Responsable des finances et de l’administration

Partagez et envoyez cette annonce à vos amis !

Responsable des finances et de l'administration

Lieu

Kinshasa

Description

Le poste

 

Chemonics International Inc.

DESCRIPTION DU POSTE/PORTÉE DU TRAVAIL

TITRE : Responsable des finances et de l'administration

PROJET : Projet de lutte contre le paludisme de l'USAID

Contexte :  L'objectif global du projet End Malaria de l'USAID est de distribuer des moustiquaires imprégnées d'insecticide (MII) dans les écoles et les campagnes de distribution de masse à l'appui de l'objectif des programmes nationaux de lutte contre le paludisme de la République démocratique du Congo d'une couverture universelle des MIIs pour protéger la population contre le paludisme.  

Le responsable des finances et de l'administration gèrera les fonctions financières et opérationnelles nécessaires à la mise en œuvre des activités du projet en RDC sous la supervision du directeur des opérations.

Tâches et responsabilités principales (fonctions essentielles)

Finance

  • Diriger les activités quotidiennes de l'équipe financière du projet de lutte contre le paludisme de l'USAID, en veillant au strict respect des politiques de Chemonics et des règles et règlementations de l'USAID. Passez en revue toutes les activités comptables.
  • Assurer le leadeurship pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe comptable.
  • Assuré que le cycle de comptabilité est respecté et que la préparation et la documentation appropriée des écritures de journal, les demandes de paiement et réconciliations du grand livre général sont complétées.
  • Effectuer une analyse mensuelle des prévisions financières et la budgétisation des dépenses pour chaque unité de projet en collaboration avec les directeurs de projet, d'exploitation, de campagne et de S&E.
  • Assurer la conformité des tous les documents soumis au traitement avec les procédures USAID et Chemonics, en bénéficiant de l’appui de l’Unité de gestion de projet, si nécessaire.
  • Superviser l'autorisation et l'approbation appropriée et le traitement en temps opportun des demandes de paiement/remboursement par chèque ou virement pour les employés/fournisseurs/vendeurs.
  • Superviser le traitement de la paie mensuelle du personnel, y compris le calcul des retenues d'impôt appropriées, en utilisant une grande connaissance des lois du travail et du système fiscal de la RDC.
  • Prépare et maintiens tous les rapports financiers du projet pour les autorités congolaises et autres. Assure que toutes les transactions et pratiques financières liées aux activités du projet de lutte contre le paludisme de l'USAID en RDC sont conformes aux règlementations du gouvernement de la RDC.
  • Superviser la préparation et la soumission de rapports financiers précis, complets dans le système d'ABACUS (système de comptabilité Chemonics) au siège social, et s'assurer que les pièces justificatives pour les dépenses saisies existent. Entrez les dépenses dans le système en l'absence d'autres membres du personnel.
  • Planifier, effectuer et superviser des audits internes des comptes créditeurs, des comptes débiteurs, de la paie, des immobilisations et de la petite caisse.
  • Maintenir des systèmes de tenue de dossiers transparents et à l'épreuve des audits conformément aux politiques de Chemonics. Jouer un rôle de premier plan lors des audits externes, au besoin.
  • Effectuer des tâches liées à la comptabilité à la place des autres membres de l'équipe lorsqu'ils sont en congé.
  • Superviser l'équipe des finances et de la comptabilité, y compris le comptable et le teneur de livres. Planifier, organiser, affecter, réviser et évaluer le travail du personnel des finances et fournir des conseils et un mentorat au personnel. Réaliser des évaluations de performance pour le personnel financier.

Approvisionnement

  • Superviser et coordonner les achats du projet avec le personnel d'approvisionnement du projet, en pleine conformité avec toutes les règles et règlementations applicables de l'USAID et les politiques et procédures internes de Chemonics y compris la suite : 
  • Planifier les achats et rédiger les spécifications appropriées avec les spécialistes techniques pertinents.  
  • Assurer la concurrence entre les fournisseurs et rédiger les demandes de devis (RFQ) et les demandes de propositions (RFP).    
  • Évaluer les offres ou organiser des comités d'évaluation.   
  • Surveiller les contrats de sous-traitance de projet et assurer les paiements sont effectués dans les délais.  
  • Aider à la rédaction des bons de commande et des contrats de sous-traitance si nécessaire.   
  • Conserver toute la documentation appropriée. 

Administration

  • Développe et maintiens des systèmes administratifs pour assurer la conformité avec les politiques de l'USAID et de Chemonics.
  • Assure la conformité du projet avec le siège social de Chemonics en ce qui concerne la gestion financière et opérationnelle. Superviser la tenue des dossiers financiers liés au travail conformément aux règlementations de l'USAID et aux lois du travail locales, y compris les dossiers fiscaux, de paie et de congé.
  • Superviser la maintenance d'un inventaire précis de tous les équipements du projet, indiquant l'emplacement, les utilisateurs, les propriétaires et les conditions.
  • Mettre en place un système fonctionnel de traçabilité et/ou d'exonération des taxes locales.
  • Superviser la maintenance du système de classement financier du projet pour le projet End Malaria de l'USAID.
  • Assurer la liaison avec l'unité de gestion de projet du siège social et le projet End Malaria de l'USAID pour le soutien financier et administratif et l'établissement de rapports.
  • Superviser l'équipe des opérations et directement le responsable des ressources humaines et des opérations pour aider à planifier, organiser, affecter, réviser et évaluer le travail du personnel des opérations et fournir des conseils et un mentorat au personnel. Réaliser une évaluation des performances du personnel des finances et des opérations.
  • Servir à titre intérimaire pour le directeur des opérations, au besoin.
  • Effectuer toute autre tâche administrative assignée par le superviseur pour assurer un soutien efficace et fluide au projet.

 Qualifications professionnelles

  • Baccalauréat ou expérience de travail équivalente. 
  • Au moins cinq ans d'expérience dans la gestion des achats et des finances, de la comptabilité et de l'audit.
  • Au moins trois ans d'expérience de la gestion des achats d'organisations de donateurs internationaux (USAID, Fonds mondial, Nations Unies, etc.) requises.
  • Expérience professionnelle antérieure avec des programmes de donateurs internationaux. L'expér ience sur les projets de USAID est préférée.
  • Connaissance approfondie de l'environnement opérationnel et de la règlementation en matière d'emploi/fiscalité en RDC.
  • Professionnel axé sur les résultats, capable d'atteindre les cibles et les objectifs fixés en coopération avec le client, les homologues et les parties prenantes.
  • Capacité démontrée à travailler de manière productive au sein d'une équipe.
  • Posséder d'excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
  • Capacité à communiquer clairement et efficacement.
  • La maitrise du français est requise et l'anglais avancé est préférable.

Surveillance

Le responsable des finances et de l'administration relèvera directement du directeur des opérations ou de son représentant.

Conditions de travail/Durée de l'affectation

Il s'agit d'un poste d'un an avec possibilité de prolongation basé à Kinshasa, en RDC, avec des déplacements intermittents dans d'autres provinces du pays.

Veuillez soumettre votre CV et lettre de motivation en remplissant le formulaire via ce  lien  avant le 31 décembre 2021 à 17h , heure de Kinshasa.  

 

Fait à Kinshasa, le 16 décembre 2021

Contact

Société : Chemonics End Malaria Project

Site Internet :

Email :

Présentation entreprise : MSI, une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 35 ans d'expérience dans le développement à…