Office Manager (Chef de Bureau)

Office Manager (Chef de Bureau)

Lieu

Kinshasa

Description

Le poste

OFFICE MANAGER – GAP DRC

 

ABOUT GAP (GROWTH ALLIANCE PARTNERS)

Growth Alliance Partners (GAP) boasts extensive experience in establishing and building successful businesses. We have a passion for Africa and have worked extensively across the continent in a variety of roles and sectors.

We provide investors with tools to monitor the performance of their portfolio and assist investee businesses with a wide range of services delivered by experienced, industry aware practitioners.

We evaluate, diagnose and prescribe a course of treatment, which is agreed to by all parties. Through our involvement, services and subject matter experts, investors and management have better information and tools allowing them to reach their full potential.,

OUR VISION:   To enable Africa’s prosperity

OUR MISSION:   Delivering services to build competitive and sustainable businesses that produce exceptional returns to investors and promoters, while impacting the host communities.

B. THE TERMS OF REFERENCES OF THE POSITION

The Profile:                

  • The Office Manager is a full time role that involves providing support to key Facility functions the candidate must be results driven entrepreneurial executive with more than 5 years experience driving sales, generating new business, and managing operations in the transportation sector and agribusiness in sub- Saharan Africa.
  • Proven ability in managing complex, multi-stakeholder projects within the agri-business and agriculture research and development space. Results focused and well-organized with proven results in project management.
  • Proficient in strategic planning and evaluation methods to assess strengths and identify areas for improvement.
  • Able to successfully navigate complex business and political environments to achieve favorable terms.
  • Must have excellent written and verbal communications skills. Fully bilingual in English and French in addition to being conversant in Lingala and Swahili.            
  • Successful in  working closely with government agencies, development partners, the private sector, and other stakeholders to ensure the delivery of high – quality results including recruitment; contract administration; meetings and events, contacts and calendar management. The position is part of a small and busy team working in a fast paced environment. The postholder must have a flexible approach to helping around the team with other tasks at busy times.

Responsibilities:       

  • Support to the CEO in maintaining the Events Catalog & Calendar, planning meetings and liaising with people involved
  • Office administration, including facilities and supplies management.
  • Contract administration, including preparation of contract templates for individuals and organisations, following up with internal and external people involved, and making sure the process keeps to deadlines.
  • Events, Learning Series seminars and workshops: supporting the Learning Committee, contacting participants, administering RSVPs, booking venues, coordinating logistics etc.
  • Administrative support to the CEO in organizing board meetings and board committee meetings including: scheduling, board package, and logistics.
  • Flexible administrative and logistics support to colleagues during busy times.
  • Assistance with the recruitment including advertising, shortlisting applicants, liaison, gathering references, support to induction, etc.

Skills and Competencies:

  • Support to the CEO in maintaining the Events Catalog & Calendar, planning meetings and liaising with people involved
  • Candidates should have a Master’s degree in business or similar relevant field preferred and prior experience and expertise in the following:
  • Ten or more years of directly relevant professional experience may be considered in place of a degree.
  • Indicatively one to five years of work experience in an office environment.
  • Able to demonstrate skills that are relevant to the role, including.
  • Recruitment and contracting.
  • General administrative support, including booking meetings and calendar management.
  • Experience with events and workshops.
  • Good computer and software skills, including proficiency with Microsoft Word and Excel.
  • Should be able to create and maintain tracking spreadsheets.

Closing date: 10th October 2021, send to: [email protected]

 

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CHEF DE BUREAU – GAP DRC

 

A. A PROPOS DE GAP (GROWTH ALLIANCE PARTNERS)

Growth Alliance Partners possède une vaste expérience dans la création et la gestion d’entreprises prospères. Nous avons une passion pour l'Afrique et avons œuvré à travers le continent dans une variété de rôles et de secteurs.

Nous fournissons aux investisseurs des outils pour surveiller la performance de leur portefeuille et aidons les entreprises émettrices avec une large gamme de services fournis par des praticiens expérimentés et avertis du secteur.

Nous évaluons, diagnostiquons et prescrivons des interventions  qui sont acceptées par toutes les parties prenantes. Grâce à notre implication, nos services et nos experts en la matière, les investisseurs et gestionnaires disposent de meilleures informations et outils leur permettant d'atteindre le plein potentiel de leurs affaires.

NOTRE VISION :  Permettre la prospérité de l’Afrique

NOTRE MISSION :  Fournir des services qui créent des entreprises compétitives et durables produisant des rendements exceptionnels pour les investisseurs et les promoteurs, tout en ayant un impact positif sur les communautés d'accueil.

B. TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE

Profil:

  • Le gestionnaire de bureau est un rôle à temps plein qui consiste à fournir un soutien aux fonctions clés de l'installation. Le candidat doit être un cadre entrepreneurial axé sur les résultats avec plus de 5 ans d'expérience dans la conduite des ventes, la génération de nouvelles affaires et la gestion des opérations dans le secteur des transports et de l'agro-industrie en Afrique subsaharienne.
  • Aptitude avérée à gérer des projets complexes et multipartites dans le domaine de la recherche et du développement de l'agro-industrie et de l'agriculture. Axé sur les résultats et bien organisé avec des résultats prouvés en gestion de projet.
  • Maîtrise des méthodes de planification stratégique et d'évaluation pour trouver les points forts et identifier les domaines à améliorer. Doit être capable de naviguer avec succès dans des environnements commerciaux et politiques complexes pour obtenir des conditions favorables
  • Doit avoir d'excellentes compétences en communication écrite et verbale. Parfaitement bilingue en anglais et en français en plus de maîtriser le lingala et le swahili.
  • Réussir à travailler en étroite collaboration avec les agences gouvernementales, les partenaires de développement, le secteur privé et d'autres parties prenantes pour assurer la livraison de résultats de haute qualité, y compris le recrutement ; administration des contrats; réunions et événements, contacts et gestion du calendrier.
  • Le poste fait partie d'une petite équipe occupée travaillant dans un environnement au rythme rapide. Le titulaire du poste doit avoir une approche flexible pour aider l'équipe avec d'autres tâches aux heures de pointe.

Responsabilités :

  • Soutien au PDG dans la gestion du catalogue et du calendrier des événements, la planification des réunions et la liaison avec les personnes impliquées
  • L’administration du bureau, y compris la gestion des installations et des fournitures.
  • Administration des contrats, y compris la préparation de modèles de contrats pour les individus et les organisations, le suivi avec les personnes internes et externes impliquées, et s'assurer que le processus respecte les délais.
  • Événements, séminaires et ateliers de la série d'apprentissage : soutenir le comité d'apprentissage, contacter les participants, administrer les RSVP, réserver des lieux, coordonner la logistique, etc.
  • Soutien administratif au PDG dans l'organisation des réunions du conseil d'administration et des réunions des comités du conseil d'administration, y compris : la planification, le package du conseil d'administration et la logistique.
  • Support administratif et logistique flexible aux collègues pendant les périodes de pointe.
  • Assistance au recrutement incluant la publicité, la présélection des candidats, la liaison, la collecte des références, aide à l'intégration, etc.

Compétences :

  • Les candidats doivent avoir une maîtrise en affaires ou dans un domaine pertinent similaire de préférence et expériences et expertises dans les domaines suivants :
  • Dix ans ou plus d'expérience professionnelle directement pertinente peuvent être considérés à la place d'un diplôme.
  • À titre indicatif, une à cinq années d'expérience de travail dans un environnement de bureau.
  • Capable de démontrer des compétences qui sont pertinentes pour le rôle, y compris.
  • Recrutement et contractualisation.
  • Soutien administratif général y compris la prise de rendez-vous et la gestion du calendrier.
  • Expérience avec des événements et des ateliers.
  • Bonnes compétences en informatique et en logiciels, y compris la maîtrise de Microsoft Word et Excel.
  • Doit être capable de créer et de maintenir des feuilles de calcul de suivi.

Date de clôture : 10 octobre 2021, envoyez à : [email protected]

Contact

Société : Growth Alliance Partners (GAP)

Site Internet :

Email : [email protected]

Livelihood technical project specialist Lieu Gemena (Sud-Ubangi) Description Le poste LIVELIHOOD TECHNICAL PROJECT SPECIALIST —————————————— N° Offre: HR/NO/HRL/009/FY21 —————————————— Fondée en 1950, World Vision est l’une des plus grandes organisations…