Chargé(e) Senior de l’Administration et des Finances

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Chargé(e) Senior de l’Administration et des Finances

Lieu

Buta (Bas-Uele)

Description

Le poste

Chargé(e) Senior de l’Administration et des Finances

JOB DESCRIPTION

 

Titre du poste : Chargé(e) Senior de l’Administration et des Finances

Superviseur : Directeur de Paysage – Bili

Localisation  : Basé(e) à Buta avec des voyages fréquents vers Bili et d’autres sites de terrain

Résumé du Poste :

Le/La Chargé(e) Senior de l’Administration et des Finances sera responsable du soutien financier et administratif au niveau du Paysage et travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques sur place. Il / Elle soutiendra le Directeur du Paysage dans tous les aspects financiers et administratifs liés aux Programmes dans le Paysage de Bili Uele afin d'assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des projets. Les tâches spécifiques comprendront le traitement quotidien des factures et des dépenses du portail du personnel conformément aux politiques et procédures internes de AWF et des donateurs. Le poste fournira également un soutien pour les tâches administratives et de routine liées à la trésorerie qui nécessitent une action urgente, des consultations constantes et des suivis fréquents avec le personnel de terrain et de programme. Le poste sera sous la supervision du Directeur du Paysage avec une supervision matricielle relevant du Responsable Senior, Finance et Opérations.

Tâches et responsabilités clés

Conformité,

  • Soutenir de manière proactive et s'assurer que l'équipe de Bili Uele comprend et adhère aux politiques et procédures financières et administratives de l'AWF et des donateurs.
  • S'assurer que les contrôles internes sont respectés afin d'éviter les problèmes de fraude et de détournement d'actifs au sein du Programme. Signaler rapidement tous les cas de fraude et d'abus connus ou suspectés.
  • Examiner et comprendre les contrats avec les donateurs pour conseiller sur la conformité avec l'utilisation des fonds des donateurs et la comptabilité associée.
  • S'assurer que les sous-bénéficiaires du projet, les co-demandeurs et les partenaires se conforment aux règles et réglementations de AWF et des donateurs
  • Veiller à ce que le personnel respecte les exigences en matière de rapport de temps dans tous les projets
  • Maintenir le fonds de petite caisse de Bili Uele pour les Programmes et s'assurer que la manipulation et l'utilisation de l'argent liquide suivent les directives établies pour le Paysage de Bili Uele.
  • Soutenir le processus de clôture de fin de mois en douceur en s'assurant que tous les calendriers, y compris les rapprochements bancaires et de trésorerie, soient terminés dans les délais établis
  • Surveiller les avances de voyage du personnel et assurer la comptabilisation en temps opportun des avances et signaler systématiquement au superviseur tout cas de non-conformité aux procédures d'avance de voyage de AWF.
  • Anticiper les risques financiers et présenter des plans de prévention et d'atténuation pour éclairer la prise de décision en temps opportun

Finance et Comptabilité

  • Fournir un soutien au personnel de terrain dans plusieurs fonctions allant de la formation au système à l'assistance au traitement des transactions en leur nom.
  • Participer à l'élaboration des plans de travail paysagers et des budgets pour assurer une répartition comptable appropriée ainsi que le codage des dépenses dans le système comptable.
  • Fournir des prévisions budgétaires et la gestion du budget du Paysage en collaboration avec le Directeur du Paysage
  • Gérer les opérations de trésorerie pour le programme Bili Uele en assurant des projections de trésorerie en temps opportun conformément aux plans de travail établis.
  • Examiner les rapports mensuels sur le budget des subventions distribués par l'équipe de Budgets et des Subventions, en apportant les corrections nécessaires au codage des dépenses. Examiner les rapports si nécessaire avec les équipes de mise en œuvre du programme.
  • Assister l'équipe du budget et des subventions dans la préparation de rapports de subvention précis et complets, à soumettre au donateur.
  • Soutenir le suivi de la correspondance des coûts et le suivi de toutes les subventions qui nécessitent la contribution de AWF conformément à l'accord d'attribution
  • Maintenir la relation avec les banques du paysage et opérer en tant qu'agent bancaire pour le compte du Paysage AWF Bili Uele et conseiller sur les risques financiers AWF
  • Gérer les comptes bancaires du Paysage, en veillant à ce que les comptes soient financés de manière adéquate par les transferts du Siège, conformément aux besoins du programme du Paysage.
  • Valider l'exactitude de la comptabilité et de la documentation du partenaire et faire rapport au superviseur et à l'équipe centrale des subventions sur tous les coûts douteux et les problèmes de non-conformité avant l'approbation des états financiers de ces partenaires.
  • Saisir et soumettre toutes les factures directes accompagnées de la documentation adéquate et assurer le suivi auprès du personnel de terrain de toute approbation retardée.
  • Traitement quotidien de la petite caisse, des avances de voyage, des factures et des dépenses du portail du personnel conformément aux politiques et procédures internes et des donateurs de AWF
  • Assurer la comptabilisation complète de toutes les dépenses pour la clôture en douceur des livres comptables de fin de mois.
  • Traiter les demandes/remboursements d'avances de voyage du personnel, débourser de l'argent, examiner les retraites anticipées, générer des notes de crédit et identifier tout problème.
  • Rapprocher régulièrement les cartes des fournisseurs des employés et le compte de dépôt des avances de voyage.
  • S'assurer que les dépôts du solde des déplacements sur le terrain sont mis en banque mensuellement.
  • Numériser tous les documents financiers et les sauvegardes des dépenses de voyage.
  • Traiter les paiements des fournisseurs en temps opportun aux jours de paiement convenus avec les fournisseurs.
  • Planifier et gérer la trésorerie et les flux de trésorerie du Paysage, y compris les provisions de trésorerie en temps opportun, la gestion de la trésorerie et le comptage des espèces.
  • Administrer le fonds de caisse, traiter les paiements et initier les compléments de petite caisse et leur rapprochement.
  • Maintenir une saine gestion financière de chaque projet au sein de Bili Uele de manière à faciliter la production opportune et précise de rapports de gestion à tout moment.
  • Être un partenaire stratégique du Directeur du Paysage en guidant et conseillant de manière proactive sur les moyens d'améliorer l'efficacité opérationnelle dans le paysage.
  • Aider le Directeur du Paysage et l'équipe du programme à faciliter la mise en œuvre du programme et le suivi des livrables du programme grâce aux outils de gestion de programme de AWF.

Administration

  • Classer et archiver tous les documents de bureau (documents d'approvisionnement et financiers) selon les systèmes établis.
  • Maintenir le codage logique électronique, l'indexation et les références des numérisations.
  • Développer et maintenir un calendrier d'utilisation des véhicules pour s'assurer que les véhicules sont disponibles en cas de besoin et augmenter les cas de mise en commun des véhicules.
  • Assurer le bon entretien du bureau, de l'équipement et des autres installations de Faro. Assurez-vous que les assurances et la licence sont toujours mises à jour à temps.
  • Assurer la supervision des gardiens et autre personnel administratif. Fournir les services et fournitures de bureau nécessaires.
  • Superviser les achats sur le terrain en temps opportun en liaison avec les équipes centrales d'approvisionnement.
  • Soutien en coordination avec les départements administratifs et de programme pour assurer des contrôles internes intégrés, le paiement en temps opportun des fournisseurs et le classement complet et vérifiable de la documentation de soutien à l'approvisionnement.
  • Maintenir les enregistrements d'actifs dans Serenic et le registre des actifs électroniques. Effectuer en temps opportun des vérifications et des rapprochements trimestriels des actifs.
  • S'assurer qu'il y a suffisamment de stocks de consommables de bureau pour atténuer les ruptures de stock.
  • Aider à la logistique et aux installations du programme (déplacements, espace, etc.). Assurez-vous que le front office est bien géré. S'assurer que les invités et les appelants reçoivent un service professionnel, courtois, rapide et agréable et que les messages sont transmis au personnel du programme en temps opportun.
  • Assurer la gestion du parc de véhicules pour les véhicules du projet, notamment en assurant un calendrier d'entretien et le suivi, la validation et l'affichage du kilométrage des véhicules.
  • Responsable de la gestion du carburant des véhicules sur le terrain et assurer la tenue de registres précis, le système de surveillance de la consommation de carburant - Examiner les fiches mensuelles des véhicules et préparer un rapport mensuel sur le carburant et l'entretien pour approbation par le Bureau Pays.
  • Inspecter l'équipement, les structures ou les matériaux pour identifier les causes possibles des manquements à la sécurité et communiquer les résultats au Directeur du Paysage.
  • Fournir des informations sur la sécurité au personnel selon les besoins et s'assurer que tout le personnel adhère aux politiques et procédures de sécurité. Cela comprend un briefing à tous les membres du personnel nouvellement recrutés

Autres Tâches

  • Assumer d'autres tâches pertinentes assignées par le superviseur(s)

Qualifications 

  • Baccalauréat en finance, commerce et comptabilité.
  • Expert-comptable agréé (CPA).
  • Avoir au minimum cinq ans d'expérience dans les finances et l'administration de projets financés par des donateurs.
  • Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
  • La connaissance de tout système comptable est un atout supplémentaire.
  • Auto-organisé et capable de prendre ses propres initiatives.
  • Capacité à gérer des affaires sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de professionnalisme.
  • Solides capacités de résolution de problèmes et sens de l'organisation

Compétences Clé Souhaitées

  • Compétences multilingues et/ou expérience multiculturelle appréciées.
  • Expérience en comptabilité dans les ONG serait un atout
  • Excellentes compétences interpersonnelles et expérience dans l'établissement de relations efficaces à tous les niveaux organisationnels
  • Capacité à établir des relations productives en interagissant avec les autres de manière à renforcer la confiance et l'engagement mutuels
  • Capacité à communiquer de manière proactive et en temps opportun pour partager des informations, persuader et influencer avec le niveau de détail, le ton et les possibilités de rétroaction appropriés.
  • Capacité à prendre en charge pour aider à développer les compétences, les comportements et les mentalités des autres.
  • Capacité à chercher activement à constituer et à conserver une main-d'œuvre diversifiée et à favoriser un milieu de travail équitable et inclusif en s'appuyant sur diverses perspectives

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Les candidats intéressés sont invités à postuler sur le site internet https://www.awf.org/about/careers ou envoyer leur dossier de candidature à l’adresse email : [email protected]

Veuillez envoyer une lettre de motivation, votre cv détaillé actualisé sur un seul fichier PDF, portant votre numéro de téléphone, votre adresse et vos noms, ainsi que trois personnes de références. Veuillez mettre en objet le titre du poste sollicité. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

DATE DE CLOTURE : 04 Mai 2022

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AWF Conservation Centre
Ngong Road, Karen ? P. O. Box 310, 00502 ? Nairobi, Kenya
Tél. : +254•0711 063 000 ? fax: +254•20•2765030
e-mail : [email protected] ? web site: www.awf.org

Contact

Société : AWF

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