Chargé de l’Administration

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Contexte et mission :

Résumé de la Position :
Chargé de l'Administration, basée à Kinshasa soutiendra les tâches financières, administratives et opérationnelles afin d'assurer le bon fonctionnement du projet CART. Ce poste est directement rattaché au Directeur de l'Administration et des Finances.
Responsabilités:
Appuyer les processus de recrutement en facilitant l'affichage des descriptions de postes en conformité avec la législation et exigences du Ministère du travail, organisant des entrevues avec des candidats potentiels : et le maintien de tous les documents pertinents sur le processus et collecter tous les documents pertinents auprès des candidats.
Organiser, entretenir et ranger le bureau et l'équipement
Superviser les tâches quotidiennes des agents de nettoyage et d'entretien
Gérer la petite caisse du bureau et préparer les demandes de petits paiements en espèces
Préparer les paiements pour les fournisseurs, déposer et retirer des fonds ou effectuer des virements bancaires pour les opérations du projet.
Tenir à jour les dossiers et les bases de données du bureau, des finances et des bons de commande, et aider à consigner les achats de fournitures.
Soutenir la soumission des documents de paiement des déclarations fiscales mensuelles à la
DGI, CNNS, ONEM, INPP
Préparer des correspondances avec les institutions gouvernementales locales
Recueillir des informations pertinentes et faciliter l'obtention des documents auprès des bureaux du ministère du Travail et de l'Immigration concernant les visas du personnel expatrié, les nouvelles réglementations, etc.
Soutenir les actions d'achat de fournitures et de matériel de bureau (par exemple, pour les ateliers) et assurer un approvisionnement adéquat en matériel de bureau (papier, toner, papeterie, produits de nettoyage, articles de toilette, etc.) pour le fonctionnement quotidien du bureau.
Fournir un appui pour les activités administratives et financières en organisant et en archivant les informations.
Gérer l'entretien du bureau et les visiteurs
S'assurer que les consommables de bureau sont utilisés de manière efficace.
Assurer le stockage en toute sécurité et la bonne utilisation de tous les équipements de mission.
Faire le suivi des mouvements d'équipements de mission, effectuer les procédures d'enregistrement des sorties et entrées, de remise, transfert et de don si nécessaire.
Faire le suivi des rapports de dommages, organisez les réparations ou les cessions et organisez les entretiens de routine.
Assurer l'ajout de nouveaux articles achetés dans le fichier d'inventaire et s'assurer qu'il est mis : jour mensuellement pour la soumission au siege.
Coordonner les préparatifs de voyage, y compris les réservations de vol et d'hôtel, la rédaction et la soumission des ordres de mission.
Toutes autres tâches au besoin.

Profil recherché :

Qualifications:
Licence (BAC +3) en administration ou dans un domaine pertinent.
Minimum de cinq (5) ans d'expérience en gestion administrative et/ou opérationnelle, de préférence dans une organisation internationale requis dans le contexte de la RDC.
Au moins trois ans d'expérience de travail pour un projet USAID est souhaitable, avec une expérience dans les taches administrative pour des projets similaires financés par des bailleurs
Solides compétences en gestion de taches multiples, bonnes capacités organisationnelles et de gestion du temps. Capacité à résoudre des problèmes.
Forte attention aux détails et capacité à suivre des instructions.
De solides compétences en communication orale et écrite sont requises.
Discrétion et respect de la confidentialité sont requis.
La connaissance des programmes MS Office (Word, PowerPoint, Excel) est requise.
La maitrise du français écrit et oral est requise.
Connaissance de l'anglais écrit et oral est préférable.

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