Chargé de Conformité

Job Description

ACTED  est une organisation non gouvernementale française engagée dans des programmes d’urgence et de développement

Poste      :Chargé de conformité
Nombre :1 personne
Responsable Direct :Chargé Transparence et Conformité Rép. Dém. du Congo, Rép. du Congo (Brazzaville) & Burundi (Grands Lacs)
Lieu, jours et horaires de travail : Kinshasa, avec de fréquents déplacements dans les périmètres d’intervention, du lundi au vendredi, de 8 H 00 à 16 H 00
Date limite de dépôt : Le 5/12/2018 à 16h00

1. OBJECTIFS

Sous la supervision du Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs à Kinshasa, le Chargé de Conformité doit :

• Se conformer et s’assurer de la conformité au code de conduite des auditeurs d’ACTED ;
• S’assurer de la bonne application des politiques et procédures d’ACTED à l’échelle de la mission (second niveau de contrôle) ;
• S’assurer du respect du processus de conformité FLAT et préparer mensuellement le TITANIC FLAT (composé du rapport mensuel de conformité et de ses annexes) ;
• Assurer la préparation, la réalisation et le suivi des audits internes et externes ;
• Animer des sessions de formations sur des points précis des procédures.

2. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

A. Gestion du processus de conformité FLAT

Le Chargé de Conformité doit connaître parfaitement les politiques et procédures d’ACTED et doit s’assurer de leur bonne application à l’échelle de la mission. Il doit :

  • Collecter les documents nécessaires pour les classeurs FLAT en lien avec les différents départements et assurer l’exhaustivité et la qualité de l’organisation des classeurs FLAT numérisés par projet et par partie, conformément aux indications de la FLA-01.
  • Participer aux réunions FLATS organisées de manière bimensuelle
  • Mettre à jour mensuellement les FLA-01 « Contenu des dossiers FLAT » pour tous les projets en cours et terminés.
  • Consolider les FLA-02 « Liste de contrôles conformité FLAT » réalisés par les chargés de conformités par zone de manière mensuelle pour assurer la conformité des classeurs FLAT par projet, rapporter les éventuelles non-conformités, proposer des plans de régularisation et des pistes d’amélioration le cas échéant.
  • Compléter la FLA-03 « Suivi des projets et des audits externes » de manière mensuelle ;
  • Réaliser les « Investigations des Reçus et des cotations » (FLA-05), sur demande du Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs.
  • Sur demande du Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs, participer aux Due diligences des partenaires et suivre la mise en place des plans de réduction des risques.
  • Sur demande du Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs, assister aux activités ciblées (présentant un enjeu de conformité) des projets mis en œuvre à l’échelle de la mission afin de s’assurer de leur conformité et de l’existence de documents justificatifs.
  •  S’assurer de la remontée par les différents départements des documents des bases vers la capitale et de leur archivage
  • Préparer le rapport mensuel de conformité et le TITANIC Compliance avant validation par le du Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs et le directeur pays puis envoi au siège.
  • Réaliser tout autre service demandé par le Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs.

B. Préparation, la réalisation et le suivi des audits externes

Le Chargé de Conformité doit connaître parfaitement les modalités d’audit externe de chacun des projets mis en œuvre et en assurer la préparation, le bon déroulement et le suivi. Il doit :

  • Assurer la préparation des audits externes, via la revue des documents justificatifs, l’identification des éventuelles anomalies et l’envoi des « Listes de contrôle conformité » (FLA-02) au Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs;
  • S’assurer de la réception des rapports d’audits externes et participer à l’élaboration des réponses à ces rapports
  • Identifier les risques, les communiquer et proposer des mesures correctives en lien avec Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs.
  • Contribuer en étroite collaboration avec le Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs à faciliter l’audit, organiser les réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe.
  • Contribuer à rédiger les fichiers de suivi des audits externes (AUD-01) puis à l’élaboration et à la diffusion des leçons apprises et bonnes pratiques
  • Mettre à jour le fichier de suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externes en lien avec les autres départements ;

C. Préparation, la réalisation et le suivi des audits internes

Le Chargé de Conformité doit évaluer et renforcer le niveau de compliance des différents départements et bureaux de la mission en mettant en place le plan d’audit interne défini par le Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs. Il doit :

  • Préparer ses termes de référence (AUD-03) et les envoyer au Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs pour validation avant toute mission d’audit interne ;
  • Planifier, organiser et mener des missions d’audit interne conformément au plan d’audit (AUD-06) et à la méthodologie d’audit interne ACTED (en utilisant les checklists d’audit interne) ;
  • Rédige le plan d’action (AUD-04B) et le rapport d’audit (AUD-04A) pour validation par le Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs avant de le partager aux équipes ACTED concernées ;
  • Assure le suivi du plan d’action d’audit interne de manière mensuelle en lien avec les autres départements.

D. Formation des équipes ACTED

Le Chargé de Conformité doit participer à renforcer le niveau de conformité en proposant, sur la base des points identifiés au cours des revues de conformité des audits internes et externes des sessions de formation sur des points précis des procédures. Il doit :

  • Identifier et partager les leçons à tirer et les bonnes pratiques issues des audits internes et externes avec les départements concernés, y compris au cours des réunions d’ouverture et de clôture des projets ;
  • Préparer des sessions de formations en lien avec le Chargé Transparence et Conformité Grands Lacs: validation en amont des supports de formations et des modalités.

3. QUALITES REQUISES

• Sens de l’organisation,
• Ponctualité, rigueur, honnêteté
• Sens de la confidentialité
• Sens de la priorité
• Faire preuve de sérieux, de capacité d’adaptation et d’enthousiasme.
• Etre animé de l’esprit d’équipe et capable de créer un climat propice au travail
• Capacités de communication et de reporting
• Sens de l’analyse et capacité à proposer des solutions aux problèmes rencontrés

4. QUALIFICATIONS REQUISES

• Habilité à travailler sous pression.
• Aisance avec les chiffres.
• Un minimum de 1 an d’expérience dans le domaine global de gestion et d’Audit.
• Diplôme universitaire en Economie, Gestion financière, Droit ou domaines connexes.

5. PRÉSENTATION DE LA CANDIDATURE

Adressez votre candidature au Responsable Administration et Ressources Humaines Pays, en y mentionnant le numéro de l’offre RH/OE/KIN/11/2018/09 , au plus tard le 05/12/2018 à 16 heures . Le dossier doit être déposé aux bureaux ACTED à Kinshasa ou par mail à l’adresse kinshasa@acted.org et doit contenir les éléments ci-après :

Une lettre de motivation (manuscrite) ;
– Un Curriculum vitae (non manuscrite) ;
– Les copies de(s) diplôme(s) ;
– Les copies des Attestations de services rendus ;

Tous les documents mentionnés sont obligatoires. Toute candidature incomplète sera automatiquement rejetée.

NB : ACTED ne vous demandera jamais de somme d’argent en échange d’une embauche. Le recrutement reste objectif et l’égalité des chances entre les candidats reste la règle pour ACTED.

Toute requête en ce sens ne pourrait, dès lors, relever que d’une tentative de fraude dont il importe de nous prévenir immédiatement.

Fait à Kinshasa, le 27 Novembre 2018

Pour ACTED,

Aimé BAGULA
Responsable Administration et Ressources Humaines Pays,
RDC- Congo Brazza et Burundi

Partagez et envoyez cette annonce à vos amis !
Présentation entreprise : Un de nos clients recherche un(e) employé(e) pour le poste ouvert d’Assistant du responsable des relations clients pour les concessions de leur groupe. L’assistant administratif travaillera en…
Présentation entreprise : A propos de Save the Children Save the Children International estuneOrganisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous…
Présentation entreprise : La société SECURICO recrute des ASSISTANTS AUX RESSOURCES HUMAINES pour renforcer son équipe. La SECURICO S.A.R.L. est spécialisée dans le gardiennage, la sécurité industrielle et les services…