Manager Financier – Senior

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Présentation entreprise :

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

  • 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
  • 5,6 millions d'avortements dangereux évités ;
  • 35 000 décès maternels évités.

Contexte et mission :

La Fonction

Le Manager des Finances Senior est un membre clé de l’équipe finance/administration de MSI RDC. Faisant ses rapports au Directeur Administratif et Financier, le Manager des Finances Senior assure la direction dans la gestion financière des subventions de MSI RDC conformément aux normes financières globales de l’organisation. Il donnera un soutien au personnel de programme et autres membres de l’équipe dans les affaires financières relatives à l’élaboration des propositions et gestion des subventions.

Il sera chargé du bon fonctionnement du service des Finances et Administration dans le soutien au programme de MSI RDC.  De façon spécifique, ceci comprendra de travailler avec les autres membres du département à Kinshasa et en provinces en vue d’assurer la qualité et la soumission des rapports corrects et à temps. 

La personne à ce poste fournira la direction dans la gestion financière de projets financés par les bailleurs, et travaillera avec les autres membres du département pour assurer que les traitements et suivis de toutes les écritures de la comptabilité générale, la tenue de la situation clients/fournisseurs/trésorerie de MSI RDC sont faites selon les normes de MSI RDC.

 

Il/Elle appuiera le Directeur Administratif et Financier dans le respect du bon fonctionnement de la fonction financière et comptable et de la qualité de l’information financière, Il / Elle se focalisera sur le contrôle de gestion et l’analyse financière et assurera le respect strict des mesures de contrôle interne mis en place.  En travaillant étroitement avec tous les membres des autres départements, il/elle assurera que toutes les normes et procédures de MSI en matière de gestion financière sont respectées.

Basé à Kinshasa, le Manager des Finances Senior supervisera directement le travail du Manager Financier et l’Assistant Financier basés à Kinshasa. Il travaillera en étroite collaboration avec le personnel financier basé en province. Des déplacements fréquents partout en RDC sont à prévoir.

Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Le Manager Financier Senior établira un plan de développement personnel qui pourra ajuster après une évaluation des performances, un changement de taches et de responsabilités dans le but de contribuer à la mission de MSI RDC « Enfants par le Choix et non par Hasard », en apportant des approches innovantes et des services d'accompagnement et de support qui permettront de mouvoir l’organisation vers la durabilité financière, la haute productivité et la croissance.

Présentation du rôle et responsabilités principales

1. Gestion Financière et Comptable

Sous le leadership du Directeur Administratif et Financier, le Manager Financier Senior fournira un soutien technique au Manager des Finances et Assistant Financier dans tous les aspects relatifs à la comptabilité et finance au sein de MSI RDC. Il est responsable de coordonner, de contrôler et de suivre le travail des staffs aux finances pour assurer le bon fonctionnement de tous les travaux relatifs à la comptabilité en respectant les normes comptables généralement admises et les procédures comptables de MSI.

Taches :

  • Contribuer étroitement dans l’élaboration du planning annuel, les stratégies, les budgets et les projets afin d’atteindre les objectifs de l’organisation ;
  • Contribuer à l’amélioration générale des systèmes et processus de l’environnement financier du Bureau MSI RDC
  • Appuyer le Directeur Administratif et Financier dans l’évaluation et l’amélioration du système et processus général de l’environnement financier de MSI RDC afin d’assurer leur efficacité
  • Participer à l’élaboration des normes et procédures internes pour améliorer la performance financières de MSI RDC.
  • Participer aux évaluations des performances financières et programmatiques mensuelles, trimestrielles et annuelles en vue de permettre une meilleure prise de décision par la direction
  • Conduire à renforcer la fonction de gestion financière des bureaux de Kinshasa et des bureaux régionaux en vue d’accroître la redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité de rapportage de MSI RDC.
  • Superviser toutes les activités de clôture mensuelle de la comptabilité et effectuer la revue de tous les journaux de clôture avant leur postage dans SUN System. Assurer que la clôture de la comptabilité intervienne au 6e jour du mois, au plus tard.
  • Assurer que toutes les diligences et vérifications sont faites pendant la cloture, afin de minimiser les erreurs d’encodages 
  • Élaborer et transmettre mensuellement les analyses des performances financières et des statistiques à tous les directeurs, en mettant l’accent sur les points critiques et qui nécessitent un suivi particulier
  • Présenter et discuter trimestriellement les rapports du bilan de MSI RDC avec le Directeur Administratif et Financier et la Représentante Résidente
  • Préparer les comptes annuels et les états financiers annuels, en conformité avec les réglementations nationales en vigueur et assurer les relations avec les auditeurs.
  • Superviser toutes les activités financières et comptables, y compris le reportage à MSI Londres et aux bailleurs.
  • Assurer la conformité des transactions financières avec les règlements du bailleur, de MSI et de la RDC et les obligations statutaires et valider l’imputation analytique des opérations comptables.
  • Assurer la conformité des procédures de comptabilité avec les procédures définies par MSI RDC et le manuel de procédure.
  • S’assurer que les réconciliations mensuelles des bilans sont faites ; et les examiner mensuellement. Les éléments qui exigent une attention particulière sont présentées à la direction pour action 
  • En coordination avec les responsables des autres départements, s'assurer que les rapports financiers mensuels et les demandes mensuelles de fonds sont correctement préparés et soumis en temps opportun, s'assurer que le minimum de fonds requis pour réaliser les projets sont disponibles dans le pays en temps opportun
  • Assurer la conformité des systèmes et procédures avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur au RDC.
  • Avec le Manager Financier et l’Assistant Financier, examiner mensuellement les créances et dettes et faire un suivi régulier avec les autres membres de l’équipe pour la collecte/le remboursement des avances et créances selon la politique
  • Coordonner les travaux d’audits financiers et assurer que toutes les recommandations d'audit externes et internes sont mises en application dans l'année suivante ;
  • Effectuer des vérifications inopinées des fiches d’inventaire de stocks et immobilisations et assurer une bonne comptabilisation du stock.
  • Vérifier les travaux d’inventaire comptable (rapprochements bancaires, charges constatées d’avance, provisions, subventions différés, immobilisations, stocks, avances des employés, etc.)
  • Veiller au respect des procédures comptables et financières lors les achats et payements
  • Veiller à l’enregistrement exact et la codification de toutes les opérations comptables dans SUN System 
  • Vérifier la réconciliation du registre de paie avec le livre journal général avant son enregistrement dans le logiciel comptable
  • Assurer que le reversement des cotisations sociales et des retenues de MSI RDC auprès des institutions concernées se fasse dans le délai imparti 

2. Développement et Gestion des budgets de MSI RDC

Tâches :

  • Coordonner la préparation du Business Plan de MSI RDC (Budget Annuel) et procéder à la consolidation des informations.
  • Accompagner les chefs des départements et les autres personnels de programme sur les approches appropriées sur la gestion financières des budgets des subventions, y compris la flexibilité budgétaire et la permissivité des couts.
  • Élaborer les budgets des nouveaux projets en collaboration avec les membres des autres départements et les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue
  • Maintenir les Allocations des Coûts Partagés pour assurer l’équité dans la distribution des couts sur les projets 
  • Assurer le développement et la mise en œuvre de contrôles internes en mettant l'accent sur les exigences imposées par les règles et règlements du Bailleurs
  • Soumettre mensuellement à la direction une analyse sur le rapport des dépenses en vue d’identifier les problèmes et des erreurs de sur/sous dépenses et de codification potentielles.
  • Soumettre chaque mois a la direction une analyse sur les données statistiques afin de permettre une meilleure prise de décision en vue de l’amélioration la productivité sur terrain. 
  • Assurer le plein respect des procédures internes et veiller à ce que les ressources soient proprement budgétisées, analysées, décaissées, suivies et rapportées
  • Assurer que les dépenses du projet par rapport au budget, la gestion de l’argent liquide, l'enregistrement des dépenses, le rapportage et la documentation sont conformes aux directives de MS RDC et des bailleurs. 
  • Fournir les directives aux chefs des canaux de prestation et gestionnaires de programmes et au personnel de MSI sur les approches appropriées dans la gestion financière des budgets y compris la flexibilité du budget et l’autorisation des coûts. 
  • En collaboration avec le Manager Logistique, assurer que le journal de consommation de stock est correct. Mettre en place un système de vérification hebdomadaire des sorties de stock ;
  • Assurer que la triangulation (comparaison) des données de prestation et la consommation de stock est faite régulièrement.

3. Financier des projets 

Taches :

  • Veiller au respect des délais et des exigences de rapports financiers fixés par MSI et les bailleurs.
  • Préparer des rapports analytiques mensuels, trimestriels et ad hoc pour les membres de la direction afin qu’ils aient connaissance des dépenses des différents projets en cours.
  • Vérifier et analyser toutes les transactions comptables et financières et assurer l’exactitude préalable, conformément aux budgets 
  • Assurer la bonne exécution des activités de comptabilité du projet, y compris (mais sans s'y limiter): rapprochements bancaires en temps opportun et précis, facturation, suivi des dépenses par rapport aux obligations budgétaires et de financement, projections financières et soumission des rapports financiers mensuels au siège de MSI
  • Suivre et respecter les différentes instructions financières définies par MSI Londres, les bailleurs et les autorités locales, et les intégrer dans les traitements comptables
  • Élaborer les rapports financiers conformes et exacts dans les délais pour les bailleurs de fonds et les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue.
  • Assurer le suivi des dépenses imputées et leur éligibilité par rapport aux budgets et accords avec les bailleurs et partenaires et faire des propositions pertinentes d‘actions correctrices aux responsables et à la Représentante Résidente

Profil recherché :

Qualification et expérience

  • Diplôme de licence en Comptabilité, Commerce, Economie ou des Etudes des Affaires.
  • Au moins 7 années d’expérience dans la gestion financière des ONGs, ou d’une entreprise commerciale avec au moins 3 ans au niveau de superviseur.
  • Expérience confirmée en matière d’application des systèmes de contrôle de coût, d’amélioration et de développement de projets.
  • Connaissance du logiciel comptable, de préférence le système Sun System
  • Maitrise de MS Office (Word, Power Point, Outlook) et particulièrement d’Excel avancé, niveau tableau croisé dynamique et autres fonctions Excel (ESSENTIEL).
  • Expérience de travail antérieur avec les organisations internationales financées par des donateurs (tel que DFID, UN, institutions publiques ou autres donateurs prives). 
  • Bon communicateur ayant de fortes compétences en gestion de temps et en analyse.
  • Fortes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.
  • Forte capacité de mentor et de renforcement de capacité du personnel.
  • Capacité de balancer les priorités concurrentes, battre les temps limites exigés et travailler sous pression.
  • Connaissance du français (ESSENTIEL) - Anglais (ATOUT MAJEUR).
  • Capable de travailler avec une supervision limitée, être flexible et confortable avec un personnel multiculturel et travailler dans des conditions de défi.
  • Bonne volonté de visiter les bureaux de terrain et de voyager aux sites du projet et capacités d’écrire des rapports.

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