de l’inventaire des biens du programme et vérification de la présence et état des actifs
  • S'assurer que les stocks d'approvisionnement sont maintenus à des niveaux appropriés jour et être proactif dans l'identification des besoins avant la fin du mois si nécessaire, puis faire rapport en temps opportun à la fin du mois par rapport aux besoins réels et prévus
  • Introduire les informations dans les processus de gestion de la sécurité incendie, des risques et de la sécurité sous la direction du responsable des opérations
  • Soutenir l'équipe technique dans l'organisation d'événements, de réunions et d'ateliers
  • Rédiger des procès-verbaux lors de réunions
  • Mise en forme de rapports et de documents
  • Petites traductions ad hoc

 

Au fur et à mesure que le rôle évolue et que de nouvelles demandes surviennent, l'assistant des opérations devra maintenir une proche communication avec son responsable hiérarchique et l’équipe des finances. Il devra être proactif et faire preuve d'initiative, tout en s'assurant à tout moment que :

  • Les principes d'éthique et de transparence de l’organisation et de FCDO sont respectés
  • Les approbations nécessaires sont obtenues et les processus suivis
  • L'optimisation des ressources est assurée
  • La sûreté et la sécurité de tout le personnel sont maintenues

Profil recherché :

Profil recherché

Expérience et qualifications requises dans un rôle similaire :

  • Minimum de 5 à 10 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Expérience de travail dans des programmes financés par des bailleurs de fonds et au sein d’équipes multinationales
  • Expérience prouvée de travail avec des procédures opérationnelles et financières strictes
  • Expérience prouvée de travail selon des principes d'éthique, de transparence et de responsabilité
  • Expérience de la gestion de défis logistiques complexes en RDC et de la négociation pour assurer une utilisation efficace des ressources (VFM)
  • Bonnes capacités de rédaction, d'expression orale et de présentation en français
  • Niveau d’anglais permettant d’assurer en toute autonomie la liaison en anglais avec le personnel basé au Royaume-Uni par e-mail et par téléphone
  • Excellentes compétences informatiques et confiance en MS Word, Excel et PowerPoint
  • Connaissances en informatique permettant un suivi des problèmes et solutions IT
  • Expérience dans la création de relations avec les fournisseurs et le maintien de tarifs négociés/préférentiels
  • Volonté d'être proactif, réactif et flexible aux exigences changeantes du projet
  • Capacité à coordonner diverses activités en même temps
  • Capacité à travailler rapidement et efficacement sous pression
  • Un joueur d'équipe avec une expérience de travail au sein des hiérarchies d'équipe et vers la vision commune d'un programme

 

NB

Les personnes intéressées peuvent déposer leurs candidatures sur le site: https://recrutement.sesomo.cd au plus tard le 27 Octobre 2021.

Elles doivent cliquer sur « APPLY NOW » à côté de l’offre intitulée «  Assistant aux opérations – ID 209 » et suivre la procédure indiquée.

Ou par mail à [email protected]

Le dossier de candidature doit contenir :

  • La lettre de motivation
  • Le CV actualisé

 

Seuls (es) les candidats (es) sélectionnés (es) seront contactés (es). Tout dossier transmis ne peut être retiré.