ASSISTANT ADMINISTRATIF (ve) H F

Présentation entreprise : p> SESOMO SERVICES recrute pour l’un de ses clients, un Assistant Administratif (ve)

 

Localisation  : KINSHASA

 

Contexte et mission : p> Missions et Rôle

 

L’Assistant Administratif (ve) amené à :

 

  • Fournir un soutien continu au directeur général, au vice-président des
  • opérations et aux directeurs de la société, ainsi qu'à d'autres personnes selon les directives du directeur général par le GM

 

  • Travailler et effectuer plusieurs tâches à la fois, de manière autonome, sans attendre, mais dans le respect de la politique de l'entreprise et des directives données d'orientation ;

 

  • Collaborer avec les collègues de l'entreprise et des sociétés affiliées ;

 

  • Être proactif en anticipant les besoins commerciaux et administratifs ;

 

  • Gérer et superviser des calendriers complexes, planifier des réunions internes et externes, anticiper les conflits et résoudre rapidement les problèmes de calendrier.

 

  • Faire et gérer tous les arrangements de voyage, préparer les itinéraires et suivre les dossiers de voyage ;

 

  • Traiter et conserver de manière responsable des informations hautement confidentielles et sensibles ;

 

  • Coordonner, organiser, gérer et/ou assister les réunions et les événements, y compris la sélection des lieux, la restauration et la préparation ;

 

  • Maintenir un haut niveau de réactivité ; soutien et service à la clientèle ;

 

  • Gérer les dépenses, les rapports de dépenses, les rapports de temps et d'activité ;

 

  • Gérer (ou aider à) les actions résultant ou découlant des réunions et des événements ;

 

  • Préparer ou traiter les réponses à la correspondance, le cas échéant

 

  • Gérer le processus des réclamations d'assurance en faisant appel au directeur général et/ou au service juridique si nécessaire.

 

  • Maintenir une liste d'inventaire précise, à tout moment, pour toutes les fournitures de bureau, en veillant à ce que des niveaux de stock minimum soient maintenus à tout moment.

 

  • Veiller à ce que les employés suivent la procédure requise lorsqu'ils ajoutent ou retirent des articles des magasins.et qu'un processus sûr et efficace soit en place pour gérer les clés des magasins pendant la semaine et en dehors des heures de travail.

 

  • Coordonner le processus de commande de nouveaux stocks lorsque cela est nécessaire et en temps voulu, en liaison avec le VP Tech pour s'assurer que les commandes sont examinées et approuvées avant d'être transmises à la comptabilité pour traitement.;

 

  • Être le gardien de la trousse de premiers soins, en veillant à ce qu'elle soit toujours bien remplie et disponible pour tous les employés.

 

  • Assurer la liaison avec la direction de l'immeuble pour garantir que le bureau de Raxio est nettoyé et maintenu à un niveau élevé.

 

  • Assurer la liaison avec le personnel afin de s'assurer que le niveau requis de fournitures de bureau est présent pour chaque employé et qu'un processus sécurisé de stockage des fournitures de bureau est présent à tout moment.

 

  • Coordonner le processus d'acquisition de nouveaux articles conformément au processus de l'entreprise et en temps voulu.

 

  • Assurer l'exactitude des réquisitions, des dépenses et des réclamations

 

  • Assurer la responsabilité des finances demandées.

 

Profil recherché : p><

Qualifications

 

  • Diplôme d’études secondaires; Licence en bureautique ou dans un domaine équivalent est souhaitable
  • Un diplôme en secrétariat serait un avantage

 

 

 

Langues

 

  • Français : Écrire et parler (niveau excellent) 
  • Anglais : Écrire et parler (serait un atout)

 

 

Compétence et Expérience requises

 

  • Expérience avérée en tant qu’administrateur de bureau, assistant de bureau ou à un poste pertinent
  • Capacités de communication et interpersonnelles exceptionnelles
  • Excellentes capacités organisationnelles et de direction
  • Excellente connaissance de MS Office et des logiciels de gestion de MS Office (ERP etc.)

 

NB      

 

Les personnes intéressées peuvent déposer leurs candidatures sur le site: https://recrutement.sesomo.cd au plus tard le 31/05/2022

Elles doivent cliquer sur « APPLY NOW » à côté de l’offre intitulée «Assistant administratif (Ve)  » et suivre la procédure indiquée.

Ou par mail à [email protected]

Le dossier de candidature doit contenir :

  • La lettre de motivation
  • Le CV actualisé

 

Seuls (es) les candidats (es) sélectionnés (es) seront contactés (es).