Assistant à la Gestion de l’Information, Kinshasa

Job Description

Location : Kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC
Application Deadline : 30-Dec-18 (Midnight New York, USA)
Additional Category : Management
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-5
Languages Required :  French
Starting Date :  (date when the selected candidate is expected to start) 01-Mar-2019
Duration of Initial Contract : 1 year

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend un Bureau national à Kinshasa, des Sous bureaux de terrain ainsi que des antennes.

Le bureau pays de OCHA en RD Congo a mis en place une unité gestion de l’information dans le but de renforcer l’analyse et l’aide à la décision. A travers le renforcement de la collecte, du traitement et de la dissémination de l’information, l’unité sert à accroître la capacité du bureau à assurer une coordination efficace et précise.

Ce poste est initialement attaché à l’Unité de Gestion de l’Information (IMU) à Kinshasa mais il peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

L’Assistant à la Gestion de l’Information fournit un appui technique dans la collecte et l’encodage des données. Il travaille sous la supervision du chef de la section Gestion de l’Information (IMU) et la tutelle générale du Chef de Bureau OCHA RDC.

Dans l’exercice de ses fonctions, il doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion, faisant preuve d’un sens élevé de responsabilité.

Duties and Responsibilities

  • Participer à la collecte et au traitement des données d’intérêt humanitaire et à leur intégration dans les bases de données géo-spatiales du bureau OCHA ;
  • Procéder à la collecte de données géo référencées par GPS, image satellite ou tout autre support approprié ;
  • Préparer des cartes thématiques ainsi que des cartes de référence. Compiler et mettre à disposition des partenaires au travers du site web inter agences les cartes d’intérêt humanitaires produites par le bureau OCHA ainsi que par les autres organisations;
  • Soutenir l’équipe de gestion de l’information dans la mise à jour des données opérationnelles communes (COD) ;
  • Participer au développement et à la finalisation des projets de Systèmes d’Information Géographique définis par le bureau OCHA ;
  • Maintenir à jour et mettre à disposition des partenaires la liste des cartes produites ainsi que leur archivage électronique et physique ;
  • Travailler étroitement avec les autres membres de l’unité de gestion de l’information et du bureau pour la réalisation et l’analyse de produits cartographiques ;
  • Assurer la bonne gestion des impressions des cartes pour le bureau ainsi que pour les partenaires humanitaires ;
  • Participer à l’animation des sessions de formation SIG organisées par le bureau au profit des partenaires humanitaires et structures de l’état ;
  • Effectuer toute autre tâche liée aux systèmes d’information géographique ou à la gestion de l’information assignée par le Chef de bureau, le Chargé de Gestion de l’Information ou le superviseur direct ;
  • Mettre à jour la carte de présence des partenaires 3W (Who What Where) ;
  • Mettre à jour le site web en collaboration avec le webmaster/ Assistant base de données et avec les autres unités du bureau : Calendrier des réunions, liens pages web, etc ;
  • La base de données géographique est régulièrement mise à jour et mise à la disposition des partenaires sur les plateformes ;
  • Les cartes/produits demandés par le bureau et les partenaires sont produits selon les standards et dans les délais ;
  • Les partenaires bénéficient de l’appui technique nécessaire en termes de gestion de l’information géographique ;
  • Toute autre tâche ponctuelle, demandée par le superviseur, ne dépassant pas ses compétences et ses aptitudes.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education: Un diplôme de fin d’Etudes Secondaires exigé. Justifier d’un diplôme supérieur universitaire préférablement en géographie, documentation, sciences naturelles, sciences sociales, sciences informatiques, gestion de l’information ou autre secteur pertinent (développement de bases de données et conception web) souhaité.

Experience: Minimum cinq ans d’expérience professionnelle en sciences informatiques, documentation, gestion de l’information ou autre secteur pertinent;

La bonne maîtrise du contexte de sa zone géographique ainsi qu’une expérience avec les SNU ou ONGI constituerait des atouts majeurs;

Autres aptitudes:

  • Solide expérience en gestion de système d’information géographique et en cartographie, y compris la connaissance des logiciels courants de SIG (ARC/Info, ARC/View, Google Earth) et télédétection (ERDAS, ER Mapper…);
  • Très bonne connaissance des tableurs et bases de données (MS Excel et Access) ;
  • Bonne connaissance du HTML et des logiciels de création de sites web ;
  • Capacité à communiquer avec du personnel technique et non-technique ;
  • Motivé, rigoureux, consciencieux;
  • Connaissance des logiciels et des systèmes généralement utilisés (base de données, édition traitement de texte et de bureau);
  • Fortes relations interpersonnelles;
  • Capacité d’écrire clairement et avec concision en français et de bien communiquer en anglais;
  • Bonne aptitude d’analyse;
  • Esprit d’initiative, tact, d’analyse et de communication;
  • Capacité de travailler dans un environnement multiethnique, multiracial et multiculturel;
  • Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis;
  • Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles;
  • Excellente connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint ;

Connaissances linguistiques:

  • Maîtrise parfaite du français écrit et parlé ;
  • Bonne connaissance professionnelle de l’Anglais ;
  • Avoir une bonne connaissance des langues locales ;
  • La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien https://jobs.undp.org/   un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant ;

  • Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
  • Un formulaire P11 à jour signé et daté. ( (Le formulaire peut être téléchargé ( en cliquant ici );
  • Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
  • Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
  • Les copies des diplômes ;
  • Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
  • Copies des deux dernières évaluations ;
  • A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer ;
  • Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches;

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées;

Les Hard copies ne seront pas acceptées;

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée;

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération;

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade de recrutement.

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