Contexte et mission :
II. Responsabilités et tâches :
Sous la supervision du Directeur Pas (DP,la Secrétaire de Direction a la responsabilité de :
- ???Assurer le traitement, le dispatching des correspondances internes et l'expédition des correspondances externes
- ???Suivre les correspondances par mail et les traiter sur instruction du DP
- ???Archivage des correspondances, rapports et autres documents de référence
- ???Assurer la préparation logistique des réunions internes et externes
- ???Assurer le traitement, le dispatching des correspondances internes et l'expédition des correspondances externes; Rédiger les comptes rendus des réunions d'équipe, des réunions de management ou de toute autre réunion à la demande du DP
- ???Suivre et coordonner les contacts et rendez-vous du DP et des membres du SLT/SMT
- ???Etablir un répertoire électronique des partenaires et veiller à sa mise à jour
- ???Participer ou représenter le DP à certaines réunions à la demande de ce dernier
- ???Produire et envoyer les lettres d'invitation aux visiteurs venant de l'étranger
- ????En liaison avec l'Assistant Logisticien et les Chauffeurs, suivre les réservations de vols internes et des hôtels pour les agents du Siège ou d'autres partenaires.
- ????S'acquitter de toute autre tâche administrative utile au bon fonctionnement du bureau.
- ????Rédiger les comptes rendus des réunions d'équipe, des réunions de management ou de toute autre réunion à la demande du DP
- ????Suivre et coordonner les contacts et rendez-vous du DP et des membres du SLT/SMT
- ????Etablir un répertoire électronique des partenaires et veiller à sa mise à jour
- ????Participer ou représenter le DP à certaines réunions à la demande de ce dernier
- ????Produire et envoyer les lettres d'invitation aux visiteurs venant de l'étranger
- ????En liaison avec l'Assistant Logisticien et les Chauffeurs, suivre les réservations de vols internes et des hôtels pour les agents du Siège de Cordaid ou d'autres partenaires
- ????S'acquitter de toute autre tâche administrative utile au bon fonctionnement du bureau.
Profil recherché :
Profil nécessaire
- ???Diplôme universitaire en sciences administratives et secrétariat ou professionnalisation en secrétariat et technique de bureautique ou expérience significative prouvée;
-
???Expériences : au moins 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires de préférence avec une
organisation internationale; -
???Etre capable de travailler dans un environnement international, multiculturel et dans des
situations stressantes, et être capable de manager plusieurs tâches à la fois; - ???Avoir une excellente connaissance orale et écrite en français (indispensable);
- ???Une bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit;
-
???Avoir la maitrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word, Powerpoint, Internet et
autres applications informatiques (obligatoire); - ???Aptitude de bonnes relations de travail avec les partenaires et dans le bureau;
- ???Etre orientée vers les résultats et prompte; bonne gestion des priorités;
-
???Personnalité dynamique, flexible et persévérante, dotée d'une bonne capacité d'écoute et d'un
esprit d'initiative; -
????Avoir une capacité d'adaptation rapide dans le raisonnement et les actions, un esprit de synthèse
et structurée; - ????Etre de bonne moralité et intègre;
- ????Bonne communicatrice, facilité d'expression et bon langage;
- ????Sens de l'organisation et des responsabilités;
- ????Ponctualité.
V. Observation et appréciation
Le/la Secrétaire de Direction sera techniquement évalué (e) à la fin de chaque année par son superviseur hiérarchique conformément à ses Termes de références.
Ce profil de poste fait partie intégrante du contrat.
VI. Procédure de soumission d'une candidature
Les candidatures sont adressées exclusivement au Directeur Pays l'adresse suivante avec en titre la mention : SECRETAIRE DE DIRECTION, suivie du numéro de l'avis de vacance de poste.
Les candidat.es postulent ligne en utilisant le lien suivant :
www.cordaid-jobrdc.org
La clôture de dépôt de candidatures est fixée au 15 mars 2023
Les candidatures reçues après ce délai ne seront pas prises en compte. Seuls les candidats sélectionnés seront avertis par mail ou par téléphone.
Le lieu du test et/ou entretiens est fonction du lieu de résidence du candidat.
