Administrative, Receptionist & Hospitality Assistant

Présentation entreprise :

La WFAD est une communauté multilatérale d'organisations non gouvernementales et de particuliers. Nous partageons la préoccupation commune que la consommation de drogues illicites sape les valeurs traditionnelles et menace l'existence de familles, de communautés et d'institutions gouvernementales stables à travers le monde. Notre objectif est de travailler pour un monde sans drogue.

Les membres de la WFAD partagent une préoccupation commune que la consommation de drogues illicites sape les valeurs traditionnelles et menace l'existence de familles, de communautés et d'institutions gouvernementales stables à travers le monde.

Le travail de la WFAD repose sur les principes de la camaraderie universelle et des droits humains et démocratiques fondamentaux. Nous pensons que travailler pour un monde sans drogue favorisera la paix, le développement humain, la démocratie, la tolérance, l'égalité, la liberté et la justice.

La WFAD reconnaît que la société civile a droit à des informations factuelles sur les risques et dommages causés par les drogues. Toute personne a le droit d'être protégée contre les méfaits de la consommation de drogues ; et les toxicomanes ont le droit de s'attendre à vivre sans drogue et à avoir la possibilité de mener une vie productive et active.

Contexte et mission :

Description du poste

Sous la supervision de l’Administration, Accountant, Finance, Grant & Compliance Officer Job Description l’Administrative, Receptionist & Hospitality Assistant effectue des tâches administratives diversifiées. Il/Elle est responsable de l’accueil des visiteurs et les dirige vers les services compétents.

Il/elle est la première personne que rencontre les visiteurs d’où l’importance de la bonne présentation et d’aptitudes relationnelles avérées.

 

I- Responsabilités principales

Assurer la gestion des travaux d’entretien/propreté et le nettoyage des bureaux
Assurer la gestion et l’approvisionnement des bureaux en thé, café, sucre, lait, etc. pour le rafraîchissement du staff et des visiteurs et/ou invités
Faire le suivi des travaux de maintenance et/ou de réparation au bureau
Approvisionner les bureaux en biens d’utilité/fournitures de bureau : En établit l’état de besoins et surveiller les achats.

II- Tâches spécifiques :

Accueillir les visiteurs
Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer
Orienter les visiteurs vers la personne ou le service compétent
Aider à maintenir la sécurité du lieu de travail en émettant, en vérifiant et en collectant des badges si nécessaires et en maintenant les carnets des visites
Tenir à jour la base de données des visites et contacts établis
Fournir les renseignements (Brochures, dépliants…)
Recevoir les messages et les transmettre à qui de droit
Assurer la réception et la distribution du courier
Superviser l’entretien et le nettoyage du bureau
Tenir la petite caisse du bureau et faire les achats des biens d’utilité/fournitures de bureau
Gérer la salle des réunions
Participer à certaines tâches administratives, y compris faire des copies, les prises de notes et élaborer des plans de voyage et autres activités…
Organiser les rendez-vous

Profil recherché :

III- Qualifications exigées et Compétences professionnelles

-Formation commerciale ou administrative

-Justifier une expérience de deux années au minimum à ce poste

-Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l’anglais est un atout

-Maîtrise de l’outil informatique (les logiciels de bureautique)

-Bonne capacité rédactionnelle

-Connaissance du secteur

IV- Profil

Dynamisme

Organisation

Aptitudes relationnelles

Rigueur et ponctualité

Intègrité, honnêteté et être digne de confiance

Bonne présentation

V. Comment postuler

Le dossier de candidature est à adresser au Représentant-Pays et doit comprendre un CV (3 pages maximum), une lettre de motivation (1 page maximum)

Les candidatures doivent parvenir à WFAD-RDC au plus tard le 15 juillet 2021 à l’adresse suivante :  [email protected]

N.B.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats retenus seront contactés par téléphone ou par e-mail.