Assistant Administratif et Financier

Présentation entreprise :

I - Contexte de la mission

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l'égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

  • Soigner  : donner un réel accès aux soins aux populations.
  • Accompagner  : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
  • Témoigner  : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Indépendance, Engagement, Equilibre.

Contexte et mission :

En République Démocratique du Congo (RDC), la santé des femmes est un enjeu de société. Outre le manque général d'accès aux soins de santé en raison du manque de structures, de qualifications et les distances à parcourir, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

C'est pourquoi Médecins du Monde est présente sur place depuis plusieurs années.

Au Sud-Kivu, à Bukavu, nous soutenons l'hôpital Panzi du Dr. MUKWEGE, qui vient en aide aux survivantes de violences sexuelles, et avons mis en place un projet de prévention des violences sexuelles (« Communes Sans viols »). Nous intervenons également à Uvira sur des programme d’accès aux soins de santé primaire, et le RAF recruté sera basé à Uvira.

Dans la région de Moba, nous renforçons les soins destinés aux femmes, aux mères et aux enfants. Dans la ville de Kinshasa, nous venons en aide aux enfants en situation de rue. De plus, nous sommes également intervenus lors de la riposte Ebola à Bukavu et nous avons participé à la riposte Covid-19 à Kinshasa et au Sud Kivu.

Actuellement, MdM B exécute un projet d’intervention multisectorielle au profit des personnes vulnérables et affectées par les conflits dans les zones de santé d’Itombwe et de Minembwe

Profil recherché :

2. CONTEXTE SPECIFIQUE AU POSTE

Sous la supervision du Responsable de l’Administration, des Finances (RAF) et du Coordinateur de Projet, l’Assistant Administratif, Financier (H/F) aura pour objectif d’assurer la bonne gestion administrative et financière du projet.

 

3. PRINCIPALES RESPONSABILITES ET TACHES

Les responsabilités de l’Assistant Administratif, Finances sont déclinées autour de trois axes, à savoir : la gestion comptable et budgétaire, la gestion administrative et la gestion des Ressources Humaines.

 

3.1. Gestion comptable et budgétaire

 

Au niveau de la base

 

        Gestion de la trésorerie

  • Produit une comptabilité consolidée cohérente avec le plan comptable et budgétaire, en veillant à la bonne tenue, la qualité et la transparence des données comptables dans les délais impartis.
  • Tenir la caisse USD et FRC en toute transparence
  • Produit la situation comptable de la caisse dont il/elle a la charge dans les délais impartis et tenue à cet effet des livres de caisse physiques.
  • Prépare, s’assure de l’éligibilité des factures, les soumet pour vérification auprès du RAF et paie par caisse selon les mandats d’engagement et de validation en vigueur sur la base,
  • Est responsable du classement des pièces comptables des journaux de la base et leur transmission au siège suivant les délais impartis.
  • Développe avec l’appui du RAF et de la CAF des outils de gestion propres aux besoins du programme
  • Participe à la réalisation des inventaires en collaboration avec le service de la logistique (magasinier, charroi...)
  • S’assure du bon archivage physique et électronique des pièces comptables du programme
  • Participe aux audits externes et internes du programme
  • Appui à la préparation du prévisionnel mensuel des besoins financiers de la base.
  • Participe à l’élaboration des suivis budgétaires des projets mis en œuvre sur la mission et en assure leur diffusion auprès des équipes sur terrain.
  • Assure le suivi rigoureux des contrats / marchés en cours ou planifiés, en termes d’avancement des prestations et de taux d’exécution des dépenses

 

   Auprès des partenaires du programme

  • Appuyer dans le renforcement des capacités organisationnelles et techniques de l’équipe médicale des structures sanitaires sur le plan de la gestion financière, et maintient une gestion de partenariat efficace et constructif.
  • Alerte la coordination du programme en cas de dépenses irrationnelles, d’irrégularités constatées dans les procédures et/ou non-respect des procédures financières MdM-B par ces derniers afin de les consolider en partenariat avec leur comité de gestion et les responsables du programme.
  • Appui le RAF dans la préparation des primes versées en faveur des prestataires de soin des centres appuyés par le programme.

 

        3.2. Gestion Administrative

  • Accueil et information des visiteurs
  • Appui à la rédaction et la saisie des correspondances et documents divers
  • Tient un système de classement administratif (électronique et papier) du courrier « départ » et « arrivée » de la base
  • Participe à l’actualisation du manuel des procédures du programme
  • Participe à l’élaboration des rapports de clôture du programme
  • Assure les liens avec l’administration locale et/ou avec les autres partenaires du programme en l’absence ou sous délégation du RAF
  • Veille à la conformité des procédures MdM-B avec les exigences administratives locales et alerte à temps la Coordination du programme et le Coordination de la mission le cas échéant.

 

         3.3. Gestion des Ressources Humaines

  • Tient à jour les dossiers individuels du staff et veille à leur complétude
  • Veille à ce que les impôts et autres charges sociales en lien avec le personnel soient payés, déclarés dans les délais impartis.

 

    4. PROFIL RECHERCHE 

    1. Etude et formation

 

  • Diplôme universitaire en commerce, administration ou finance (niveau Licence de préférence)

 

    1. Expériences 
  • Minimum 3 ans d’expérience professionnelle pertinente à un poste similaire au sein d’une ONG internationale ou d’un projet de développement

 

 

    1. Compétences 
  • Bonne connaissance de la zone d’intervention du programme, des coutumes et des langues locales ;
  • Bonne connaissance du cycle de projet et expérience de travail avec des partenaires locaux ;
  • Grande capacité d’organisation (planification des tâches, respect des délais, sens des      priorités, preuve d’initiative, etc.) ;
  • Maîtrise de l’outil informatique, et en particulier des logiciels Windows et de la suite MS Office ;
  • Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
  • Bonnes capacités rédactionnelles et d’analyse ;
  • Bonne connaissance du logiciel comptable SAGA

 

    1. Qualités 
  • Pragmatisme et facilité à travailler de manière fonctionnelle et pratique dans un environnement de travail intense et exigeant ;
  • Très bonne capacité de communication.
  • Dynamisme et bon esprit d’équipe ;
  • Rigueur, autonomie et discrétion ;
  • Flexibilité, ouverture d’esprit et sociabilité ;
  • Forte intégrité et respect des valeurs de MdM-BE ;

 

  1. CONTRAT ET CANDIDATURE

 

    1. Type et durée du contrat 

 

Contrat à durée déterminée de 8 mois, à pourvoir au mois de mai 2020.

 

6. COMMENT POSTULER

a) Dossier de candidatures

  • Curriculum vitae (3 pages maximum)
  • Lettre de motivation (1 page maximum)
  • 3 références professionnelles, de préférence celles des derniers employeurs du candidat
  • Carte de l’ONEM pour les sans emploi

b) Dépôt de candidatures

Les candidats intéressés doivent adresser leurs candidatures uniquement en ligne, en faisant mention de la référence «  AAF_Kinshasa_CD18-001/MdM/04/2021 » dans l’objet du courriel à l’adresse [email protected] au plus-tard le 02 mai 2021 à 16h30 , heure de Bukavu.

 

 

 

  1.  Exclusion de candidature, dispositions diverses

Des candidatures pourront être exclues du processus de recrutement et être déclarées irrecevables lorsqu’un (e) candidat(e) ou une personne interposée tentera d’influencer, directement ou indirectement, la ou les personnes en charge de la sélection des dossiers.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests écrits et les entretiens.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

 

MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

En cas de suspicion de fraude liée au processus de recrutement chez MdM, veuillez nous contacter gratuitement au numéro suivant : +243 822 229 681

 

MdM vous remercie pour l’intérêt envers son organisation et vous souhaite beaucoup de succès dans votre parcours