Administrateur (Administratrice)

Administrateur (Administratrice)

Lieu

Lubumbashi (Haut Katanga)

Description

Le poste

 

 

 

Numéro d’Avis de vacance de poste : 058/2021
Titre du poste : Administrateur (Administratrice)
Niveau du poste : 4A
Type du contrat : CDD
Projet : ProGERIM(Projet de bonne gouvernance des revenus infranationaux du secteur minier de la RDC)
Lieu d'affectation : Lubumbashi - Ville province du Haut Katanga
Durée du contrat : 1 an (renouvelable)
Durée de phase du projet en cours :
Date souhaitée d’entrée en fonction : 1er Février 2022
Date de clôture : 15.01.2022

Informations générales :

La GIZ, Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.

Missions du projet ProGERIM :

  • Dans ce contexte l'objectif du projet « Projet de bonne gestion des revenus infranationaux du secteur minier de la RDC (ProGERIM) » est que les municipalités des provinces du Lualaba et du Haut-Katanga investissent de plus en plus leurs propres revenus du secteur extractif dans le développement socio-économique local inclusif.

A. Domaine de Responsabilité :

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • ? Fournir des services administratifs et financiers au projet ;
  • ? Coordonner efficacement ses services avec le personnel du projet dans le pays et au siège ;
  • ? L’organisation de la gestion du bureau du projet et des évènements liés au projet ;
  • ? La planification financière, suivi et comptabilité ;
  • ? Veiller au strict respect des règlements financiers et administratifs pour le compte du projet ;

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste effectue les taches suivantes en étroite collaboration avec l’équipe du projet ainsi qu’avec le Bureau de la GIZ dans le pays :

B. Attributions

1. Administration

  • Organiser les aspects administratifs et logistiques des activités du projet (réunions, ateliers, etc.)en collaboration avec d’autres projets de la GIZ, le cas échéant, afin de rechercher des synergies et des économies d’échelle ;
  • Traiter tous les formats de contrat pertinents (par exemple : contrats de consultance locaux ; subventions locales, accords financiers) et soutient les partenaires pendant le processus de candidature (par exemple ; les conditions générales de la GIZ) ;
  • Assurer l’échange d’informations sur les procédures administratives entre le personnel du projet (dans le pays et au siège), d’autres projets de la GIZ le cas échéant, et les partenaires ;
  • Surveiller la disponibilité de fournitures et équipements de bureau et procéder aux achats conformément aux lignes directrices ;
  • Aider le responsable du bureau du projet à tenir à jour le système d’inventaire du projet (Onsite Assets) ;
  • Est responsable du dépôt des documents(classement) dans les dossiers de référence ou dans le DMS conformément aux règles internes de la GIZ.

2. Achats

  • Procéder à l’achat de fournitures du bureau, du matériel et des services sur place, lancer des appels d’offres et traiter les commandes jusqu’à 2.500 EUR conformément à la réglementation GIZ ;
  • Préparer les contrats de services (hôtellerie, restauration etc.) pour les services de conférence, lancer les appels d’offres et traiter les commandes jusqu’à 20.000 EUR conformément à la règlementation de la GIZ ;
  • Vérifier les factures de biens et de services, les reçus et autres documents de livraison ainsi que les instructions de paiement.

3. Finance et comptabilité

  • Aider à préparer la planification du budget du projet ;
  • Vérifier les demandes de fonds mensuelles du projet avant leur versement ;
  • Contrôler les plans comptables et financiers mensuels et en informer le contrôleur ProGERIM
  • Assurer la gestion financière, notamment les retraits d'espèces, la bonne gestion de la petite caisse, des comptes bancaires ;
  • Assurer la préparation et la saisie des pièces justificatives ;
  • Soutenir les bénéficiaires de fonds du ProGERIM, vérifier l'exhaustivité et l'exactitude des rapports financiers conformément aux normes GIZ et accompagner les audits (si nécessaire) ;
  • Préparer et vérifier les notes de frais de voyage du personnel de ProGERIM pour approbation par le superviseur.

4. Rapports et communication avec les autres projets de la GIZ

  • Coordonner la planification, l'exécution et le suivi de toutes les activités nationales, régionales et de district conjointement avec les équipes d'administration d´autres projets, le cas échéant, afin de garantir un soutien cohérent et sans faille dans le secteur minier de la part de la GIZ ;
  • Organiser des réunions régulières avec les gestionnaires de projet, le cas échéant, pour faire le point sur les progrès réalisés, rendre compte des résultats et demander des conseils sur les principaux défis à relever.

Autres attributions

  • Effectuer d’autres tâches sur demande du supérieur hiérarchique ;
  • Signaler sans délai au superviseur et au CTP tous les problèmes d’administration et de respect des règles rencontrés ou constatés ;
  • Mettre régulièrement à jour ses compétences personnelles sur les processus GIZ et le cadre réglementaire ;

C. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

  • Être détenteur d’un diplôme universitaire de licence en économie, finances ou dans un domaine similaire et qualification en gestion d’entreprise souhaitable. (Équivalent d’une licence ou d’un MBA).

Expérience professionnelle

  • Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste comparable, de préférence au sein de la GIZ.
  • Une expérience professionnelle dans le domaine de gestion et de l’administration est un atout supplémentaire et préférable.

Autres connaissances/compétences

  • Excellente connaissance du français et de l’anglais parlés et écrits ;
  • Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
  • Une connaissance approfondie de la comptabilité ;
  • Une vaste expérience de l’administration ;
  • La volonté de renforcer les compétences en fonction des tâches à accomplir (Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent).
  • Capacité d’organisation, sens de responsabilité et capacité de résistance au stress.
  • Aptitude à travailler seul comme en équipe.

D. Soumission de candidatures :

Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature ( avec mention impérative du titre du poste et du n° de l’Avis de Vacance de Poste dans l’intitulé du mail ) au plus tard le 15.01.2022 à 15h00 , uniquement à l’adresse électronique suivante : [email protected]

Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV en français avec 3 références à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une interview seront contacté(e)s.

NB : les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

Contact

Société : GIZ

Site Internet :

Email : [email protected]