ASSISTANT ADMINISTRATIF-RESSOURCES HUMAINES ET FINANCES

Présentation entreprise :

Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 70 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables ainsi que les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles. En Europe, nous luttons contre l’exclusion afin que la santé soit un droit fondamental pour toute personne, indépendamment de son lieu de naissance, de son sexe, de son ethnie, de sa condition sociale ou de sa religion.

 

Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin. Elle dénonce les atteintes à la dignité et aux droits de l'homme et se bat pour améliorer la situation des populations. MdM ne mène pas seulement des actions d'urgence, mais aussi des programmes de long terme. L'association maintient ses activités au-delà des crises afin de participer à l'effort de reconstruction d'un pays. Sur place, la formation des équipes médicales et les liens avec les partenaires locaux garantissent le suivi des projets dans la durée.

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) a mené sa première intervention en RDC en 2002 dans le cadre d’un projet d’urgence à Tshofa (ex-Kasaï Oriental). Ce projet s’est poursuivi par un programme d’appui aux soins de santé primaires de 2003 à 2005 dans les zones de santé de Tshofa et de Mwetshi (ex-Kasaï-Occidental). La consolidation des acquis de ces projets s’est faite au travers du plan quinquennal 2006-2010 dont l’objectif principal était l’amélioration de l’environnement sanitaire des populations.

MdM a ensuite développé son programme triennal 2011-2013 d’appui aux activités de soins de santé primaires dans les zones de santé de Bena Tshiadi, Muetshi et Ndesha. A cela, MdM-BE a ajouté un second projet, « Eau potable au Kasaï occidental », pour répondre au problème lié à l’accès à l’eau potable des populations de Bena Tshiadi, Muetshi et Ndesha.

Le programme triennal développé de 2014 à 2016 a eu pour objectif principal, l’amélioration de la couverture effective des soins de santé sexuelle et reproductive dans les zones de santé de Moba et Kansimba.

 

Contexte et mission :

Sous la supervision du Responsable de l’Administration, des Finances et des Ressources Humaines (RAF) et du Coordinateur de Projet/ Chef de la base Moba, l’Assistant Administratif, Financier et RH (H/F) aura pour objectif d’assurer la bonne gestion administrative et financière du projet.

Profil recherché :

 

  1. PRINCIPALES RESPONSABILITES ET TACHES

 

Les responsabilités de l’Assistant Administratif, RH et Finances sont déclinées autour de trois axes, à savoir : la gestion comptable et budgétaire, la gestion administrative et la gestion des Ressources Humaines.

 

3.1. Gestion comptable et budgétaire

 

  1. Au niveau de la base

 

  • Gestion de la trésorerie

 

  • Produit une comptabilité consolidée cohérente avec le plan comptable et budgétaire, en veillant à la bonne tenue, la qualité et la transparence des données comptables dans les délais impartis.
  • Tenir la caisse USD et FRC en toute transparence
  • Produit la situation comptable de la caisse dont il/elle a la charge dans les délais impartis et tenue à cet effet des livres de caisse physiques.
  • Prépare, s’assure de l’éligibilité des factures, les soumet pour vérification auprès du RAF et paie par caisse selon les mandats d’engagement et de validation en vigueur sur la base,
  • Est responsable du classement des pièces comptables des journaux de la base et leur transmission au siège suivant les délais impartis.
  • Développe avec l’appui du RAF et de la CAF des outils de gestion propres aux besoins du programme
  • Participe à la réalisation des inventaires en collaboration avec le service de la logistique (magasinier, charroi…)
  • S’assure du bon archivage physique et électronique des pièces comptables du programme
  • Participe aux audits externes et internes du programme
  • Appui à la préparation du prévisionnel mensuel des besoins financiers de la base.
  • Participe à l’élaboration des suivis budgétaires des projets mis en œuvre sur la mission et en assure leur diffusion auprès des équipes sur terrain.
  • Assure le suivi rigoureux des contrats / marchés en cours ou planifiés, en termes d’avancement des prestations et de taux d’exécution des dépenses

 

  1. Auprès des partenaires du programme

 

  • Appuyer dans le renforcement des capacités organisationnelles et techniques des BCZ ainsi que de l’équipe médicale des structures sanitaires sur le plan de la gestion financière, et maintient  une gestion de partenariat efficace et constructif.
  • Alerte la coordination du programme en cas de dépenses irrationnelles, d’irrégularités constatées dans les procédures BCZS ou non-respect des procédures financières MdM-B par ces derniers afin de les consolider en partenariat avec leur comité de gestion et les responsables du programme.
  • Appui le RAF dans la préparation des primes versées en faveur des prestataires de soin des centres appuyés par le programme.

 

 

3.2. Gestion Administrative

 

  • Accueil et information des visiteurs
  • Appui à la rédaction et la saisie des correspondances et documents divers
  • Tient un système de classement administratif (électronique et papier) du courrier « départ » et « arrivée » de la base
  • Participe à l’actualisation du manuel des procédures du programme
  • Participe à l’élaboration des rapports de clôture du programme
  • Assure les liens avec l’administration locale et/ou avec les autres partenaires du programme en l’absence ou sous délégation du RAF
  • Veille à la conformité des procédures MdM-B avec les exigences administratives locales et alerte à temps la Coordination du programme et le Coordination de la mission le cas échéant.

 

 

3.3. Gestion des Ressources Humaines

 

  • Tient à jour les dossiers individuels du staff et veille à leur complétude
  • Veille à ce que les impôts et autres charges sociales en lien avec le personnel soient payés, déclarés dans les délais impartis.

 

 

  1. PROFIL RECHERCHE 

 

    1. Etude et formation

 

  • Diplôme universitaire en commerce, administration ou finance (niveau Licence de préférence)

 

    1. Expériences 
  • Minimum 3 ans d’expérience professionnelle pertinente à un poste similaire au sein d’une ONG internationale ou d’un projet de développement

 

    1. Compétences 
  • Bonne connaissance de la zone d’intervention du programme, des coutumes et des langues locales ;
  • Bonne connaissance du cycle de projet et expérience de travail avec des partenaires locaux ;
  • Grande capacité d’organisation (planification des tâches, respect des délais, sens des      priorités, preuve d’initiative, etc.) ;
  • Maîtrise de l’outil informatique, et en particulier des logiciels Windows et de la suite MS Office ;
  • Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
  • Bonnes capacités rédactionnelles et d’analyse ;
  • Bonne connaissance du logiciel comptable SAGA

 

    1. Qualités 

 

  • Pragmatisme et facilité à travailler de manière fonctionnelle et pratique dans un environnement de travail intense et exigeant ;
  • Très bonne capacité de communication.
  • Dynamisme et bon esprit d’équipe ;
  • Rigueur, autonomie et discrétion ;
  • Flexibilité, ouverture d’esprit et sociabilité ;
  • Forte intégrité et respect des valeurs de MdM-BE ;

 

  1. CONTRAT ET CANDIDATURE

 

    1. Type et durée du contrat 

 

Contrat à durée déterminée de 6 mois, renouvelable, à pourvoir au mois de juillet 2020.

 

    1. Dossier de candidature 

 

  • Curriculum vitae (2 pages max)
  • Lettre de motivation (1 page)
  • 3 références professionnelles, de préférence celles des derniers employeurs du candidat.
  • Carte ONEM pour les sans emploi.

 

 

    1. Dépôt des candidatures 

 

Le dépôt des candidatures s’effectuera uniquement en ligne et sous le format PDF. Les candidats intéressés devront envoyer leur dossier au plus tard le 15 Juillet 2020 à 16 heures Heure GMT à l’adresse : [email protected] , en faisant mention de la référence «Moba_Assistant Admin Fin Rh » dans l’objet de l’e-mail.

 

    1. Exclusion de candidature, dispositions diverses

 

Des candidatures pourront être exclues du processus de recrutement et être déclarées irrecevables lorsqu’un candidat ou une personne interposée tentera d’influencer, directement ou indirectement, la ou les personnes en charge de la sélection des dossiers.

 

Seules les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests écrits et les entretiens.

 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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