Assistant(e) de Direction

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Contexte et mission :

PRINCIPALES TACHES :

Gestion des communications entrantes et sortantes pour le Directeur et maintien d’un degré élevé de compréhension du travail, de discrétion et des priorités

  • Recevoir et examiner toutes les communications entrantes telles que déterminées par le Directeur (à travers des emails, le téléphone, ou le personnel, etc.). Ces communications sont à gérer directement si possible, les référer à d'autres personnes le cas échéant, préparer et suivre les éléments qui doivent être traités ou vus par le Directeur ;
  • Coordonner la préparation des documents pertinents pour les réunions et discussions si nécessaire ;
  • Préparer les brouillons de correspondance suivant les instructions du Directeur Pays ou des Directeurs de département ;
  • Assurer la liaison avec le Directeur et avec le personnel en charge de l’informatique, afin de permettre au Directeur d'avoir accès aux équipements existants de communication de façon plus appropriée et s’assurer de leur fonctionnent efficace, et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent ;
  • Suivre les actions demandées aux autres par le Directeur, et les actions demandées par les autres au Directeur, afin de s'assurer qu'elles sont réalisées conformément aux délais fixés ;
  • Coordonner la production et la distribution des mises à jour mensuelles pour les membres du personnel de l’équipe pays (y compris les Directeurs de départements) de la part du Directeur Pays ;
  • Planifier et mettre en place des classeurs électroniques et manuels de façon appropriée pour que les documents clés soient accessibles en cas de besoin ;
  • Responsable de planifier et de soutenir la tenue des réunions et en particulier de l’équipe dirigeante (SMT) ;
  • Gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs ;
  • Votre rigueur et votre sens de l'organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir ;
  • Rédiger pour le Directeur Pays des articles de façon mensuelle pour les bulletins d’informations, les blogs et autres canaux de communication ;
  • Appuyer les Directeurs de départements en cas de besoin.

Planification et gestion de l'utilisation efficace de l’emploi du temps du Directeur Pays.

  • Planifier l'agenda du Directeur Pays conformément aux priorités convenues, initier et organiser les réunions internes et externes, traiter et classer les demandes par ordre de priorité pour l’emploi du temps du Directeur, s’assurer que les documents pertinents sont disponibles, et faire le suivi des actions ;
  • Assurer la liaison avec les parties concernées en vue de faciliter les rencontres et permettre la bonne circulation de l'information ;
  • Coordonner les déplacements, voyages, réunions et visites de programmes pour le Directeur Pays ;
  • S’assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s’assurer que toutes les précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais ;
  • Préparer pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche d'informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les présenter de façon appropriée selon les circonstances ;
  • Coordonner étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s’assurer que les communications et les décisions et actions conséquentes sont comprises et terminées à temps.

Profil recherché :

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

  • De nationalité Congolaise ;
  • Diplômé (e) d'un Bac + 3 minimum en Gestion d’Entreprise dans une école reconnue ou en Administration ;

La fonction d’Assistante de Direction nécessite une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Il/ Elle doit ainsi avoir :

  • Expérience de travail trois à cinq ans en tant qu'assistant(e) de direction ou un poste similaire au sein d’une ONG ou Organisation Internationale ;
  • Connaissance approfondie des procédures de bureau moderne ;
  • Maîtrise du Pack Office ;
  • Sens de l’organisation, rigueur ;
  • Bonnes capacités rédactionnelles ;
  • Etre rigoureux et avoir un bon sens de l'organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir ;
  • Aptitudes au travail en équipe ;
  • Sens prouvé de gestion de confidentialité ;
  • Etre bilingue Français/ Anglais.

Contexte et mission : • Assurer la supervision globale de membres du personnel et veiller au respect des exigences techniques, programmatiques, contractuelles et financière fixées par 360 et USAID. •…