Assistant à l’Administration et Logistique (Administration and Logistics Assistant)

Assistant à l’Administration et Logistique (Administration and Logistics Assistant)

Lieu

Kinshasa

Description

Le poste

Assistant à l’Administration et Logistique

Feed the Future DRC Fall Armyworm Activity
Kinshasa, Democratic Republic of the Congo

 

Informations générales
Land O'Lakes Venture37 est un organisme à but non lucratif qui s'engage à aider les communautés du monde entier à bâtir des économies en renforçant l'agriculture locale, en aidant les agro-industries à créer des emplois et en reliant les agriculteurs aux marchés. Depuis 1981, elle a mis en œuvre plus de 315 programmes intégrés de développement du secteur laitier, de l'élevage et des cultures dans près de 80 pays - créant un impact durable en reliant les agriculteurs, les entreprises et les secteurs public et privé dans des contextes locaux et mondiaux. L'affiliation de longue date de Land O'Lakes Venture37 avec Land O'Lakes, Inc. la distingue. Land O'Lakes, Inc. est l'une des plus grandes coopératives américaines appartenant à des agriculteurs. Elle soutient la mise en œuvre du projet Land O'Lakes Venture37 avec près de 100 ans d'expertise dans les domaines des produits laitiers, de la nutrition animale, des intrants de culture et des connaissances et technologies agricoles. Cela confère aux projets de développement Land O'Lakes Venture37 une vision globale unique de l'agriculture, de l'alimentation et du pouvoir des systèmes de marché qui fonctionnent bien. Land O'Lakes, Inc. soutient ces efforts dans le cadre de son objectif d'entreprise consistant à nourrir le progrès humain chez nous et dans le monde entier.

Description du projet:
Land O'Lakes Venture37 (Venture37) met en œuvre un projet visant à améliorer la gestion de la chenille légionnaire d'automne dans le maïs pour les petits exploitants agricoles en République démocratique du Congo (RDC). L'approche comporte trois volets: 1) valider des technologies de lutte intégrée contre les ravageurs (IPM) sûres et rentables, adaptées aux petits producteurs de maïs ; 2) faciliter l'adoption par le système de technologies et d'approches adaptées qui renforceront la résilience des petits producteurs et du système de marché de soutien ; et 3) renforcer l'environnement favorable nécessaire à la coordination des approches systémiques de la lutte contre la chenille légionnaire.

Résumé du poste et responsabilités principales :
L'assistant à l’administration et logistique soutient l'administration du programme, la logistique, les achats et d'autres fonctions de mise en œuvre du projet. Ce poste interagit avec l'ensemble du personnel technique du projet afin d'assurer l'efficacité et la rapidité des activités du projet qui nécessitent des déplacements, une logistique de formation, des achats de matériel, la gestion de l'assistance aux véhicules, des arrangements hôteliers et d'autres tâches administratives liées à la mise en œuvre du projet. 

Les principales responsabilités comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

  • Assister le Responsable des Finances et de l'Administration dans le processus de passation de marchés en préparant les formulaires de passation de marchés, en collectant, en gérant et en conservant les données relatives aux fournisseurs et les documents de passation de marchés à l'appui dans les dossiers de passation de marchés et en assurant les suivis réguliers nécessaires pour la conformité.    
  • Assister le responsable des finances et de l'administration dans le suivi des équipes techniques, des subventions et de la MEL afin de coordonner le flux de documents et de compléter les procédures de déclaration des contributions aux subventions et autres paiements alloués.
  • Gérer les relations avec les fournisseurs de services privilégiés.
  • Faciliter la logistique pour les consultants et le personnel en visite, y compris l'assistance pour les réservations d'hôtel et le transport.
  • Servir comme Point de contact pour tous les fournisseurs locaux afin d'obtenir les factures et d’autres pièces justificatives.
  • Travailler au sein d'équipes interfonctionnelles pour soutenir le programme, selon les directives du responsable des finances et de l'administration.
  • Mettre à jour sur une base mensuelle les feuilles de calcul et les bases de données relatives à la gestion du bureau, y compris l'inventaire des fournitures de bureau et des articles de papeterie du projet, ainsi que le registre des actifs fixes avec tous les matériaux et équipements du projet.
  • Gérer la logistique autour de la gestion du parc automobile (horaires des véhicules et des chauffeurs), de la santé et de la sécurité ayant un impact sur les déplacements du bureau ou du personnel, soutenir le COP et le directeur financier dans les demandes administratives des bureaux gouvernementaux, des donateurs, des parties prenantes et des autres partenaires ;
  • Jouer un rôle clé lors des réunions du personnel, en rédigeant des procès-verbaux, en assurant le suivi des mesures à prendre et en fournissant des mises à jour sur les opérations du bureau, et coordonner la diffusion opportune d'informations par le biais de notes de service internes concernant les réunions, les visiteurs, l'utilisation des véhicules, les changements de processus, etc.
  • S'assurer que toute l'administration et la logistique sont conformes aux contrôles internes, aux politiques et aux procédures opérationnelles de Venture37 dans le Manuel d'administration et d'opérations sur le terrain (FOAM).
  • Assurer la réception et accueil des visiteurs aux bureaux en établissant leur ordre de priorité, ainsi qu'en prenant les appels entrants et en les acheminant vers le personnel approprié.
  • En consultation avec le directeur financier, proposer des améliorations aux procédures des bureaux, qui pourraient affecter le travail technique en cours, y compris les visites sur le terrain ;
  • Fournir un retour d'information opportun à la direction concernant l'état des tâches en cours.

Rapports et supervision:
Ce poste relève du responsable des finances et de l'administration.

Compétences et qualifications requises:

  • Deux années d’études supérieures en gestion, gestion de projet, affaires, comptabilité ou dans un domaine connexe.
  • Avoir un diplôme de Graduat (Back +3) est souhaitable dans ces domaines précités.
  • Minimum 3 ans d'expérience pertinente, principalement dans des organisations internationales.
  • Capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et contrôler les tâches.
  • Capacité à travailler de manière proactive en tant que membre d'une équipe.
  • Maîtrise de l'anglais (écrit et oral).
  • Capacité démontrée d'organiser et d'analyser des informations et de rédiger des communications concises et claires.
  • Travailler préalablement dans un projet financé par le gouvernement américain.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Aucun appel téléphonique ne sera accepté.
Il s'agit d'un poste local, seuls les citoyens de la RDC peuvent postuler.

Les femmes sont fortement encouragées à postuler.

Land O'Lakes Venture37 ne vous demandera jamais d'informations permettant de vous identifier, et nous ne demanderons jamais d'argent ou de paiement pendant le processus de recrutement ou d'emploi. Veuillez soumettre toute question ou préoccupation à : [email protected]
Land O'Lakes Venture37 est un employeur qui respecte l'égalité des chances et une organisation qui s'efforce d'aider les communautés mondiales à prospérer grâce à l'agriculture. Nous prenons en considération tous les candidats qualifiés sans tenir compte de la race, de la religion, de l'origine nationale, de l'âge, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, du handicap ou du statut de vétéran, entre autres facteurs. Notre culture valorise la diversité des voix. Alors, faites-nous part de vos expériences uniques, de votre style de travail et de vos rêves - ils ne feront que nous rendre plus forts.

Comment postuler :
Veuillez envoyer votre candidature via notre site web au plus tard le 20 octobre 2020 :
https://lol.avature.net/Careers/JobDetail/Kinshasa-Congo-Democratic-Republic-of-the-Administration-and-Logistics-Assistant-Assistant-e-administratif-ve-et-logistique/1538

 

----------- ANGLAIS -----------

 

Administration and Logistics Assistant

Feed the Future DRC Fall Armyworm Activity
Kinshasa, Democratic Republic of the Congo

 

Background information
Land O'Lakes Venture37 is a 501(c)(3) nonprofit committed to helping communities around the world build economies by strengthening local agriculture, helping agribusinesses create jobs and linking farmers to markets. Since 1981, it has implemented over 315 integrated dairy, livestock and crops development programs in nearly 80 countries — creating lasting impact by linking farmers, businesses, and the public and private sector in local and global contexts. Land O’Lakes Venture37’s long-standing affiliation with Land O’Lakes, Inc. sets it apart. Land O’Lakes, Inc. is one of America’s largest farmer-owned cooperatives. It supports Land O’Lakes Venture37 project implementation with nearly 100 years of expertise in dairy, animal nutrition, crop inputs and agricultural insights and technologies. This gives Land O’Lakes Venture37 development projects a unique global view of agriculture, food and the power of well-functioning market systems. Land O’Lakes, Inc. supports these efforts as part of its enterprise purpose of Feeding Human Progress at home and around the world.

Project Description:
Land O'Lakes Venture37 (Venture37) is implementing a project to improve the management of Fall Armyworm in maize for smallholder farmers in the Democratic Republic of the Congo (DRC). The approach addresses three components: 1) validate safe and cost-effective integrated pest management (IPM) technologies suitable for smallholder maize producers; 2) facilitate system adoption of suitable technologies and approaches that will build the resilience of smallholder producers and the supporting market system; and 3) strengthen the enabling environment necessary to coordinate systemic approaches to FAW response.

Position Summary and Primary Responsibilities:
The Administration and Logistics Assistant supports program administration, logistics, procurement, and other project implementation functions. This position interacts with all technical project staff to ensure efficient and timely project activities that require travel, training logistics, material purchases, vehicle support management, hotel arrangements, among other implementation-related administration. The main responsibilities include, but are not limited to, the following:

  • Assist the Finance and Administration Manager in the procurement process by preparing procurement forms, collecting, managing and maintaining vendor data and supporting procurement documentation in the procurement files  and ensure regular necessary follow-ups for compliance.    
  • Assist the Finance and Administration Manager to follow-up with technical, grants, and MEL teams to coordinate the flow of documents and to complement procedures on reporting grant contributions and other allocated payments.
  • Manage preferred service provider relationships 
  • Facilitate logistics for visiting consultants and staff, including assistance with hotel bookings and transport
  • Point of contact for all  local suppliers and hotels to obtain invoices and other supporting documents.
  • Work in cross-functional teams to support the program as directed by the Finance and Administration Manager.
  • Maintain and update core office management spreadsheets and databases monthly, including the project inventory of office supplies/stationary and the Fixed Asset Register monthly with all the project materials and equipment.
  • Manage logistics around fleet management (vehicle and driver schedules), health and safety impacting the office or staff travel, support COP and Finance Director in administrative requests from government offices, donors, stakeholders and other partners;
  • Play a key role during staff meetings; taking minutes, tracking action items and providing updates on office operations and coordinate timely information dissemination via interoffice memos regarding meetings, visitors, vehicle use, changes to processes, etc.
  • Ensure that all administration and logistics comply with Venture37 internal controls, policies, and operating procedures in the Field Operations and Administration Manual (FOAM).
  • Provide office reception duties by welcoming and prioritizing visitors as well as taking incoming calls and routing them to appropriate staff
  • In consultation with Finance Director, propose process improvements to offices procedures, which might affect ongoing technical work including field visits;
  • Provide timely feedback to management regarding the status of open tasks.

Reporting and Supervision:
This position reports to the Finance and Administration Manager.

Required Skills and Qualifications:

  • 2-year degree in management, project management, business, accounting, or related field.
  • Minimum 3 years of relevant experience, mostly with international organizations
  • Ability to establish priorities and to plan, coordinate and monitor tasks
  • Ability to proactively work as a team member
  • Fluency in English (written and verbal) language.
  • Demonstrated ability to organize and analyze information and to write concise and clear communications.

Preferred Skills and Qualifications:

  • Bachelor’s degree in management, project management, business, accounting, or related field.
  • Previous experience with a US Government funded project

Only short-listed candidates will be contacted. No phone calls will be accepted.

This is a local position. Only DRC citizens are eligible to apply. Female candidates are strongly encouraged to apply.

Land O'Lakes Venture37 will never ask you for personable identifiable information, and we will never request money or payment during the recruitment or employment process. Please submit any questions or concerns to: [email protected] .

Land O’Lakes Venture37 is an equal opportunity employer and an organization striving to help global communities thrive through agriculture. We consider all qualified applicants without regard to race, religion, national origin, age, sexual orientation, gender identity, disability, or veteran status, among other factors. Our culture values a diversity of voices. So, bring us your unique experiences, your workstyle, and your dreams — they’ll only make us stronger.

How to apply :
Please send your application via our website no later than October 20, 2020:
https://lol.avature.net/Careers/JobDetail/Kinshasa-Congo-Democratic-Republic-of-the-Administration-and-Logistics-Assistant-Assistant-e-administratif-ve-et-logistique/1538

Contact

Société : Land O’Lakes Venture 37

Site Internet :

Email : [email protected]

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