Gestionnaire de Bureau

Présentation entreprise :

DAI travaille au plus haut niveau du développement international, combinant l'excellence technique, la gestion professionnelle de projets, et un service client exceptionnel afin de résoudre les problèmes les plus complexes de nos partenaires. Depuis 1970, DAI travaille dans 150 pays en développement et en transition, apportant des solutions de développement complètes dans des domaines incluant la réduction des crises et les opérations de stabilisation, la gouvernance démocratique, le développement du secteur privé et les services financiers, l'économie et le commerce, le VIH/SIDA, lutte contre la grippe aviaire, la gestion de l'eau et des ressources naturelles ainsi que l'énergie et le changement climatique. Parmi ses partenaires, des agences internationales de développement, des institutions financières internationales, des corporations privées et philanthropiques et des gouvernements de pays hôtes. 
 

Contexte et mission :

Assurer le contrôle des présences au travail des agents réguliers et des temporaires; à cet effet, elle s'assure que tout le personnel local complète et signe la fiche de présences qu'elle transmettra ensuite à Kinshasa. Chaque fiche de présences devra être approuvée par le superviseur de l'agent concerné ;
S'assurer que l'évaluation annuelle de chaque agent a été faite dans le délai et l'original de la fiche d'évaluation transmise à Kinshasa ;
Assurer le classement des copies des dossiers individuels des agents du bureau provincial, Tenir à jour les dossiers individuels des différents prestataires des services locaux ;
S'assurer que le Spécialiste financier a déposé toutes les déclarations des Impôts, cotisations sociales et des sommes versées aux tiers conformément aux calendriers fiscaux en vigueur.
Etablir des classements physiques et électroniques réguliers des dossiers techniques et administratifs suivant l'ordre chronologique ;
Suivre les échéances des contrats de bail et collaborer avec le service financier pour le paiement des loyers dans le respect des échéances contractuelles.
Veiller au paiement dans le délai des factures d'internet, de la SNEL et de la REGIDESO etc. ;
S'assurer que les agents disposent des outils et supports nécessaires pour l'exercice de leurs fonctions ;
Travailler avec l'équipe logistique pour organiser les courses de service pour le personnel et les visiteurs de DAI ;
Appuyer la préparation et l'organisation des missions et des réunions ;
Collaborer avec la direction à Kinshasa pour l'établissement des ordres de missions de service des agents de IGA basés à Lubumbashi ;
Recevoir et remettre à qui de droit les ordres de mission signés par la direction du projet à Kinshasa ;
Collaborer avec le Spécialiste financier dans la gestion des avances de voyage des agents ; 
Effectuer les réservations d'hôtel pour les agents et visiteurs du projet en mission à Lubumbashi ; 
 

Profil recherché :

Etre détenteur (trice) d'un diplôme de niveau supérieur (au minimum Bac + 3) en Sciences commerciales et Administratives, en Gestion ou un diplôme équivalent
Avoir la maitrise de l'Anglais et du Français (parlé et écrit)
Faire preuve des bonnes capacités intellectuelles pour faire le travail (avoir accumulé un minimum d'un an d'expérience professionnelle aux mêmes fonctions dans une OING internationale, une agence des nations unies ou un organisme de développement ou une entreprise légalement enregistrée en RD Congo serait un atout
Avoir de solides compétences organisationnelles
Savoir identifier les problèmes et proposer des alternatives de solutions positives dans un bref délai Etre dynamique, savoir prendre des initiatives
Avoir des compétences avérées en Informatique, notamment la maitrise de MS Office
Démontrer de capacités à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante 
 

 

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Contexte et mission : U.S. Mission Democratic Republic of Congo Announcement Number: Kinshasa-2018-026 Position Title: Warehouseman Opening Period: May 10 – May 24, 2018 Series/Grade: LE-0805-02 Salary: (USD) 0 –…