Assistante Financière et Administrative

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Contexte et mission :

  Tâche principale

L'assistant administratif et financier du bureau provincial est chargé de fournir un soutien opérationnel et administratif efficace au personnel du bureau provincial en RDC.

 

Tâches spécifiques :

Administration

  • Maintenir les systèmes administratifs, y compris, mais sans s'y limiter, les journaux de communication et les systèmes de classement (à la fois électronique et papier).
  • Assurer l’enregistrement des courriers reçus et expédiés
  • Préparer les correspondances administratives 
  • Suivre les relations du bureau pour l’IRL, la DGI, la CNSS
  • Maintenir les relations avec les prestataires des soins liés à l’assurance – maladie du personnel.

Ressources humaines

  • Assister le responsable des ressources humaines avec la réception, la transmission et l’archivage des dossiers du personnel du bureau en conformité avec les politiques et procédures de Chemonics
  • Assister le responsable des ressources humaines afin d’assurer la conformité et la complétude des dossiers du personnel.
  • Assister le responsable des ressources humaines dans la collecte et l'envoi des feuilles de temps du personnel à la fin de chaque mois.
  • Aider le responsable des ressources humaines à préparer les ébauches et avenants des prestataires sur demande
  • Recevoir les doléances du personnel sur les conditions des soins médicaux et les soumettre au responsable des ressources humaines et assister à l’élaboration de la liste consolidée des employés et de leurs dépendants à la fin de chaque quinzaine du mois suivant les besoins
  • Partager avec les nouvelles recrues les valeurs, missions, politiques de Chemonics, (manuel du personnel et package d'accueil)
  • Assister dans le recrutement du personnel, la publication d’offres de postes, et de maintien du vivier RH pour les campagnes provinciales.
  • Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son superviseur direct.

Operations

  • Participer aux opérations quotidiennes du bureau, au besoin, en ce qui concerne l'entretien, les réparations du bureau et l’approvisionnement en fournitures de bureau.
  • Soutenir l'équipe chargée des achats à Kinshasa dans l'identification des fournisseurs pour divers services, la collecte des offres, la rédaction des rapports de sélection et la réalisation des mémos de négociation.
  • Aider le personnel du bureau à organiser les voyages vers les sites du travail, l’hébergement à l'hôtel des voyageurs du niveau central, organiser les horaires des conducteurs de bureau.
  • Gérer le travail des agents de sécurité et du personnel d’entretien.
  • Aider à la préparation de dossiers liés aux opérations du projet à la demande du responsable de bureau.

Finances

  • Tenir sur demande de la comptabilité, la petite caisse du bureau sous la supervision de l’équipe comptable à Kinshasa.
  • Soutenir l'équipe financière dans le paiement/remboursement des frais de déplacement des participants éligibles aux événements organisés par le GHSC-TA dans les provinces.
  • Gérer la petite caisse, y compris : le journal, la distribution, les reçus et le rapprochement.
  • Compléter les autres petites tâches administratives au besoin. 
  • Photocopier et numériser les documents comptables

Profil recherché :

Compétences et qualifications exiles:

  • Diplôme universitaire en ressources humaines, sciences administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparenté
  • Minimum de 2 ans d’expérience ; Expérience de l'USAID souhaitable
  • Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l'anglais est un atout
  • Capacité démontrée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à gagner le respect et la confiance des homologues, le personnel, et les clients
  • Excellent faculté d'organisation, rigueur et précision
  • Être intègre, honnête et digne de confiance
  • Forte capacité d'apprentissage et d'adaptation

COMMENT POSTULER:

La date limite pour envoyer les candidatures est fixée au  18 octobre 2021 à 17 h 00  et le candidat est prié d’envoyer son CV et sa lettre de motivation en utilisant le lien suivant :  https://forms.gle/7nUBsNHRQrzs4AgM9

Les candidatures intéressantes seront retenues et convoquées au fur à mesure que les dossiers sont déposés.  Seuls les candidats retenus seront convoqués pour les tests d’embauches.

 

Chemonics est un employeur garantissant l'égalité des chances et l'action positive et ne fait aucune discrimination dans ses pratiques de sélection et d'emploi. Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'état matrimonial, le handicap, le statut de vétéran protégé, les informations génétiques, l'âge ou d'autres caractéristiques légalement protégées

Nous encourageons vivement les candidatures féminines à envoyer leurs demandes.

Contexte et mission : FONCTIONS ET RESPONSABILITES ESSENTIELLES :  Ce poste fournira un soutien spécifique aux progrès et k renforcement de capacités du partenaire sud-soudanais et de deux organisations partenaires…