Assistant à l’Administration et Logistique (Administration and Logistics Assistant)

Contexte et mission :

Résumé du poste et responsabilités principales :
L'assistant à l’administration et logistique soutient l'administration du programme, la logistique, les achats et d'autres fonctions de mise en œuvre du projet. Ce poste interagit avec l'ensemble du personnel technique du projet afin d'assurer l'efficacité et la rapidité des activités du projet qui nécessitent des déplacements, une logistique de formation, des achats de matériel, la gestion de l'assistance aux véhicules, des arrangements hôteliers et d'autres tâches administratives liées à la mise en œuvre du projet. 

Les principales responsabilités comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

  • Assister le Responsable des Finances et de l'Administration dans le processus de passation de marchés en préparant les formulaires de passation de marchés, en collectant, en gérant et en conservant les données relatives aux fournisseurs et les documents de passation de marchés à l'appui dans les dossiers de passation de marchés et en assurant les suivis réguliers nécessaires pour la conformité.    
  • Assister le responsable des finances et de l'administration dans le suivi des équipes techniques, des subventions et de la MEL afin de coordonner le flux de documents et de compléter les procédures de déclaration des contributions aux subventions et autres paiements alloués.

 

  • Gérer les relations avec les fournisseurs de services privilégiés.

Faciliter la logistique pour les consultants et le personnel en visite, y compris l'assistance pour les réservations d'hôtel et le transport.

  • Servir comme Point de contact pour tous les fournisseurs locaux afin d'obtenir les factures et d’autres pièces justificatives.
  • Travailler au sein d'équipes interfonctionnelles pour soutenir le programme, selon les directives du responsable des finances et de l'administration.
  • Mettre à jour sur une base mensuelle les feuilles de calcul et les bases de données relatives à la gestion du bureau, y compris l'inventaire des fournitures de bureau et des articles de papeterie du projet, ainsi que le registre des actifs fixes avec tous les matériaux et équipements du projet.
  • Gérer la logistique autour de la gestion du parc automobile (horaires des véhicules et des chauffeurs), de la santé et de la sécurité ayant un impact sur les déplacements du bureau ou du personnel, soutenir le COP et le directeur financier dans les demandes administratives des bureaux gouvernementaux, des donateurs, des parties prenantes et des autres partenaires ;
  • Jouer un rôle clé lors des réunions du personnel, en rédigeant des procès-verbaux, en assurant le suivi des mesures à prendre et en fournissant des mises à jour sur les opérations du bureau, et coordonner la diffusion opportune d'informations par le biais de notes de service internes concernant les réunions, les visiteurs, l'utilisation des véhicules, les changements de processus, etc.
  • S'assurer que toute l'administration et la logistique sont conformes aux contrôles internes, aux politiques et aux procédures opérationnelles de Venture37 dans le Manuel d'administration et d'opérations sur le terrain (FOAM).
  • Assurer la réception et accueil des visiteurs aux bureaux en établissant leur ordre de priorité, ainsi qu'en prenant les appels entrants et en les acheminant vers le personnel approprié.
  • En consultation avec le directeur financier, proposer des améliorations aux procédures des bureaux, qui pourraient affecter le travail technique en cours, y compris les visites sur le terrain ;
  • Fournir un retour d'information opportun à la direction concernant l'état des tâches en cours.

Rapports et supervision:
Ce poste relève du responsable des finances et de l'administration.

Profil recherché :

Compétences et qualifications requises:

  • Deux années d’études supérieures en gestion, gestion de projet, affaires, comptabilité ou dans un domaine connexe.
  • Avoir un diplôme de Graduat (Back +3) est souhaitable dans ces domaines précités.
  • Minimum 3 ans d'expérience pertinente, principalement dans des organisations internationales.
  • Capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et contrôler les tâches.
  • Capacité à travailler de manière proactive en tant que membre d'une équipe.
  • Maîtrise de l'anglais (écrit et oral).
  • Capacité démontrée d'organiser et d'analyser des informations et de rédiger des communications concises et claires.
  • Travailler préalablement dans un projet financé par le gouvernement américain.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Aucun appel téléphonique ne sera accepté.
Il s'agit d'un poste local, seuls les citoyens de la RDC peuvent postuler.

Les femmes sont fortement encouragées à postuler.