Assistant(e) Exécutif/ve

Assistant(e) Exécutif/ve

Lieu

Kinshasa

Description

Le poste

AVIS DE RECRUTEMENT

 

Titre du poste : Assistant(e) Exécutif/ve
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de deux ans avec possibilité de renouvellement
Lieu d’affectation : Kinshasa
Grade : PG 8
Date d’entrée en fonction : Août 2020

L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) lance un appel aux candidatures pour le poste d’assistant administratif / comptable recruté au niveau national. L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) est une institution à but non lucratif qui génère des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus pressants de l’Afrique, entre autres : la famine, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles. En collaboration avec divers partenaires en Afrique subsaharienne, l’IITA contribue à l’amélioration des moyens de subsistance, de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, à la création des emplois et à la préservation de l'intégrité des ressources naturelles. L’IITA est membre du Groupe Consultatif International de la Recherche Agricole (CGIAR), un partenariat mondial de recherche agronomique pour un avenir dans la sécurité alimentaire.
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Résumé de la position

L’Assistant(e) Exécutif/ve aura la responsabilité d’apporter un soutien efficace au Représentant Résident (RR) de l’IITA en RDC afin de garantir un bon fonctionnement de la station et l’exécution des programmes. Cela comprend toute assistance administrative, logistique, et de la gestion d’informations du programme Représentant Résident, et à d'autres membres du personnel technique, ainsi que la planification et la coordination des activités (réunions, système de suivi, ateliers, budgets de voyage, etc.).

Responsabilités

L'Assistant(e) Exécutif/ve aura à s’acquitter des tâches suivantes :

Secrétariat

  • Programmer les réunions et les rendez-vous du Représentant Résident (RR) ;
  • Gérer l’agenda du Représentant Résident ;
  • Recevoir des visiteurs du RR au bureau ;
  • Accuser réception des correspondances et des rapports, et rédiger les versions préliminaires des correspondances à signer ;
  • Maintenir et mettre à jour la liste d’adresses pour la station ;
  • Développer et maintenir un système de suivi efficace pour la gestion de la station ;
  • Agir en tant que point de contact pour le personnel et les parties prenantes externes ;
  • Traiter et orienter les courriers et les colis ou livraisons ;
  • Coordonner la traduction, la correction et l'édition des documents selon les besoins ;
  • Organiser les voyages ;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions d'équipe et des réunions régulières avec l'aide du personnel technique, selon les besoins ;
  • Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces.

Administration du projet (Chenille Légionnaire d’Automne, CLA)

  • Assurer le suivi de la liquidation des avances en espèces et des avances de voyage du projet ;
  • Coordonner les demandes d'approvisionnement du projet ;
  • Tenir à jour le registre des actifs du projet ;
  • Gérer le registre des risques et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations ;
  • Coordonner les audits internes et externes du projet ;
  • Coordonner toutes les opérations administratives du projet, y compris la planification des réunions du projet, la rédaction de lettres / rapports, la planification des rendez-vous et la coordination des préparatifs de voyage ;
  • Développer et tenir à jour un système de classement de tous les documents de projet, sous forme électronique ou imprimée.

Gestion de programme

  • Fournir un soutien au Représentant Résident (RR) dans la gestion des partenaires, y compris le suivi des rapports financiers et techniques ;
  • Contribuer au suivi des projets, notamment en effectuant un examen mensuel et en soumettant les rapports au RR ;
  • Participer à la compilation des rapports techniques de la station ;
  • Travailler avec le PDAU et la direction financière sur les traitements et la soumission des rapports financiers et techniques aux donateurs ;
  • Assurer la liaison entre PDAU et le bureau régional pour les questions administratives du projet ;
  • Faire mensuellement les suivis des rapports entre PDAU et les donateurs, ainsi que les partenaires et en fournir des mises à jour au RR ;
  • Toute autre tâche liée au programme et à l'administration du projet, telle que déterminée par le RR.

Expérience, formation et compétences  

Le candidat, de nationalité congolaise, devra remplir les conditions ci-après :

  • Avoir un diplôme du niveau supérieur (BAC+5) en administration, ou domaine similaire ;
  • Avoir une expérience éprouvée d’au moins 5 ans dans le domaine, de préférence dans une organisation ou ONG internationale ou un projet financé par les bailleurs des fonds internationaux ;
  • Avoir une connaissance avancée des programmes bureautiques de base (à savoir MS Office, Excel) ;
  • Avoir la capacité et l’expérience de travailler dans un environnement diversifié et multiculturel avec plusieurs nationalités ;  
  • Avoir d’excellentes aptitudes à communiquer verbalement et par écrit en Français et en Anglais ;
  • Etre capable de travailler avec le minimum de supervision ;
  • Avoir de très fortes capacités de travail (en équipe et autonome) ;
  • Etre non conflictuel et avoir l’esprit d’initiative ;
  • Etre loyal et digne de confiance ;
  • Accepter le cas échéant de travailler sous pression.  

Composition du dossier et dépôt des candidatures

Les dossiers seront composés d’une lettre de demande d’emploi, d’une lettre de motivation d’une page maximum, d’un cv actualisé avec trois personnes de référence (avec leurs contacts téléphoniques et adresses mails), et une copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM pour les candidats sans emploi. Ces dossiers doivent être adressés à l’attention de Monsieur le Représentant Résident et envoyés en ligne à l’adresse [email protected] au plus tard le 20 Juillet 2020 à 16 heures.  

N.B. Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour le test et/ou l’interview.

Les candidatures féminines sont encouragées.

 

Fait à Kinshasa, le 07 Juillet 2020

Administration
IITA-Kinshasa

 

Contact

Société : IITA

Site Internet : www.iita.org

Email : [email protected]

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