Adjoint Administratif / Réceptionniste à Kabinda

Job Description

Abt Associates (Abt)  est un leader mondial dont la mission est focalisée sur la recherche, l’évaluation et la mise en œuvre de programmes dans les domaines du développement international, de la santé et des politiques sociales et environnementales.

Abt Associates lance un nouveau contrat financé par l’USAID pour un programme de services de santé intégrés à grande échelle en République Démocratique du Congo. Ce projet sera mise en œuvre dans neuf provinces, regroupées en trois régions qui sont  l’Est du Congo, le Kasaï et le Katanga – en partenariat avec une organisation congolaise et six organisations internationales.

Abt Associates recherche des candidats qualifiés pour les opérations du projet en  RDC pour son bureau de Kabinda. Tous les postes doivent satisfaire les exigences de qualifications suivantes: Aptitude démontrée à travailler avec un minimum de direction et de supervision; Aptitude démontrée à travailler en équipe et à accepter les contributions des autres membres de l’équipe; Un haut niveau d’éthique professionnelle, Excellentes communications interpersonnelles,  et expérience professionnelle requise.

Instructions générales pour postuler :

  • Tous les candidats doivent envoyer leur candidature à  DRCJobs @abtassoc.com   tout en incluant le titre du poste auquel ils postulent sur la ligne d’objet de l’email.
  • Les documents à joindre doivent comprendre: un Curriculum Vitae (CV), une fiche de paie du dernier poste occupé, des copies des diplômes et des coordonnées d’au moins trois références que nous pouvons contacté (doit inclure les adresses électroniques email et les numéros de téléphone).
  • Les candidats sélectionnés pour une entrevue recevront une description de poste plus détaillée avant l’entrevue ainsi que d’autres documents.
  • Toutes les demandes doivent être reçues avant minuit du  17 février2019 .
  • Les demandes qui ne respectent pas ces instructions ou qui ne satisfont pas aux exigences de qualification minimales précisées ne seront pas prises en compte.
  • Les femmes sont fortement encouragées à postuler !

Sous la supervision de Directeur des opérations provincial, l’adjoint administratif / le réceptionniste apportera son appui au fonctionnement du bureau et fournira son soutien en matière de gestion du bureau et soutien logistique au bureau PROSANI basé à  Kabinda .

Principaux rôles et responsabilités:

  • Assister dans la planification et la gestion de la logistique pour les activités liées au projet, y compris les ateliers, la formation et les rencontres, les dispositions sur le logement et voyage, particulièrement, mais sans s’y limiter à, contacter les participants, négocier et obtenir l’espace évènementiel aussi bien que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et collations;
  • Apporter son appui logistique en matière de voyage au personnel et partenaires, notamment la réservation du transport et logement;
  • Assister à la gestion du bureau (propreté et ordre) et élaborer et constituer les activités d’accompagnement du bureau. Superviser les nettoyeurs et les chauffeurs;
  • S’assurer du bon usage et la disposition de biens, matériels et équipements au bureau;
  • Exécuter les tâches du bureau à caractère général, y compris sans s’y limiter à, la photocopie, le scannage, l’envoi des fax, le classement et l’envoi de courriers par la poste;
  • Assister le Directeur des opérations dans les tâches d’achats, y compris l’élaboration des demandes de devis, dans les analyses des cotations ou offres, préparer les demandes des achats et commandes et classer les documents sur les achats.
  • Assister le Directeur des opérations (Régional ou Provincial) dans l’actualisation de la liste d’inventaire du projet;
  • Contrôler le stock des fournitures du bureau;
  • S’assurer de règlement rapide des factures du bureau en communiquant les besoins en paiement à venir pour le paiement du bureau, soit le personnel comptable spécifique à un lieu où le bureau principal de Kinshasa en fonction du seuil;
  • Apporter son assistance aux chauffeurs et autre personnel du district dans le processus de réalisation des fiches de temps et des rapports sur les avances et dépenses des déplacements. Agir en qualité de responsable de la comptabilisation des fiches de présence pour le bureau.
  • Tenir un registre de tous les documents reçus.

compétences/connaissances requises: 

  • Avoir un diplôme d’études secondaires (minimum) ou techniques, le diplôme de licence en administration, gestion, d’entreprise, science sociale ou autre domaine relatif est souhaitable.
  • Avoir au moins de 3 ans d’expérience professionnelle appropriée en administration des bureaux.
  • Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint, et autre logiciel de  traitement des données et présentation graphique.
  • Aptitude à planifier et à exécuter, de façon autonome, les tâches complexes dans la gestion quotidienne des affaires et tout en restant organisé et concentré sur les délais à long terme et de stratégie vivement souhaitée.
  • Aptitude à évaluer les problèmes et élaborer des solutions.
  • Excellentes capacités de communication relationnelles et excellentes capacités d’organisation.
  • Capacité à évaluer les problèmes et les résoudre.
  • Excellentes compétences en communications relationnelles et d’organisation.
  • Préférence pour les candidats qui ont l’expérience sur les projets financés par USAID ou autres organisations internationales de développement.
  • Maîtrise du français parlé et écrit et d’excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle en anglais sont vivement souhaitables.
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