Administrateur (Personnel national)

Administrateur (Personnel national)

Lieu

Kalemie

Description

Le poste

 

 

 

 

Numéro d’Avis de vacance de poste : 043/2018

Titre du poste : Administrateur (Personnel national)

Niveau du poste : 4A

Type du contrat : CDD

Projet : PRANA

Lieu d'affectation : Kalemie

Durée du contrat : 1 an

Date de clôture : 14 septembre 2018

 

Informations générales : 

La GIZ, Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.

L’administrateur travaille dans les deux projets « Programme régional pour la sécurité alimentaire par des mesures d’aide transitoire en Afrique sub-saharienne» ainsi que « Projet d’appui à la sécurité alimentaire et nutritionnelle dans la province de Tanganyika», basés à Kalemie. Il/Elle assure les attributions détaillées en bas pour les deux projets. Il/elle agit sous supervision du Conseiller Technique Principal (CTP) des projets.
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A. Domaine de Responsabilité :

  • Gestion, administration du personnel national ;
  • Administration du bureau et des deux projets ;
  • Préparation, mise en œuvre, gestion financière de tous les contrats ;
  • Gestion de dossiers et des biens ;
  • Accompagner et travailler en cohésion (ensemble) avec les autres responsables administratives et dans la cohérence des processus et procédures de la GIZ

B. Attributions

I. Administration

  • Gérer et assurer le bon fonctionnement des processus administratifs ;
  • Assurer la bonne gestion du bureau (services de gardiennage et de ménage, électricité, eau, système des heures de service, etc.) ;
  • Préparer mensuellement le paiement des charges récurrentes (loyers, gardiennage, téléphone, carburants, eau, électricité, etc.) ;
  • Coordonner l’organisation et la maintenance du bureau ;
  • Communication du projet avec les institutions de l’Etat (inspection de travail, INSS, ONEM…) ;
  • Assurer la validité des assurances et des autres documents officielles/légales ;
  • Organisation administrative et logistique d’ateliers et réunions du projet ;
  • Prépare les budgets prévisionnels selon les besoins ;
  • Exercer la fonction d’assurance de qualité et de la supervision de l’ensemble des activités administratives (y incluse achat, logistique, comptabilité et finances).

II. Ressources Humaines  

  • Assister le CTP à la direction du personnel national ;
  • Gestion des dossiers personnels (assurances, congé, fiche de présence, heures supplémentaires, horaire de service, soin médicaux et remboursements…) ;
  • Organiser et traiter les questions administratives quant au recrutement du personnel ;
  • Accueillir les nouveaux collaborateurs / collaboratrices et assurer leur initiation aux procédures, orientations et règles ainsi qu’au code de conduite de la GIZ ;
  • Bonne gestion des paiements des salaires, paiements spéciaux ;
  • Gérer les contrats de tout le personnel ;

III.  Contrats et subventions locales

  • Concevoir, préparer, mettre à jour et contrôler tous les types de contrat (subventions locales, contrats de prestation de service, accords avec les partenaires étatiques) ;
  • Surveiller la bonne exécution des contrats, adresser les problèmes rencontres, communiquer avec les prestataires et organiser les versements requis ;
  • Accompagner/supporter le logisticien dans les procédures d´achat et le comptable dans tout ce qui concerne la comptabilité et les finances.

IV.  Gestion des dossiers et biens

  • Responsable du classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS (système de gestion digitale) conformément aux règles et normes de la GIZ ;
  • Veiller à ce que les dossiers contenant des documents administratifs, financiers et du personnel, les registres des éléments d´actifs et le relevé d´inventaire soient tenus de manière correcte et confidentielle ;
  • S’assurer que les ordinateurs et les logiciels antivirus sont opérationnelles ; assurer la sauvegarde régulière des données. 

V. Tâches à caractère général

  • Travailler en étroite coopération et se concerter quotidiennement avec les autres cadres administratives sur place ;
  • Se concerter régulièrement et travailler de concert avec le GIZ Bureau à Kinshasa ;
  • Préparer, accompagner et suivre les résultats des contrôles internes ;
  • Rendre compte immédiatement de tous les problèmes dans le cadre de l’administration et de ceux concernant le respect des règles de la GIZ ;
  • Fournir des conseils concernant les affaires administratives ;
  • Faciliter l’exécution d’autres activités et tâches suivant les instructions reçues ;
  • Suivre, selon les besoins du poste des mesures de perfectionnement adéquates.

C. Qualifications, compétences et expérience requises

Formation
Etre détenteur d’un diplôme de licence (BAC +5) en administration, commerce, gestion d’entreprise, finances, comptabilité générale, ou d’études similaires.

Expérience professionnelle

  • Au moins 5 ans d’expériences significatives dans un poste comparable ;
  • Une expérience de travail avec la GIZ constitue un atout.

Compétences

  • Bonne connaissance Word, Excel, Outlook, Internet ;
  • Parfaite maîtrise du français et swahili ;
  • Intégrité et engagement ;
  • Etre capable de traiter de manière confidentielle les données et informations.

D. Soumission de candidature :

Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec mention impérative du titre du poste et du n° de l’Avis de Vacance de Poste dans l’intitulé du mail / sur l’enveloppe) au plus tard le 14/09/2018 à 15 heures à l’adresse suivante : Av comité Urbain n° 7, Commune de la Gombe, Kinshasa , ou par courrier électronique : recruitement-gizrdc@giz.de

Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV en français avec 3 références à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une interview seront contacté(e)s.  

Contact

Société : GIZ

Site Internet :

Email : recruitement-gizrdc@giz.de

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