Présentation entreprise :
L’Assistant est un membre de l’équipe du projet qui implémente le projet « Great Lakes Youth Network for Dialogue and Peace. Our Diversity – our Opportunity! » qui est un projet financé par la Fondation Konrad Adenauer (KAS), une fondation allemande de fonction publique sans but lucratif, et par l’Union Européenne (UE) et mis en œuvre par la KAS et les partenaires suivants: Actions for Democracy and Local Governance (ADLG), Cornerstone Development Africa, Leo Africa Institute, Pole Institute, Vision Jeunesse Nouvelle (VJN).
L’Assistant (f/m) assiste l’équipe de projet à Goma avec l‘implémentation des activités du projet dans les quatre pays d’action et est en communication direct avec les membres d’équipe dans les autres pays. L’Assistant participe à l’administration des activités et du projet, aux questions financières, d’évaluation et de contrôle.
Contexte et mission :
Administration des activités et de projet
Planifier et préparer en collaboration avec le Chef de Projet les ateliers, formations et conférences; inviter les participants, maintenir les listes de participants, rechercher les salles de conférences, le logement et les itinéraires et moyens de voyages, etc.
Préparer l’agenda et les programmes pour toutes les réunions, ateliers, formations, etc.
Maintenir et manager les données de contact (groupe cible, parties prenantes, autres acteurs importants)
Assurer la disponibilité des fournitures pour les séminaires, y inclus les documents nécessaires; préparer les listes de participants et de frais de transport, faire le suivi des rapports d’activité, des experts et du management des contrats
Contribuer à la mise à jour des plans et de l’implémentation d’activités
Télécharger les programmes et agendas, les listes de participants, etc. dans le système « FAVORIT » de la KAS
Assurer que le livre de transport du véhicule de projet et les fiches d’horaire de travail sont remplis et soumis mensuellement au Chef de Projet
Faire le protocole des réunions de l’équipe
Soutenir le Chef de Projet dans la planification et la documentation du projet
Administration financière
Assister l’équipe financière avec les procédures de procuration, le contrôle des dépenses et les formulaires de remboursement
Assister cette équipe avec les scans des pièces comptables
Monitoring & Evaluation
Assister le Chef de Contrôle et d’Evaluation dans la gestion des données et dans la documentation
Profil recherché :
Pour ce poste, les candidates doivent avoir les capacités suivantes au niveau de l’éducation, de l’expérience de travail et des compétences. Nous encourageons expressément les femmes à déposer leurs candidatures :
Education :
BAC+5 au moins dans l’un des domaines suivants : Science politique, Etudes de conflits et développement, Gestion de projet, Sociologie, Economie, Droit, Sciences sociales, ou un autre domaine similaire
Expérience de travail :
Au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans l’administration et les finances dans le cadre des projets
les expériences avec des projets financés par des bailleurs seraient considérées comme un atout
Compétences :
Preuve d’intérêt dans le secteur de la jeunesse, de la paix et de la résolution des conflits
Capacité de travailler dans un contexte international et multi-ethnique
Capacité à travailler indépendamment et de façon assidue
Haute capacité à travailler en équipe
Capacité à maintenir une grande attention au détail et à travailler sous la pression des délais rigides et des priorités concurrentielles
Capacité de communiquer les informations comptables d’une manière exacte, claire et précise verbalement et par écrit
Capacité à participer à une équipe internationale à l’objectif de fournir un bon service aux clients
Très bonne maitrise de l’informatique et des logiciels, y inclus Microsoft Office, en particulier Excel
Prêt et ouvert d’être formé et d’utiliser le système de comptabilité et de gestion de projet interne de la KAS
Langues requises:
Un excellent niveau écrit et verbal de français est obligatoire pour le poste ; un très bon niveau d’anglais (B2) est requis
Des bonnes connaissances des langues nationales locales sont un atout
Documents de candidature :
lettre de motivation
CV
copies des principaux diplômes
