UN/UNE CHARGE(E) DES ACHATS (Procurement Officer)

Présentation entreprise :

Contexte

Catholic Relief Services United States Conference of Catholic Bishops (CRS USCCB en sigle) est une organisation non Gouvernementale œuvrant dans les réponses aux urgences et développement dans une centaine des pays au Monde. Fondée en 1943 par la Conférence Episcopale des Evêques des Etats Unis d’Amérique ; CRS intervient en République Démocratique du Congo depuis 1961 et travaille avec des partenaires locaux pour trouver des solutions durables à la souffrance et à la pauvreté dans le domaine des urgences, de la santé, de l’éducation, du VIH/SIDA, de l’agriculture et de l’édification de la paix.                                                                                                         

Dans le domaine des urgences, CRS a récemment obtenu un renouvellement de financement de la part du Bureau d’Assistance Alimentaire (Food-For-Peace), lequel dépend de l’Agence des États-Unis pour le Développement International (United States Agency for International Developpement). Ce financement sera dédié à la mise en œuvre de la deuxième phase du projet Ditekemena qui vise à améliorer la sécurité alimentaire pour 12,500 ménages touchés par le conflit au Kasaï Central et Kasaï Oriental. L´approche de ce projet est basée sur l´idée de flexibilité afin de permettre à chaque intervention de répondre aux spécificités du contexte et des besoins des communautés ciblées. Afin de renforcer les ressources et la résilience des communautés vulnérables du Kasaï (déplacés, retournés et familles d´accueil) et de renforcer la cohésion entre ces différentes communautés, le projet DITEKEMANA interviendra dans de le secteur des vivres à travers la tenue de distributions alimentaires et de foires aux bons d’achat (vouchers).

Contexte et mission :

Résumé du poste

Le responsable des approvisionnements est chargé de l’exécution des achats pour le sous-bureau de Kananga. Il/Elle est chargé de veiller à l’adhérence aux exigences du CRS concernant les acquisitions, en temps opportun, de produits de qualité et de services dans les meilleures conditions pour le CRS.  Spécifiquement le Responsable des approvisionnements est le maître du processus d'achat pour le Programme de CRS au Kananga et joue un rôle important dans le système de gestion des biens de CRS/Kananga. Il coordonnera les activités et processus locaux d’achats pour acquérir les marchandises et services afin d’appuyer la fourniture de programmes de qualité aux personnes pauvres et vulnérables. Ses connaissances et son expérience lui permettront de réussir à coordonner la qualité et l’efficience des activités d’achats et de garantir la gestion vertueuse, l’intégrité, la transparence et la redevabilité.

 

 

Responsabilités du poste

  • Coordonner des systèmes d’achats et des procédures opérationnelles pleinement conformes. Évaluer l’efficacité et l’efficience et recommander des améliorations. Contribuer à assurer la conformité avec les principes, normes et politiques des achats de CRS, les réglementations des bailleurs de fonds et les exigences statutaires locales.
  • Travailler en coordination avec divers départements pour élaborer et tenir à jour un plan d’achats avec toutes les exigences de quantité, de qualité et de livraison pour les marchandises et les services. Fournir des informations sur les prix pour aider les détenteurs des budgets dans la préparation des budgets.
  • Coordonner le processus d’approvisionnement et réaliser des activités diverses pour aider à garantir l’optimisation des ressources : recherche et analyse de marché, estimation des coûts, documents de demande, facilitation du processus d’appel d’offres, identification et recherche des fournisseurs, évaluation de la qualité et de la disponibilité des marchandises, négociation, préparation de contrats/bons de commande et d’autres documents.
  • Communiquer avec d’autres employés des achats et diverses unités des programmes et des opérations pour coordonner et suivre la livraison et la réception des marchandises/services et tenir tout le monde au courant de la situation. Collecter des informations pour confirmer que les marchandises/services fournis sont ce qui a été commandé, dans les quantités et selon la qualité demandée, qu’ils arrivent à temps et au bon prix.
  • Tenir la correspondance et un contact constant avec les fournisseurs pour suivre l’exécution des modalités contractuelles et gérer les problèmes au besoin. Suivre la performance des fournisseurs et en faire des rapports, en notant les problèmes et/ou les insuffisances réels et/ou potentiels et aider à la modification des contrats ou bons de commande.
  • Responsable de la transparence dans le département des achats en garantissant une documentation exacte et à jour de tous les processus d’achats, dossiers des fournisseurs, base de données des achats et de l’inventaire, pour aider au contrôle et à la redevabilité. Préparer les rapports et faciliter la récupération des documents. Rencontrer les Représentants des fournisseurs tel qu’indiqué et gérer les contrats à long terme.

 

Profil recherché :

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

  • Licence en administration des entreprises ou autre diplôme pertinent. Une certification professionnelle est un plus.
  • Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion des achats, la logistique, l’administration, de préférence dans une organisation internationale.
  • Bonnes connaissances des réglementations de divers bailleurs de fonds (par ex. USAID, UE, ONU) pour les achats.
  • Connaissance des réglementations internationales et nationales pour les achats et des conditions du marché local.
  • Connaissance des termes des contrats ainsi qu’une capacité avérée à bien préparer les bons de commandes conformément aux spécifications.
  • Maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint). Expérience des systèmes de gestion des bases de données (par ex. MS Access) fortement souhaitée.

Compétences personnelles

  • Bonnes compétences en planification et coordination et capacité à prioriser efficacement des priorités concurrentes.
  • Bonnes compétences analytiques avec la capacité de porter des jugements indépendants et de prendre des décisions
  • Proactif, axé sur les solutions et les services, avec un fort souci de répondre aux besoins des clients
  • Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique
  • Bonnes compétences en négociation, communication et gestion des relations.

 

Langue étrangère exigée/souhaitée

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Food Assistance Manager Lieu Lubumbashi Description Le poste     ————————————————— Food Assistance Manager —————————————————   N° Offre: HR/BZS/012/ FY19   Fondée en 1950, World Vision est l’une des plus grandes…