Assistant(e) Administratif(ve) et RH

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Présentation entreprise :

I – CONTEXTE DE LA MISSION

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l'égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

  • Soigner  : donner un réel accès aux soins aux populations.
  • Accompagner  : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
  • Témoigner  : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Indépendance, Engagement, Equilibre

 

Contexte et mission :

En République Démocratique du Congo (RDC), la santé des femmes est un enjeu de société. Outre le manque général d'accès aux soins de santé en raison du manque de structures, de qualifications et les distances à parcourir, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

C'est pourquoi Médecins du Monde est présente sur place depuis plusieurs années.

Au Sud-Kivu, à Bukavu, nous soutenons l'hôpital Panzi du Dr. MUKWEGE, qui vient en aide aux survivantes de violences sexuelles, et avons mis en place un projet de prévention des violences sexuelles (« Communes Sans viols ») dans lequel les deux superviseurs communautaires vont travailler. Nous intervenons également à Uvira sur des programme d’accès aux soins de santé primaire.

Dans la région de Moba, nous renforçons les soins destinés aux femmes, aux mères et aux enfants. Dans la ville de Kinshasa, nous venons en aide aux enfants en situation de rue. De plus, nous sommes également intervenus lors de la riposte Ebola à Bukavu et nous avons participé à la riposte Covid-19 à Kinshasa et au Sud Kivu.

Actuellement, MdM B exécute un projet d’intervention multisectorielle au profit des personnes vulnérables et affectées par les conflits dans les zones de santé d’Itombwe et de Minembwe.

 

Profil recherché :

II. OBJECTIFS DU POSTE

Sous la supervision du coordinateur RH, l’Assistant(e) Administratif(ve) et RH contribue à garantir le respect des procédures internes MdM, et procédures administratives ainsi que du cadre légal du pays dans la gestion des Ressources Humaines et du suivi administratif.

III. TACHES ET RESPONSABILITES

L’Assistant(e) Administratif(ve) et RH aura la charge de :

Gestion des ressources humaines  :

  • Suivre les briefings et prise de poste de tout nouvel employé, assure le briefing admin
  • Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs du personnel : établissement des contrats (sur validation coordination), rappel éventuel des dates de fin de contrats auprès de la coordination administrative, suivi des congés payés, établissement des fiches de salaires pour le staff de la mission,
  • S’assurer du dépôt des dossiers du staff national auprès de l’ANPE de la mission dans les délais,
  • Etablir les déclarations annuelles d’impôts et transmettre aux services étatiques concernés.

 

Gestion administrative

  • Réaliser le classement régulier des documents administratifs de la mission.
  • Créer et maintenir les contacts avec les autorités et administrations (ANPE, CNSS, Trésor Public, DGI, Inspection de travail, etc.).
  • Mettre à jour et suivre les échéanciers de payement des factures (loyer, électricité, eau, etc.).
  • Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions d’équipe et des diverses notes de service.
  • Suivre et informer la coordination administrative des modifications légales impactant sur le code de travail.
  • Réceptionner, dispatcher et archiver les courriers de la base
  • Veiller sur la gestion de l’archivage numérique de la mission.
  • Veiller au respect et à l'application de la réglementation fiscale qui concerne les associations.
  • Assurer le relationnel avec l’administration fiscale, gérer les exonérations de TVA (demande d’exonération annuelle, rapport d’exonération trimestriel, suivi des formulaires d’exonération)
  • Entamer et faire le suivi de toute procédure administrative demandée par le coordinateur général ou le coordinateur RH.
  • Assister le Responsable Administratif et Ressources Humaines dans la réalisation des tâches administratives et ressources humaines ;
  • Réaliser le classement régulier des documents administratifs et du personnel ;
  • Réceptionner et enregistrement des courriers ;
  • Recevoir, vérifier et transmettre au Responsable des Ressources Humaines pour validation, les demandes de remboursements des frais médicaux, puis les transmets à l’assureur MBA
  • Rédiger des correspondances administratives.
  • Veiller à ce que les impôts et autres charges sociales en lien avec le personnel soient payés, déclarés dans les délais impartis.

Gestion administrative et légale

  • Suivre la gestion des contrats de bail, les contrats des consultants et prestations de service. Suit les échéances de fin de convention et s'assure d'introduire les préavis à temps, si besoin de résilier les activités administratives pour la base de la mission ;

 

Communication interne et externe

  • Etablit et entretient de bonnes relations de coopération avec les autorités nationales (en particulier l’Inspection de Travail, la Caisse Nationale de Sécurité Sociale, l’ANPE, les Assurances, etc.) 
  • Est responsable d’une bonne communication et fonctionnement du département administratif, et veille à la confidentialité des dossiers à La mission.

 

Gestion des Voyages et Déplacements

  • S’assurer que tous les voyageurs ont bel et bien un ordre de mission valide ainsi que d’autres documents nécessaires pour le voyage,
  • Organiser, en collaboration avec le service de la logistique, d’une part, les arrivés/accueils et départ pour les voyageurs dans la mission (expatriés, nationaux et les visiteurs),
  • Coordonner les mouvements vers l’international de staff national en assurant toutes les formalités administratives (visa, perdiem, briefing, …) et cela en lien avec les projets et la Coordination logistique de la mission,
  • S’occuper de toutes les formalités administratives nécessaires aux personnels en transit par la capitale ou la coordination (transport, logement, per diem, briefing…)

 

Gestion des Ressources humaines Internationales

  • Assurer le suivi, auprès des autorités administratives compétentes, notamment la DGM, de toutes les démarches relatives aux demandes de visas des expatriés, de leurs dépendants ainsi que de visiteurs des programmes de MdM-BE,
  • Etablir une base de suivi des dates d’expiration des documents administratifs des expatriés (Passeport, Visa, VSR, etc…),
  • Assurer la mise à jour, le suivi, ainsi que l’archivage des dossiers administratifs du personnel expatrié dans la mission,
  • S’assurer que le briefing sur les règles et procédures de gestion spécifiques aux expatriés a bel et bien eu lieu.
  • En collaboration avec la logistique, s’assurer de la bonne organisation de voyage des expatriés, l’accueil et l’accompagnement au port et/ou à l’aéroport

 

IV. POSITION/ORGANIGRAMME/ELEMENTS DE RESEAU

Le Poste De l’Assistant(e) Administratif(ve) et RH est sous la supervision directe du Coordinateur de Ressources Humaines dans la mission. Il travaillera en étroite collaboration avec les équipes Administratives et RH de différents projets dans la mission.

 

V. COMPETENCES TECHNIQUES ET PERSONNELLES

Formation  : B.T.S ou D.T.S en Administration, RH, ou expérience équivalente en ONG ;

Expérience  : Expérience indispensable dans un poste similaire d’Assistant Administratif et RH d’au moins 2 ans. Une expérience de travail dans une ONG est un plus ;

Compétences  : Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration et des RH ; capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, compétences rédactionnelles, connaissance de la gestion RH ;

Qualités  : Rigueur et moralité irréprochable, leadership, orienté/e solution et qualité, diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité, bonne gestion du stress, patient, sens de l’archivage et de l’organisation, bon pédagogue. Grande capacité d’apprentissage et d’adaptation.

Informatique  : Maîtrise du pack MS Office. Connaissance de HOMERE est un plus ;

Langue  : Maîtrise du français et au moins une des langues locales.

Qualités personnelles :

  • La volonté et la capacité de faire respecter les règles et procédures de MdM-Be est essentielle.
  • L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les membres de l’équipe, le personnel national et international, les communautés bénéficiaires est fortement nécessaire.
  • Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise.
  • L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour appuyer effectivement et efficacement les activités telles que requises par le programme sur le terrain.
  • La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

 

VI. COMMENT POSTULER

a) Dossier de candidatures

  • Copie de la carte de l’ONEM
  • Curriculum vitae (3 pages maximum)

 

  • Lettre de motivation (1 page maximum)
  • 3 références professionnelles, de préférence celles des derniers employeurs du candidat

b) Dépôt de candidatures

Les candidats intéressés doivent adresser leurs candidatures uniquement en ligne, en faisant mention de la référence «  Assistant(e) Administratif(ve) et RH » dans l’objet du courriel à l’adresse [email protected] au plus-tard le 26 octobre 2021 à 16h30 , heure de Bukavu.

V. Exclusion de candidature, dispositions diverses

Des candidatures pourront être exclues du processus de recrutement et être déclarées irrecevables lorsqu’un (e) candidat(e) ou une personne interposée tentera d’influencer, directement ou indirectement, la ou les personnes en charge de la sélection des dossiers.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests écrits et les entretiens.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

 

MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

En cas de suspicion de fraude liée au processus de recrutement chez MdM, veuillez nous contacter gratuitement au numéro suivant : +243 822 229 681

 

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